STEQAR'da tartım kapanınca e-İrsaliye belgesi kendiliğinden hazırlanır. Belge, alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığı sorgulanarak (CheckUser) EDM Bilişim'e gönderilir; ardından durumu EDM'den sorulur ve sonuç kantar ekranında izlenir. Belge numarasını EDM atar, operatör tartımdan sonra ek bir işlem yapmaz.
EDM Bilişim bu akışta ne iş görür?
Kantar yazılımı e-İrsaliyeyi doğrudan GİB'e gönderemez; araya GİB onaylı bir entegratör girer. STEQAR, bu iş için EDM Bilişim e-İrsaliye servisiyle de çalışır. Kantar tarafı tartımı, firma ve malzeme bilgisini belgeye dönüştürür; EDM tarafı numarayı verir, belgeyi GİB'e iletir ve durumunu bildirir.
Bu ayrım sorumlulukları da netleştirir. Tartımın doğruluğu, firma ve malzeme eşleşmesi kantar tarafında kalır; numaralandırma, iletim ve GİB yanıtı EDM tarafında yürür. Bir sorun çıktığında belgenin hangi aşamada durduğuna bakmak, önce hangi tarafı kontrol edeceğinizi gösterir.
Tartımdan belgeye geçişin entegratörden bağımsız genel akışını Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısında anlattık. Burada yalnızca EDM Bilişim'e özgü kısımlara bakıyoruz.
Tartımdan EDM'ye akışın sırası
EDM bağlantısı oturumla çalışır: STEQAR önce EDM'de oturum açar, sonraki çağrıları bu oturumla yapar. Bir tartım kapandığında sıra şöyledir:
- Belge hazırlanır. Net ağırlık hesaplanır; firma, malzeme ve birim bilgisi tartım kaydından alınır.
- Alıcı sorgulanır. Alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığı EDM üzerinden sorulur.
- Belge gönderilir. UBL-TR biçimindeki belge EDM'ye iletilir; numarayı EDM atar.
- Durum sorulur. Belgenin durumu EDM'den sorgulanır ve kantar ekranına yansır.
- Belge arşivlenir. Gönderim başarılı olduktan sonra belgenin son hali kantar kayıtlarına alınır.
Operatör ve işletme sahibi için ne değişir?
Operatör açısından akış sadedir: tartımı kapatır, belgeyi sistem hazırlar. Alıcı sorgusu, gönderim ve durum takibi arka planda yürür; belgenin gönderildi, beklemede ya da red durumu ekranda görünür. Ret gelirse nedeniyle birlikte listelenir ve aynı yerden yeniden denenebilir.
İşletme sahibi açısından ise aynı bilginin önce kantara sonra başka bir programa elle girilmesi sona erer. Belgelerin akıbetini tek ekrandan izlersiniz; bağlantı koptuğunda belge kaybolmaz, kuyrukta bekler. Bu sadeliğin altında EDM'nin sağladığı üç şey yatar: alıcı sorgusu, numaralandırma ve GİB'e iletim.
Alıcı mükellef sorgusu (CheckUser) neden önce yapılır?
e-İrsaliye, alıcının GİB'e kayıtlı posta kutusuna adreslenir. Belgeyi göndermeden önce alıcının bu sistemin mükellefi olup olmadığını ve hangi posta kutusu etiketini kullandığını bilmek gerekir. EDM'nin bu iş için sunduğu sorgu CheckUser'dır. Sorgu önce yapıldığında belge doğru etiketle yola çıkar; yanlış kutuya adreslenmiş bir belgenin ret ve gecikme olarak geri dönme ihtimali azalır.
Alıcı mükellef değilse belge kâğıda düşürülmez, GİB'in sanal posta kutusuna kesilir ve operatöre alıcıya kâğıt çıktı teslim etmesi gerektiği bildirilir. Alıcının VKN veya TCKN bilgisi belgede gerçek alıcı olarak kalır; yalnızca posta kutusu etiketi sanal kutuya çevrilir. Yol sessizce değişmez, operatör ne olduğunu ekranda görür. Bu durumun ayrıntısı Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse yazısında.
Numara, seri ve mükerrer koruma
Kantar belge numarasını boş bırakır; numarayı EDM'nin kendi sayacı verir. Üç harfli bir seri kullanılacaksa bu serinin EDM portalında önceden tanımlı olması gerekir, tanımsız seri hata verir. Kurallar Kantarda e-İrsaliye numarası ve seri yönetimi yazısında toplandı.
Aynı belge EDM'ye ikinci kez yüklenirse aynı numara döner, daha önce gönderilmiş belge yeniden gönderilmez. STEQAR göndermeden önce belgenin durumunu sorar ve gönderilmiş bir belgeyi bir daha göndermez. Mekanizmanın tamamı Mükerrer e-İrsaliye nasıl önlenir? yazısında.
