Kantarda e-İrsaliye Numarası ve Seri Yönetimi: Numarayı Kim Verir?

Numarayı kim verir?

Kantar yazılımı, tartımdan e-İrsaliye belgesinin içeriğini hazırlar: firma, malzeme, miktar, plaka. Belge numarası bu belgenin parçasıdır, ama STEQAR onu doldurmaz ve operatör ekranda bir numara yazmaz. Numara alanı boş bırakılır; numarayı entegratör verir. EDM Bilişim ile çalışırken bu görevi EDM'nin kendi numara sayacı üstlenir.

Bunun pratik sonucu şudur: numaralama tek merkezde, EDM tarafında tutulur. Kantar bilgisayarında ayrı bir numara defteri bakımı ya da birden çok istasyonun numarayı aralarında paylaşması için bir düzen kurmanız gerekmez. Tartımdan belgenin çıkışına kadar bütün akışı kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir yazısında adım adım anlattık; EDM ile çalışan akışın ayrıntısı ise EDM Bilişim kantar e-İrsaliye entegrasyonu yazısında.

Neden yer tutucu ya da elle numara olmaz?

Numarayı boş bırakma kararının arkasında sahadan gelen iki deneyim var. Numara alanına otomatik gibi bir yer tutucu yazıldığında EDM belgeyi doğrulama aşamasında reddeder; çünkü gönderilen değer, numara olarak aynen kullanılır ve geçerli bir belge numarası biçiminde değildir. Geçici bir numara üretip onu göndermek de çözüm olmadı: ilk belge geçse bile aynı değeri taşıyan ikinci belge, sistemde zaten var gerekçesiyle reddedildi.

Elle numara vermek aynı sorunun başka bir yüzüdür. Sayaç EDM'de durduğu için kantarın tuttuğu bir sıra ile EDM'nin bildiği sıra yan yana yaşamak zorunda kalır ve çakışma riskini siz üstlenirsiniz. Sağlıklı yol, numarayı sayacın sahibine bırakmaktır.

Numara gönderim sırasında nasıl atanır?

EDM ile çalışırken belge numara alanı boş olarak EDM'ye iletilir, EDM sayacından numarayı atar ve gönderim bu numarayla tamamlanır. Operatör açısından bu görünmezdir: tartım kapanır, belge gider, atanan numara kayda işlenir. Numaranın hangi anda atandığını düşünmek yerine belgenin durumuna bakmak yeterlidir; durumların anlamı e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısındadır.

Üç harfli seri nedir?

Seri, belge numarasının başındaki üç harflik ön ektir. Hangi harflerin kullanılacağı sizin tercihinizdir; tek koşul, seçilen serinin EDM portalında tanımlı olmasıdır. Seriyi tanımlayacağınız yer EDM portalındaki irsaliye seri tanımı bölümüdür. Bu adımın kurulumdaki sırasını EDM ile kantar e-İrsaliye kurulum rehberi yazısında topladık.

Tanımsız seri hatası ve çözümü

Portalda tanımlı olmayan bir seriyle gönderilen belge hata alır; mesaj, serinin irsaliye seri tanımı bölümünden eklenmesi gerektiğini söyler. Yani sorun kantarda ya da belgenin içeriğinde değil, portalın seri listesindedir. Çözüm üç adımdır:

1. EDM portalında irsaliye seri tanımı bölümüne girin.
2. Kullanmak istediğiniz üç harfli seriyi ekleyin.
3. STEQAR'da hata alan kaydı yeniden gönderin.

Seri konusunda kantarın tek görevi, belgeye hangi serinin istendiğini iletmektir. Serinin geçerli olup olmadığına karar veren taraf EDM'dir; çünkü seri listesi portalda tutulur. Kantarda yapılan bir ayar bu listeyi kendiliğinden değiştirmez. Yeni bir seri kullanmak istediğinizde önce portalda tanımlamak gerekir.

Numara ve seri hatalarında neye bakılır?

Gönderim sırasında numarayla ilgili bir ileti görürseniz, mesajın söylediği şeye göre kaynağı ayırmak kolaydır:

• Numara geçersiz denirse: numara alanı yer tutucu ya da geçersiz bir değerle doldurulmuş olabilir. Alanın boş gitmesi gerekir; numarayı EDM verir.
• Seri tanımlanmamış denirse: serinizi EDM portalında ekleyin ve kaydı yeniden gönderin.
• Belge sistemde zaten var denirse: aynı belge ikinci kez gönderilmeye çalışılmış olabilir. Önce belgenin durumuna bakın; belge gönderilmişse yeni bir deneme gerekmez.

