Mükerrer e-İrsaliye Nasıl Önlenir? Aynı Tartım İki Kez Gönderilmez

Mükerrer e-İrsaliye nedir, neden sorun olur?

Mükerrer e-İrsaliye, tek bir sevkiyat için iki ayrı belgenin GİB'e gitmesidir. Sahada genellikle iki yoldan doğar. Birincisi elle tekrar göndermedir: operatör ekranda yanıt görmeyince aynı belgeyi bir kez daha yollar. İkincisi bağlantı kopmasıdır: istek entegratöre ulaşmıştır ama yanıt dönmemiştir, program belgenin gitmediğini sanıp yeniden dener.

Sonuç iki alanda hissedilir. Alıcının stok ve cari kayıtlarında aynı mal iki kez görünür; alıcı iki belgeyi de işlerse mal girişi iki kez yazılır, birini reddederse iki taraf arasında yazışma gerekir. Vergi tarafında ise aynı sevkiyat için iki belge bulunur ve fazla olanın iptal edilip açıklanması gerekebilir. Belgelerin muhasebeye nasıl taşındığını kantar muhasebe entegrasyonu yazısında anlattık; mükerrer belge o zincirin en başında kaynağında durdurulmalıdır.

Korumanın işleyişi

EDM Bilişim akışında koruma birkaç adımdan oluşur. Genel akış için EDM Bilişim kantar e-İrsaliye entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.

Kurallar şöyle özetlenebilir: aynı belge yeniden yüklenirse yeni belge açılmaz, gönderilmiş belge yeniden gönderilmez ve belgenin durumu belge kimliğiyle sorulur. Koruma tek bir kurala değil, birbirini tamamlayan üç kurala dayanır; bu yüzden tamamı tek bir adımın doğru çalışmasına bağlı kalmaz.

Aynı belge, aynı numara

Her belge kendi kimliğiyle gider. Belge kimliği, belge hazırlanırken ona verilen ve onu diğerlerinden ayıran değerdir; aynı belgenin tekrar denemelerinde değişmediği sürece entegratör ikinci denemeyi yeni bir belge olarak değil, aynı belgenin tekrarı olarak görür. Aynı belge kimliğiyle ikinci bir yükleme gelirse EDM yeni bir belge açmaz ve aynı numarayı döndürür. Numarayı entegratör verdiği için bu davranış önemlidir: kantar tarafında bir sayaç tutulmaz, dolayısıyla aynı tartım için iki farklı numara üretilip biri bilinmeden gönderilemez. Numaranın tek kaynağı entegratördür. Numaranın kimden geldiğini numara ve seri yönetimi yazısında açıkladık.

Gönderilmiş belge yeniden gönderilmez

Bir belge gönderildikten sonra aynı belgeyi yeniden yüklemek ya da göndermek entegratörce reddedilir. STEQAR bu noktada körlemesine denemez, belgenin durum sorgusunu yapar. Belge gönderilmişse tekrar göndermez; gönderilmemişse belge normal biçimde gönderilir. Durumun kantarın kendi kaydına değil entegratöre sorulması bilinçli bir tercihtir: bağlantının koptuğu anda kantarın kendi kaydı güncel olmayabilir, belgenin gerçek durumunu ise entegratörün kaydı taşır.

Durum sorgusu karar verir

Belgenin gönderilip gönderilmediği tahmin edilmez, belge kimliğiyle entegratöre sorulur. Durum sorgusunun verdiği cevap, ikinci bir gönderim yapılıp yapılmayacağının tek dayanağıdır. Cevabın anlamları için e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısına göz atın.

Bağlantı koptuğunda tekrar deneme

Mükerrerliğin en sık gözden kaçan kaynağı yarım kalan gönderimdir: belge gitmiş midir, gitmemiş midir, bilinmez. Yukarıdaki adımlar tam olarak bu belirsizlik için vardır. Bağlantı gönderim sırasında koptuğunda üç olasılık vardır:

1. Belge entegratöre hiç ulaşmadı. Tekrar deneme belgeyi normal biçimde gönderir, ortada çift kayıt yoktur.
2. Belge yüklendi ama gönderilmedi. Tekrar deneme aynı belge kimliğiyle gelir, EDM aynı numarayı döndürür ve yeni belge açılmaz.
3. Belge gönderildi, yalnızca yanıt kayboldu. Tekrar deneme entegratörce reddedilir; STEQAR durum sorgusunu yapar, belgenin gönderildiğini görür ve tekrar göndermez.

