Numarayı entegratör atadığı için gönderdiğiniz taslak belgenin son hali değildir. Başarılı gönderimden sonra STEQAR belgenin EDM'deki son halini XML, HTML ve PDF olarak çekip kantar kayıtlarına arşivler; Kayıtlar ve Pano ekranlarından Görüntüle ile açar, PDF Kaydet ile dosyaya alırsınız. Son hal çekilemezse gönderim yine başarılı sayılır ve STEQAR'ın ürettiği belgenin yerel kopyası saklanır.
Gönderdiğiniz belge neden son hal değildir?
Tartım kapanınca STEQAR e-İrsaliye belgesini UBL-TR biçiminde hazırlar ve entegratöre iletir. EDM Bilişim ile çalışırken bu belgenin bir alanı bilerek boş bırakılır: belge numarası. Numarayı EDM'nin kendi sayacı verir, kantar numarayı boş bırakır. Numaranın neden böyle verildiğini ve serilerin portalda nasıl tanımlandığını numara ve seri yönetimi yazısında ayrıntılı anlattık.
Bunun sonucu açıktır: kantardan çıkan taslakta numara yoktur. Numaralı, gönderim sonrası hali yalnızca entegratörde oluşur. Bir alıcı, sürücü ya da mali müşavir "bu sevkin numarası nedir, PDF'ini alabilir miyiz" diye sorduğunda kantarın gönderdiği taslak yetmez; asıl cevap, entegratördeki son haldedir. Bu yüzden başarılı gönderimden sonra son halin çekilmesi gerekir.
Başarılı gönderimden sonra STEQAR ne yapar?
EDM belgeyi kabul ettikten sonra STEQAR, belgenin entegratördeki son halini üç biçimde ister ve gelen dosyaları kantar kayıtlarına arşivler. Tartım kaydının yanında duran bu arşiv, her seferinde entegratör portalına girmeden belgeye ulaşmanızı sağlar.
- XML: Belgenin bilgisayarların okuyabildiği biçimidir. Numara, taraflar, mal satırları ve miktarlar yapılandırılmış olarak bu dosyada yer alır; veriyi başka bir araca aktarmanız gerektiğinde bu biçim kullanılır.
- HTML: Belgenin tarayıcıda açılan, okunabilir görünümüdür. Hızlıca göz atmak için uygundur.
- PDF: Yazdırılabilen, dosya olarak saklanabilen ve paylaşılabilen görünümdür. Sürücüye verilecek ya da alıcıya iletilecek çıktı çoğunlukla budur.
Burada "başarılı gönderim", EDM'nin belgeyi kabul etmesi demektir. GİB'den gelen kabul, kısmi kabul ya da red yanıtı ayrı bir adımdır ve durum sorgusuyla izlenir; bu durumların anlamını e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısında topladık. Arşiv, gönderimin başarısına bağlıdır: gönderilmemiş bir belgenin entegratörde son hali de yoktur.
Bağlantı sorunu yüzünden bir gönderim yeniden denendiğinde belgenin zaten gönderilmiş olduğu anlaşılabilir. Bu durumda da son hal çekilir. Bağlantı kesintisinde belgelerin nasıl bekleyip gönderildiğini internet kesilince e-İrsaliye yazısında anlattık.
Kayıtlarda görüntüleme ve PDF kaydetme
Arşivlenen belgeye Kayıtlar ve Pano ekranlarından ulaşılır. İlgili tartımın e-İrsaliye kaydında iki işlem bulunur:
- Görüntüle: Arşivlenen belgeyi açar; entegratörden çekilen son halini, atanmış numarasıyla birlikte okursunuz.
- PDF Kaydet: Belgenin PDF halini bilgisayarınıza dosya olarak kaydetmenizi sağlar.
Arşivlenen dosyalar kantar kayıtlarında yerel olarak durur. Bu yüzden belgeyi açmak için her seferinde entegratöre bağlanmanız ya da portala giriş yapmanız gerekmez.
Pratikte ne işe yarar?
- Sürücü belgesini kaybettiğinde ya da alıcı bir kopya istediğinde PDF'i yeniden almak.
- Alıcı tarafında "bu sevkin numarası nedir" sorusunu hemen yanıtlamak.
- Ay sonunda muhasebeye belge göndermek; muhasebe tarafındaki akış için kantar muhasebe entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.
- Bir itiraz ya da hata durumunda belgenin tam halini incelemek.
- Kantardaki kayıt ile muhasebedeki belgenin aynı numarayı taşıdığını doğrulamak.
