Kantar muhasebe entegrasyonu, tartım kaydının muhasebeye elle girilmeden akmasıdır: firma (cari) ve malzeme iki sistemde aynı tutulur, tartımdan e-İrsaliye/e-Fatura otomatik üretilir. STEQAR bunu tek bir programa kilitlenmeden yapar — Paraşüt, Logo, Turkcell, Orkestra ve KolayBi ile çalışır; muhasebe düzeninizi değiştirmeden kantarı bağlarsınız.
"Muhasebe entegrasyonu" tam olarak neyi çözer?
Kantarda üretilen veri (kim, hangi malı, ne kadar getirdi/götürdü) aslında bir muhasebe hareketidir. Entegrasyon yoksa bu veri iki kez yaşar: bir kez kantarda, bir kez de birinin elle girdiği muhasebe programında. İki kez giriş demek iki kat emek ve hata demektir. Entegrasyonun işi bu ikinci girişi ortadan kaldırmaktır:
- Tartım biter, muhasebe hareketi/belge otomatik oluşur.
- Firma (cari) ve malzeme, kantarda muhasebedekiyle birebir aynı seçilir.
- e-İrsaliye ve gerekiyorsa e-Fatura, doğru cariye ve doğru posta kutusuna gider.
- Ay sonunda mutabakat, "Excel açıp tek tek girme" işine dönüşmez.
Cari ve ürün senkronu: en çok atlanan detay
Entegrasyonun kalbi burasıdır. Kantarcı ekranda bir firma ve malzeme seçer; bu seçimin muhasebedeki kayıtla aynı kimlik olması gerekir. Aksi halde e-İrsaliye yanlış cariyle kesilir, bakiye tutmaz, ay sonu karışır.
STEQAR bu yüzden entegratörden firma (cari) ve ürün/malzeme verisini çeker ve yerel master data ile eşleştirir (upsert — varsa günceller, yoksa ekler). Böylece kantarcının gördüğü liste ile muhasebenin defteri konuşur. Yeni bir cari muhasebede açıldığında kantara da yansır; kantarcı "listede yok" diye elle uydurma kayıt açmaz.
Cari senkronu olmayan sistemlerde kantarcı, listede bulamadığı firmayı elle yazar. Sonuç: "AHMET NAK", "Ahmet Nakliyat", "ahmet nak. ltd" — aynı firma üç ayrı cari olur, bakiye üçe bölünür. Senkron bunu baştan engeller.
Luca, Uyumsoft, Logo... "hangisiyle çalışıyor?" sorusu
Piyasada kantar programları çoğu zaman tek bir muhasebe ekosistemine bağlı satılır: "Luca entegreli kantar", "şu programa özel kantar" gibi. Bu, o programı kullanan için kısa vadede pratik görünür. Ama işletme büyüdüğünde ya da muhasebe programı değiştiğinde tuzağa dönüşür — çünkü kantar yazılımını da değiştirmek, yani yıllarca biriken tartım geçmişini riske atmak gerekir.
STEQAR'ın yaklaşımı farklı: kantar tarafını e-belge entegratörüne bağlarız. Hangi muhasebe programını kullanırsanız kullanın, e-İrsaliye/e-Fatura akışı standart entegratörler üzerinden döner. Muhasebe programınızı değiştirmeniz gerekirse kantar yerinde kalır.
e-İrsaliye ve e-Fatura akışı
Muhasebe entegrasyonunun sahadaki en görünür çıktısı e-belgelerdir. Tartım tamamlanınca:
- e-İrsaliye (sevk belgesi) UBL-TR formatında otomatik üretilir ve entegratöre gider.
- Gerekli senaryolarda e-Fatura/e-Arşiv akışı aynı veriden beslenir.
- Belge, o anki değerlerle donar (Banka Ekstresi İlkesi); geçmiş sonradan değişmez.
- İnternet kesilirse belge kuyruğa alınır, bağlantı gelince otomatik gider.
e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki farkı ve hangisinin ne zaman gerektiğini ayrı yazımızda netleştirdik.
Adana ve Çukurova'da çok tesisli firmalarla, Gaziantep'te beton santralleriyle, İskenderun ve Mersin'de limana yük hazırlayan ocaklarla çalışırken ortak ihtiyaç aynı: her tesiste aynı cari, aynı standart. Merkezi senkron bunu sağlar; bölge sayfalarında ayrıntısı var.
Satıcıya sorulacaklar (kontrol listesi)
- Cari ve ürün bilgisini muhasebemle senkron ediyor musunuz, yoksa elle mi giriliyor?
- Hangi e-İrsaliye/e-Fatura entegratörleriyle çalışıyorsunuz?
- Muhasebe programımı değiştirirsem kantarı da değiştirmem gerekir mi?
- Aynı firmanın mükerrer cari olarak açılmasını nasıl engelliyorsunuz?
- İnternet kesilirse belge ve tartım ne oluyor?
- Geçmiş tartım/belge sonradan değişebiliyor mu, yoksa donuyor mu?
İyi entegrasyonun ölçüsü, ay sonunda ne kadar "elle düzeltme" yaptığınızdır. Doğru kurulmuş bir sistemde bu sayı sıfıra yaklaşır.
Sık sorulan sorular
Kantar muhasebe entegrasyonu ne demek?
Tartım kaydının muhasebeye otomatik akmasıdır: cari ve malzeme iki sistemde aynı kalır, tartımdan e-İrsaliye/e-Fatura otomatik üretilir, elle giriş biter.
STEQAR sadece Luca ile mi çalışır?
Hayır. Tek programa kilitli değildir; Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi gibi entegratörlerle çalışır ve mevcut muhasebe düzeninizi değiştirmez.
Cari ve ürün bilgileri iki sistemde nasıl aynı tutulur?
STEQAR entegratörden cari ve ürün verisini çekip yerel master data ile eşleştirir (upsert); böylece kantarda seçilen firma, muhasebedekiyle birebir aynı olur.
Muhasebe programımı değiştirirsem kantarı da değiştirmem gerekir mi?
Genellikle hayır. Çoklu entegratör mimarisi sayesinde sağlayıcınızı değiştirseniz bile kantar altyapısı ve tartım geçmişiniz yerinde kalır.