Üç durumda da sonuç aynıdır: ortada tek bir belge vardır.

İnternet kesintisinde bekleyen belgelerin sıralı ve mükerrersiz gönderilmesini ayrıca internet kesilince e-İrsaliye yazısında ele aldık.

Yanlış belge: tekrar göndermek değil, iptal etmek

Mükerrer koruması ile yanlış belgeyi karıştırmamak gerekir. Yanlış bilgili bir belge zaten tek bir belgedir; onu aynı kimlikle yeniden göndermek hatayı düzeltmez. Doğru yol, hatalı belgeyi iptal etmek ve doğrusunu yeni bir belge olarak üretmektir. İki kayıt da geçmişte kalır, böylece değişiklik izlenebilir. Denetimde ya da alıcıyla yazışmada "bu belge neden iki kez var" sorusu çıkarsa cevap nettir: biri iptal edilmiş, diğeri geçerli belgedir. Bu akışı kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında adım adım anlattık.

Mükerrer şüphesi varsa nasıl kontrol edilir?

Bir belgenin iki kez gittiğinden şüpheleniliyorsa şu sırayla ilerlemek yeterlidir:

1. İlgili tartımın belgesinin durumuna bakın; belge gönderilmiş görünüyorsa ikinci bir gönderim gerekmez.
2. Numaralara bakın. Aynı numarayı taşıyan kayıtlar tek bir belgedir, çünkü aynı belge kimliği aynı numarayı almıştır.
3. Gerçekten ayrı numaralı iki belge varsa fazla olan belge iptal edilir; iptal kayıtta iz bırakır.

Korumanın sınırı

Koruma belge kimliği üzerinden çalışır. Aynı sevkiyat için entegratör portalında elle ayrıca bir belge düzenlenirse, bu iki belge birbirinden habersizdir. Bu yüzden bir sevkiyat için tek kanalın kullanılması önerilir: belge ya kantardan ya da portaldan düzenlenmelidir.

Sahada üç alışkanlık

Teknik korumalar işin büyük kısmını yapar, geri kalanı çalışma alışkanlığıdır.

• Bekleme sürerken yeniden göndermeyin. Durum işleniyor ya da yanıt bekleniyor görünüyorsa belge zaten yoldadır. Tekrar basmak, korumalar devrede olsa bile gereksiz bir deneme üretir.
• Hatayı tekrar göndererek düzeltmeyin. Hatalı belge iptal edilir, doğrusu yeni belge olarak üretilir. Aynı belgeyi yeniden göndermek yanlışı değiştirmez.
• Kesintide kuyruğa güvenin. Bağlantı sorunu sırasında bekleyen belgeler kuyruktan kendiliğinden gider; elle yeniden gönderim gerekmez.

Sık sorulan sorular

Aynı tartım için iki e-İrsaliye düzenlenebilir mi?

STEQAR bunu engellemek üzere tasarlanmıştır. Aynı belge kimliğiyle yapılan ikinci yükleme yeni belge üretmez, aynı numarayı döndürür; gönderilmiş bir belge de yeniden gönderilmez. Yine de aynı sevkiyat için entegratör portalında elle ayrıca belge düzenlenirse STEQAR bunu bilemez.

Bağlantı koptuğunda gönderimi tekrar denemek güvenli mi?

Tekrar deneme güvenli olacak biçimde tasarlanmıştır. Belge ilk denemede entegratöre ulaşmışsa ikinci deneme aynı numarayı alır ya da belgenin zaten gönderildiği görülür; her iki durumda da ikinci bir belge oluşmaz.

Yanlış düzenlenen e-İrsaliye nasıl düzeltilir?

Yanlış belge silinmez ve aynı belge tekrar gönderilmez. Hatalı belge iptal edilir, doğrusu yeni bir belge olarak üretilir ve ikisi de kayıtta iz olarak kalır.

Durum sorgusu ne işe yarar?

Durum sorgusu belge kimliğiyle entegratöre sorulur ve belgenin gönderilip gönderilmediğini gösterir. Böylece belgenin gönderilmiş olup olmadığı tahmin edilmez; gönderilmişse STEQAR tekrar göndermez.