Tartım kaydıyla yan yana karşılaştırma
Arşivin ikinci faydası, belgenin tartım kaydının yanında durmasıdır. Bir sevkle ilgili soru geldiğinde iki kaynağı tek yerden karşılaştırabilirsiniz: kantarın kendi tartım verisi ile entegratörün işlediği belge. Karşılaştırmada en çok şu alanlara bakılır:
- Plaka ve sürücü bilgisi
- Alıcı unvanı ve kimlik numarası
- Mal cinsi, miktar ve birim
- EDM'nin atadığı belge numarası
Fark çıkarsa nedenini aramak kolaylaşır: tartım kaydı, belge hazırlanırken o anki değerlerle donduğu için kantar tarafındaki bilgi değişmeden durur. Hatalı bir belge varsa düzeltmenin nasıl yapıldığını kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir yazısındaki iptal ve düzeltme bölümünde bulabilirsiniz.
Son hal çekilemezse ne olur?
Arşivleme "en iyi çaba" ilkesiyle çalışır. EDM'ye o an ulaşılamıyorsa ya da dosya çekilemiyorsa bu geçici sorun gönderimin sonucunu bozmaz: belge zaten başarıyla gönderilmiştir ve gönderim başarılı sayılmaya devam eder. Arşivin eksik kalması yüzünden gönderimi başarısız saymak, gerçeği yansıtmazdı.
Böyle bir durumda STEQAR'ın kendi ürettiği belgenin yerel kopyası saklanır. Yerel kopya belgenin içeriğini taşır, ancak entegratörün işlediği son halin yerine geçmez. Asıl ve tam hal entegratörde durmaya devam eder.
Kayıttaki belgenin entegratörden çekilmiş son hal mi, yoksa yerel kopya mı olduğundan emin değilseniz, önemli bir işlem öncesinde entegratör portalındaki belgeye bakın. İtiraz ya da muhasebe kaydı gibi durumlarda tereddüt varsa başvurulacak yer, entegratörde duran belgedir.
Belgenin asıl yeri neresidir?
Gönderilen e-İrsaliye GİB'de ve entegratörün portalında da durur. Kantar kayıtlarındaki arşiv kolaylık içindir: belgeye tartım kaydından tek adımda ulaşmanızı sağlar, portalın yerini almaz. Belgelerin ne kadar süre, hangi biçimde tutulması gerektiği mevzuatın ve mali müşavirinizin alanıdır; bu yazıda bir süre belirtmiyoruz.
Arşivin çalıştığını nasıl kontrol edersiniz?
Kurulumdan sonra arşivi bir kez denemek yeterlidir:
- Bir deneme gönderimi yapın. Hesap ve ayar adımları için EDM kurulum rehberine bakabilirsiniz.
- Gönderim başarılı olunca ilgili kaydı Kayıtlar ekranında bulun.
- Görüntüle ile belgeyi açın; PDF Kaydet ile dosyayı kaydedip açın.
- Aynı numaralı belgeyi entegratör portalında da bulun. İkisinin eşleşmesi gerekir.
Genel çerçeve için e-İrsaliye kantar entegrasyonu yazısına, EDM hattının tamamı için EDM Bilişim ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısına göz atabilirsiniz.
Kantarın ürettiği taslak ile entegratörün numaralandırdığı belge aynı şey değildir. Arşivde görmek istediğiniz ikincisidir.
Sık sorulan sorular
Gönderdiğim e-İrsaliyenin PDF'ini nereden alırım?
Başarılı gönderimden sonra STEQAR belgenin entegratördeki son halini XML, HTML ve PDF olarak çekip kantar kayıtlarına arşivler. Kayıtlar ya da Pano ekranında Görüntüle ile belgeyi açabilir, PDF Kaydet ile dosyaya alabilirsiniz.
Neden gönderilen belge değil de entegratördeki son hal arşivleniyor?
Belge numarasını entegratör atar; kantarın gönderdiği taslakta numara boştur. Numaralı, son haldeki belge yalnızca entegratörde oluştuğu için arşivlenen de odur.
Son hal çekilemezse gönderim başarısız sayılır mı?
Hayır. Arşivleme en iyi çabayla çalışır; çekilemediğinde gönderim başarılı sayılmaya devam eder ve STEQAR'ın kendi ürettiği belgenin yerel kopyası saklanır.
Belgenin asıl kaydı nerede durur?
Gönderilen e-İrsaliye GİB'de ve entegratörün portalında da durur. Kantar kayıtlarındaki arşiv belgeye tek adımda ulaşmanız içindir; entegratör portalının yerini almaz.
STEQAR, EDM Bilişim'in yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.