EDM Hesabıyla Kantar e-İrsaliye Kurulumu: İlk Gönderime 6 Adım

Kurulum tek bir ekranda biten bir iş değildir: hesap ve kontör EDM'de, gönderen firma bilgileri STEQAR ayarlarında, seri tanımı yine EDM portalında durur. Adımların sırası bu yüzden önemlidir. Aşağıdaki altı adımı sırayla izlerseniz, ilk gönderimde sık karşılaşılan takılmaları önceden görürsünüz. Bağlantının işleyişini ise EDM Bilişim kantar e-İrsaliye entegrasyonu yazımızda ayrıca anlattık.

Başlamadan önce şunları yanınıza alın:

• EDM'den aldığınız hesap bilgileri ve müşteri kaydınızın ayrıntıları
• Belgeyi gönderecek firmanın VKN, unvan, vergi dairesi ve adres bilgileri
• Kullanmayı düşündüğünüz üç harfli seri

Adım 1: EDM hesabı ve kontör

İlk koşul, EDM Bilişim'de firmanız adına bir müşteri kaydının bulunmasıdır. Müşteri kaydı, sipariş ve kontör işlemleri EDM'de yapılır; kontör de EDM'den alınır. Bu işlemler STEQAR ekranlarında değil, EDM tarafında yürür. STEQAR'ın görevi, hazır olan hesaba bağlanıp tartımdan çıkan belgeyi göndermektir.

Maliyetin nasıl oluştuğunu ve entegratör seçerken nelere bakılacağını Kantar için e-İrsaliye maliyeti ve entegratör seçimi yazısında topladık. Bu yazıda tutar vermiyoruz; güncel koşullar için EDM ile görüşmeniz gerekir. Canlıya geçmeden önce hesabınızda kullanılabilir kontör bulunduğunu EDM tarafında teyit edin. Deneme yapacağınız test ortamına erişim bilgilerini de EDM'den istemeniz gerekebilir.

Adım 2: Gönderen firma bilgileri ve VKN

Belgeyi gönderen firmanın bilgileri STEQAR'ın ayar ekranında girilir: VKN, unvan, vergi dairesi ve adres. Bunların arasında kritik olan VKN'dir. EDM, belgeyi oturum açılan hesabın firması adına kabul eder. STEQAR'da girilen gönderen VKN, EDM hesabındaki firmanın VKN'siyle aynı değilse belge reddedilir ve hata mesajı iki VKN'nin uyuşmadığını söyler.

Kontrol basittir: EDM'deki firma kaydıyla STEQAR'daki gönderen bilgilerini yan yana koyup VKN'yi rakam rakam karşılaştırın. Bu eşleşme hem test hem canlı ortam için geçerlidir; test hesabının firması sizinkinden farklıysa test denemesinde o hesabın VKN'si esas alınır. Birden çok firması olan işletmelerde hesabın hangi firmaya ait olduğunu ayrıca doğrulayın.

Adım 3: EDM portalında seri tanımı

e-İrsaliye numarasının başında üç harfli bir seri yer alır ve bu seri EDM portalında tanımlı olmalıdır. Tanımsız bir seriyle gönderilen belge hata alır; mesaj, serinin portaldaki irsaliye seri tanımı bölümünden eklenmesi gerektiğini belirtir. Çözüm de aynı yerdedir: seriyi portalda tanımlayın, ardından başarısız kaydı yeniden gönderin.

Numarayı sizin yazmanız gerekmez; numarayı EDM kendi sayacından verir. Serinin nasıl düşünüleceği ve numaranın hangi aşamada atandığı Kantarda e-İrsaliye numarası ve seri yönetimi yazısında ayrıntılı anlatılıyor.

Adım 4: STEQAR'da entegratör ve ortam seçimi

STEQAR'ın e-İrsaliye ayarlarında entegratör olarak EDM Bilişim'i seçin ve EDM'den aldığınız hesap bilgilerini girin. Ardından ortamı belirleyin: test ve canlı ayrımı ayardan yapılır. İlk kurulumda test ortamını seçin, canlıyı en sona bırakın. İki ortamı karıştırmamak için ayar ekranındaki seçimi her değişiklikten sonra bir kez daha okuyun.