Bu üç ileti kantarın bozuk çalıştığı anlamına gelmez; ayarın ya da denemenin portaldaki kayıtla uyuşmadığını gösterir. Bu yüzden ilk bakılacak yer, her zaman EDM portalındaki seri listesi ve belgenin durumudur.

Atanan numara kantar kayıtlarında nasıl görünür?

Numara gönderim sırasında boş olduğu için, kantarın hazırladığı ilk sürüm belgenin son hali değildir. Bu yüzden başarılı gönderimden sonra STEQAR, belgenin EDM'deki son halini atanan numarayla birlikte XML, HTML ve PDF olarak çekip kantar kayıtlarına arşivler. Kayıtlar ekranından belgeyi görüntüleyebilir, PDF olarak kaydedebilirsiniz. Son hali çekilemezse gönderim başarılı kalır, yerel kopya saklanır ve atanan numara bu kopyaya işlenir. Arşivin ayrıntıları gönderilen e-İrsaliyenin PDF, XML ve HTML arşivi yazısında.

Aynı belge tekrar yüklenirse ne olur?

Aynı belge, yani aynı belge kimliğiyle tekrar yüklenirse EDM yeni bir numara vermez, aynı numarayı döndürür. Zaten gönderilmiş bir belgenin yeniden yüklenmesi ya da gönderilmesi ise reddedilir; STEQAR bu durumda belgenin durumunu sorgular ve gönderilmişse yeniden göndermez. Bu davranış, bağlantı sorunu sonrası yapılan yeniden denemelerin aynı belgeyi ikinci kez numaralandırmasını engeller. Mekanizmanın tamamı mükerrer e-İrsaliye nasıl önlenir yazısında anlatılıyor.

Muhasebe ve operatör açısından ne değişir?

Kantar kaydında görünen numara, EDM portalındaki belgenin numarasıyla aynıdır. Mali müşavir ya da muhasebe ekibi bir tartımın e-İrsaliyesini portalda aramak istediğinde, kantar kaydındaki numarayı ortak anahtar olarak kullanabilir. Tartım verisinin muhasebeye nasıl aktığını ve cari ile ürünün iki sistemde nasıl aynı kaldığını kantar muhasebe entegrasyonu yazısında ele aldık.

Operatör ise numarayla hiç uğraşmaz. Tartar, belge arka planda gider; numara ve seri konusu yalnızca kurulumu yapan ya da hata kaydını inceleyen yetkili kişinin işidir. Seriyi bir kez tanımlamak, günlük kullanımda numara ya da seri düşünme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Sık sorulan sorular

Kantar e-İrsaliye numarasını kendisi üretebilir mi?

Hayır. STEQAR belgeyi numara alanı boş hazırlar ve numarayı entegratör verir. EDM Bilişim ile çalışırken numara EDM'nin kendi sayacından atanır. Yer tutucu ya da elle yazılmış numara sorun çıkarır: yer tutucu değer doğrulamada reddedilir, tekrarlanan değer ise ikinci belgede sistemde zaten var hatası doğurur.

e-İrsaliye serisi nedir ve nerede tanımlanır?

Seri, belge numarasının başındaki üç harftir. EDM ile çalışırken seri, EDM portalındaki irsaliye seri tanımı bölümünde tanımlanır ve kullanılmadan önce orada kayıtlı olmalıdır.

Tanımsız seri hatası alırsam ne yapmalıyım?

Seriyi EDM portalında irsaliye seri tanımı bölümünden ekleyin, ardından hata alan kaydı STEQAR'dan yeniden gönderin. Sorun kantarda ya da belge içeriğinde değil, portaldaki seri listesindedir.

Aynı belgeyi tekrar gönderirsem yeni numara mı alırım?

Hayır. Aynı belge kimliğiyle yeniden yüklenen belge için EDM aynı numarayı döndürür. Zaten gönderilmiş bir belge yeniden gönderilmez; STEQAR önce belgenin durumunu sorgular.