Kantardan otomatik e-İrsaliye şu 5 adımda kesilir: (1) ikinci tartım kapanır, (2) firma/malzeme/birim/fiyat kayıttan otomatik eşleşir, (3) UBL-TR belgesi üretilir, (4) entegratöre gönderilir ve ETTN döner, (5) sonuç ekranda izlenir; internet yoksa belge kuyruğa alınıp bağlantı gelince otomatik gider. Operatör hiçbir ek veri girmez.
Neden manuel giriş sürdürülebilir değil?
Klasik akışta operatör tartar, fişi basar; sonra biri muhasebe programına geçip aynı bilgileri (müşteri, ürün, miktar, tarih) elle girer. Günde yüzlerce tartım yapan bir tesiste bu, tam zamanlı bir kişinin işine denk gelir — üstüne %2-5 hata payı biner ve hatalar ay sonunda, cari tutmayınca ortaya çıkar. Otomasyonun amacı bu iki adımı tek akışta birleştirmektir.
Adım adım: tartımdan GİB'e
- İkinci tartım kapanırAraç dolu (veya boş) ikinci tartımını yapar; net ağırlık daradan otomatik hesaplanır ve tartım oturumu kapanır. Plaka RFID kartı veya kamera ile plaka okuma sayesinde sürücü inmeden tanınmış olabilir.
- Veriler otomatik eşleşirFirma (cari), malzeme, birim ve fiyat tartım kaydından çekilir. Operatör tekrar veri girmez; "yanlış müşteri seçildi" tipi hatalar bu yüzden büyük ölçüde biter.
- e-İrsaliye üretilirKayıt kapandığı anda GİB standardı UBL-TR formatında e-İrsaliye belgesi oluşturulur. Belge, o anki değerlerle donar (Banka Ekstresi İlkesi) — sonradan firma/malzeme değişse bile geçmiş belge aynı kalır.
- Entegratöre gönderilirBelge seçili entegratöre (Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra, KolayBi) iletilir; ETTN döner ve mükerrer gönderim engellenir.
- Sonuç izlenir"Gönderildi / beklemede / ret" durumu ekranda görünür. Ret gelirse sebebiyle birlikte listelenir, tek yerden yeniden denenir.
Tüm bu zincir arkada, saniyeler içinde döner. Kantarcı yalnızca tartar; 3-5 dakikalık manuel iş, 3-5 saniyeye iner.
İnternet kesilirse ne olur?
Bu, saha için en kritik soru. STEQAR çevrimdışı çalışır: bağlantı yokken tartım ve fiş kesilmeye devam eder, e-İrsaliye yerel kuyruğa güvenle yazılır. İnternet geldiğinde kuyruktaki belgeler otomatik, sıralı ve mükerrersiz gönderilir. Hangi belgenin gittiğini, hangisinin beklediğini ekranda görürsünüz. İnternet kesilince fiş kesemeyen bir yazılım, sahada büyük operasyon riskidir.
"İnterneti çekin, sonra bir tartım yapın." İyi yazılım tartıma ve fişe devam eder, belgeyi kuyruğa alır. Kötü yazılım kilitlenir — bunu demoda görün, sahada öğrenmeyin.
Hatalı belge: iptal ve düzeltme
Hata olur: yanlış cari, karışan ürün, yanlış miktar. STEQAR düzeltmeyi iz bırakarak (append-only) yapar — hatalı belge iptal edilir, doğrusu yeni bir belge olarak üretilir, ikisi de kayıtta kalır. Böylece "geçmişi elle değiştirdi" şüphesi doğmaz, denetim temiz kalır.
Fiş (tike) ile e-İrsaliye karışmasın
Kantar fişi (tike) sürücüye verilen yerel çıktıdır; e-İrsaliye ise GİB'e giden resmi belgedir. STEQAR ikisini tek tartımdan üretir. İkisinin farkını ve hangi belgenin ne zaman gerektiğini e-İrsaliye mi e-Fatura mı? yazımızda ayrıntılı anlattık.
Sık sorulan sorular
Tartım biter bitmez e-İrsaliye otomatik mı kesilir?
Evet. İkinci tartım kaydedildiği anda belge otomatik üretilir ve entegratöre gönderilir; operatör tekrar veri girmez.
Kantar fişi ile e-İrsaliye aynı şey mi?
Hayır. Fiş yerel tartım çıktısıdır, e-İrsaliye GİB'e iletilen resmi sevk belgesidir. STEQAR ikisini tek tartımdan üretir.
Yanlış e-İrsaliye kesilirse ne yapılır?
Hatalı belge iptal edilip doğrusu yeniden üretilir; işlem iz bırakacak biçimde kaydedilir, geçmiş belge silinmez.
Her tartımda mı gönderilir, gün sonu toplu mu?
Tartım anında üretilip gönderilir; gün sonu toplu işleme beklenmez. Böylece hatalar anında görülür ve ay sonu kapanışı birikmez.
Doğru otomasyonda operatörün tek görevi tartmaktır. Belgeyi yazılım hazırlar, gönderir, takip eder — insan yalnızca istisnayı yönetir.