Durumlar, kısmi kabul ve hatalar
EDM'de bir belge sırayla işleniyor, GİB yanıtı bekleniyor durumlarından geçer ve kabul, kısmi kabul ya da red ile sonuçlanır. Paket aşamasında hata çıkarsa belge iptal edilip yeniden gönderilir. Oturum düşerse STEQAR bir kez otomatik yeniden giriş dener; ikinci denemede de olmazsa hata verir ve sonsuz döngüye girmez. Her durumun anlamı ve çözümü e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısında.
Alıcı belgeyi kısmen kabul ederse bu bilgi satır bazında gelir: kabul, red, fazla ve eksik miktar ile birim ayrı ayrı bildirilir. STEQAR bu miktarları kantar tonajıyla karşılaştırır; fark tolerans içindeyse belge tam kabul sayılır. Mantığı e-İrsaliyede kısmi kabul ve red yazısında açıkladık.
İnternet kesilince ve belge arşivinde
Tartım, fiş ve plaka okuma çevrimdışı çalışır. Bağlantı yokken e-İrsaliyeler kuyruğa yazılır, bağlantı gelince sıralı ve mükerrersiz gönderilir. Bu davranış İnternet kesilince e-İrsaliye yazısında anlatılıyor.
Gönderim başarılı olduktan sonra belgenin EDM'deki son hali XML, HTML ve PDF olarak çekilip kantar kayıtlarına arşivlenir; kayıttan Görüntüle ve PDF Kaydet ile açılabilir. Belge çekilemese bile gönderim başarılı kalır ve yerel kopya saklanır. Ayrıntılar PDF, XML ve HTML arşivi yazısında.
EDM'nin test ortamı gönderilen belgeyi tamamlanmış duruma ilerletmez. Test sırasında belgenin gönderildiğini ve durumunun sorgulandığını görürsünüz, ancak kabul ya da red sonucunu göremezsiniz. Nihai sonucun nasıl göründüğü yalnızca gerçek ortamda belli olur.
Kurulum, kontör ve maliyet
Gönderen VKN, EDM hesabındaki firmanın VKN'siyle eşleşmelidir; uyuşmazlıkta EDM hata döndürür. TEST ve CANLI ortam ayrımı ayardan yapılır. Hesabın hazırlanmasından ilk gönderime kadar izlenecek sıra EDM hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberinde.
Müşteri kaydı, sipariş ve kontör işlemleri EDM'de yapılır; kontör EDM'den alınır. Kantar yazılımı ile e-İrsaliye kontörü ayrı kalemlerdir. Hangi kalemin kimden alındığını ve entegratör seçerken nelere bakılacağını Kantar için e-İrsaliye maliyeti ve entegratör seçimi yazısında topladık. EDM dışındaki seçenekleri ise entegratör karşılaştırmasında görebilirsiniz.
Bu yazılar hangi sırayla okunmalı?
EDM Bilişim ile yeni başlıyorsanız kurulum rehberinden, ardından numara ve seri yazısından başlamak mantıklıdır. Günlük kullanımda sizi en çok durumlar, kısmi kabul ve mükellef olmayan alıcı yazıları ilgilendirecektir. Altyapı tarafında kalan sorular, yani mükerrer koruma, internet kesintisi ve arşiv, genellikle ilk sorunla birlikte gündeme gelir. Karar aşamasındaysanız maliyet ve entegratör seçimi yazısı, EDM'yi öteki seçeneklerle birlikte değerlendirmenizi sağlar.
EDM Bilişim bu akışta belgenin numarasını, iletimini ve durumunu üstlenir; kantarda operatörün tek görevi tartımı kapatmaktır.
Sık sorulan sorular
EDM Bilişim ile kantardan e-İrsaliye nasıl gönderilir?
Tartım kapandığında STEQAR belgeyi hazırlar, alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığını EDM Bilişim üzerinden sorgular, belgeyi gönderir ve durumunu EDM'den sorar. Numarayı EDM verir; operatör belge için ayrıca bir giriş yapmaz.
Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse belge nereye gider?
Belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir; alıcının VKN veya TCKN bilgisi belgede gerçek alıcı olarak kalır. Operatöre, alıcıya kâğıt çıktı teslim etmesi gerektiği bildirilir.
Aynı tartım için e-İrsaliye iki kez gönderilebilir mi?
Hayır, akış bunu engelleyecek biçimde kurulmuştur. Aynı belge tekrar yüklenirse EDM aynı numarayı döndürür ve daha önce gönderilmiş belge yeniden gönderilmez; göndermeden önce belgenin durumu sorulur.
Gönderilen belgenin kopyası kantarda tutulur mu?
Evet. Başarılı gönderimden sonra belgenin EDM'deki son hali XML, HTML ve PDF olarak çekilip kantar kayıtlarına arşivlenir. Çekilemezse gönderim yine başarılı sayılır ve yerel kopya saklanır.
STEQAR, EDM Bilişim'in yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.
