e-İrsaliye malın fiziksel sevkine eşlik eder — mal yola çıkarken düzenlenir, araçta bulunur. e-Fatura satışın bedelini belgeler ve genellikle sonradan kesilir. e-Arşiv fatura ise alıcı e-Fatura mükellefi değilse düzenlenen elektronik faturadır. Kantarda tartım bir sevk hareketidir; bu yüzden öncelikle e-İrsaliyeyi besler. Kantar fişi (tike) hiçbirinin yerine geçmez — o yerel bir çıktıdır.
Üç belge, üç farklı iş
Karışıklığın kaynağı, üçünün de "elektronik belge" olması. Ama işlevleri ayrıdır:
| Belge | Neyi belgeler | Ne zaman | Kantardaki yeri |
|---|---|---|---|
| e-İrsaliye | Malın fiziksel sevkini | Mal araca yüklenip yola çıkarken | Tartım biter, e-İrsaliye otomatik üretilir |
| e-Fatura | Satışın ticari bedelini (alıcı e-Fatura mükellefi) | Faturalandırma aşamasında, çoğu zaman sevkten sonra | Aynı tartım verisinden beslenir |
| e-Arşiv Fatura | Satışın bedelini (alıcı e-Fatura mükellefi değil) | Faturalandırma aşamasında | Aynı tartım verisinden beslenir |
| Kantar Fişi (tike) | Tartımın kendisini (bilgi amaçlı) | Tartım anında | Yazıcıdan çıkar; resmi belge değildir |
e-İrsaliye: malın "yol arkadaşı"
e-İrsaliye, malın nereden nereye, hangi araçla, ne kadar taşındığını gösteren sevk belgesidir. Mal yola çıkarken düzenlenir ve taşıma boyunca belgeye erişilebilir olması beklenir. Kağıt sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Kantarla iş yapan firmaların büyük kısmı bu kapsamdadır — çünkü her tartım aslında bir sevk hareketidir.
e-Fatura ve e-Arşiv: bedelin belgesi
Fatura, malın kaça satıldığını belgeler. İkiye ayrılır:
- e-Fatura: Alıcı da e-Fatura mükellefiyse, belge GİB sistemi üzerinden karşı tarafın posta kutusuna gider.
- e-Arşiv fatura: Alıcı e-Fatura mükellefi değilse (nihai tüketici veya kayıtlı olmayan firma), fatura yine elektronik düzenlenir ama e-Arşiv olarak.
Yani e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark malın türü değil, alıcının mükellefiyet durumudur.
"Faturayı kestik, irsaliyeye gerek yok" düşüncesi risklidir. İrsaliye ve fatura farklı anları belgeler; sevk sırasında e-İrsaliye kapsamındaysanız irsaliye zorunludur. Faturanın varlığı irsaliye yükümlülüğünü kaldırmaz.
Peki kantarda hangisi otomatik kesilir?
Tartım bir sevk anıdır, o yüzden STEQAR öncelikle e-İrsaliyeyi tartımdan otomatik üretir. Aynı tartım verisi (cari, malzeme, miktar, birim) daha sonra e-Fatura/e-Arşiv akışını da besleyebilir. Böylece tek tartım, hem sevk belgesini hem de bedel belgesinin altyapısını hazırlar; veriyi ikinci kez girmezsiniz.
Kantar fişi (tike) resmi belge değildir
Sürücüye verdiğiniz o küçük fiş — tike — tartımın yerel çıktısıdır; bilgilendirme amaçlıdır. Resmi sevk belgesi e-İrsaliyedir. İyi haber: STEQAR ikisini tek tartımdan üretir. Fiş yazıcıdan çıkarken e-İrsaliye entegratöre gider; ikisi arasında bilgi tutarsızlığı olmaz çünkü kaynak aynıdır.
Mersin ve İskenderun limanlarına yük hazırlayan ocaklarda tek bir yük hareketi hem sevk (e-İrsaliye) hem de deniz taşımasında VGM beyanı gerektirir. STEQAR tek tartımdan her ikisini birden akıtır; ayrıntısı İskenderun Limanı VGM yazımızda.
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki fark nedir?
e-İrsaliye malın sevkine eşlik eder ve mal yola çıkarken düzenlenir; e-Fatura satışın bedelini belgeler ve genellikle sonradan kesilir. Kantarda tartım öncelikle e-İrsaliyeyi besler.
e-Fatura ile e-Arşiv fatura farkı nedir?
Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. İkisi de elektroniktir; fark alıcının mükellefiyet durumudur.
Kantarda tartım hangi belgeyi keser?
Tartım bir sevk hareketi olduğu için öncelikle e-İrsaliyeyi besler. STEQAR bunu otomatik üretir; e-Fatura/e-Arşiv aynı veriden beslenir.
Sevkiyatta e-İrsaliye zorunlu mu?
Kapsama giren mükellefler için malın sevkinde e-İrsaliye zorunludur ve kağıt irsaliyenin yerine geçer. Kantarla iş yapan firmaların çoğu bu kapsamdadır.
Kantar fişi (tike) resmi belge yerine geçer mi?
Hayır. Fiş yerel, bilgi amaçlı çıktıdır; resmi sevk belgesi e-İrsaliyedir. STEQAR ikisini tek tartımdan üretir.
Basit kural: mal hareket ediyorsa e-İrsaliye, para hareket ediyorsa fatura. Kantar, malın hareket ettiği andır — o yüzden işe e-İrsaliyeden başlar.