Ayar tamamlandığında akış kendiliğinden işler: tartım kapanır, STEQAR alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığını sorgular, belgeyi gönderir ve durumunu takip eder. Operatörün bu akışta yapacağı ek bir iş yoktur; kendi görevi tartımla sınırlı kalır.

Adım 5: Test ortamında deneme gönderimi

Test ortamında bir tartım kapatın ve belgenin yolunu izleyin. Beklenen sonuç; alıcı sorgusunun yapılması, belgenin EDM tarafından kabul edilip bir numara alması ve durum ekranında ara bir durumda, örneğin işleniyor olarak görünmesidir. Bu, hesap, VKN ve seri ayarlarının birbiriyle uyumlu olduğunu gösterir.

Deneme sırasında şu dört noktaya bakın:

• Belge gönderilmeden önce alıcı sorgusu yapılıyor mu?
• EDM belgeyi kabul ediyor ve ona bir numara atıyor mu?
• Durum ekranında belgenin durumu görünüyor mu?
• Kantar kayıtlarında belgeyi görüntüleyebiliyor ve PDF olarak kaydedebiliyor musunuz?

Burada dürüst bir sınırlamayı baştan bilmek gerekir: test ortamı belgeyi tamamlanmış (nihai) duruma ilerletmez. Kabul ya da red gibi bir son durum görmeyebilirsiniz. Bu bir kurulum hatası değildir; test ortamında nihai kabul beklememelisiniz.

Test sırasında alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse belge GİB sanal posta kutusuna kesilir ve operatöre kâğıt çıktı teslimi için bildirim gelir. Bu davranışı alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse yazısında anlattık; denemede karşılaşırsanız şaşırmayın.

Adım 6: Canlıya geçiş

Test denemesi tutarlıysa ortam ayarını canlıya çevirin. Canlıda gönderen VKN, test denemesindeki değil firmanızın kendi VKN'si olmalıdır. Kontör bakiyesinin hazır olduğunu bir kez daha teyit edin.

İlk gerçek belgeleri durum ekranından yakından izleyin. Durumların anlamını ve sık görülen hataların çözümünü e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısında topladık. İnternet bağlantısı kesilirse tartım ve fiş devam eder; bekleyen belgeler kuyruğa yazılır ve bağlantı gelince sıralı, mükerrersiz gönderilir. Kurulum bittikten sonraki günlük işleyiş, kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir yazısında anlatıldığı gibidir.

Operatörlere de kısa bir bilgi vermek yeter: yeni bir ekran açmaları ya da numara girmeleri gerekmez. Yaptıkları iş yine tartımdır; belge arka planda gider ve sonucu durum ekranından izlenir.

Sık sorulan sorular

EDM ile kantar e-İrsaliye kurulumuna başlamadan önce ne gerekir?

EDM Bilişim'de firmanız adına bir müşteri kaydı ve kullanılabilir kontör gerekir. Müşteri kaydı, sipariş ve kontör işlemleri EDM'de yapılır; kontör EDM'den alınır. Bunun yanında STEQAR'daki gönderen VKN'nin EDM hesabındaki firmayla aynı olması ve kullanılacak serinin EDM portalında tanımlı olması gerekir.

Gönderen VKN, EDM hesabındaki firmayla uyuşmazsa ne olur?

EDM belgeyi reddeder ve hata mesajı, gönderen VKN'nin oturum açılan firmanın VKN'siyle uyuşmadığını bildirir. Çözüm, STEQAR'daki gönderen VKN'yi EDM hesabındaki firma kaydıyla birebir aynı yapmaktır.

Test ortamında e-İrsaliye neden kabul sonucuna ulaşmıyor?

Test ortamı belgeyi tamamlanmış duruma ilerletmez. Bu bir kurulum hatası değildir. Test denemesinde belgenin EDM tarafından alınması, numara alması ve ara bir durumda görünmesi doğru işarettir; nihai kabul ya da red sonucu test ortamından beklenmemelidir.

Seri tanımlamazsam gönderim başarısız olur mu?

Kullanmak istediğiniz seri EDM portalında tanımlı değilse gönderim hata verir. Seriyi portaldaki irsaliye seri tanımı bölümünden ekleyip başarısız kaydı yeniden göndermeniz gerekir.