e-İrsaliye Durumları ve Sık Hatalar: Anlamı ve Çözümü

Gönderilen belge hangi durumlardan geçer?

Tartım kapanıp alıcı mükellef sorgusu yapıldıktan ve belge EDM Bilişim'e gönderildikten sonra STEQAR belgenin durumunu entegratörden sorgular. Ekrandaki durum, belgenin GİB ve alıcı tarafındaki yolculuğunun özetidir. Akışın bütününü EDM Bilişim ile kantardan e-İrsaliye yazısında anlattık; burada yalnızca durumlara odaklanıyoruz.

1. İşleniyor. Belge EDM'e ulaştı ve paket olarak işleniyor. Yapılacak bir şey yoktur. Bu aşamada belgeyi yeniden göndermek gerekmez; neden gerekmediğini mükerrer e-İrsaliye yazısında açıkladık.
2. GİB yanıtı bekleniyor. Belge GİB'e iletildi, GİB'in yanıtı bekleniyor. Bu bir bekleme durumudur, müdahale gerektirmez.
3. Alıcı yanıtı bekleniyor. GİB belgeyi alıcıya ulaştırdı, şimdi söz alıcıdadır. Yanıtı alıcı verdiği için STEQAR tarafında bekleyen bir işlem yoktur.
4. Kabul, kısmi kabul ya da red. Alıcının yanıtı geldiğinde belge bu üç sonuçtan biriyle kapanır.

Bu sıralamanın nedeni zincirdeki rollerdir. Kantar belgeyi hazırlar ve gönderir; entegratör, yani EDM, belgeyi paketler ve GİB'e iletir; GİB belgeyi alıcının kutusuna ulaştırır; son sözü alıcı söyler. Ekrandaki her durum, belgenin bu zincirin hangi halkasında olduğunu söyler. Dolayısıyla bekleme durumları bir arıza değil, sürecin normal parçasıdır.

Hiçbir aşama için süre veremeyiz, çünkü ilerleme GİB'in ve alıcının yanıtına bağlıdır. Ayrıca EDM'in test ortamı belgeyi tamamlanmış duruma ilerletmez. Kurulum sırasında yalnızca ara durumları görmeniz bu yüzden normaldir; sonuç durumlarını gerçek gönderimde izlersiniz.

Durum mu, hata mı? Hızlı ayrım

Operatörün ilk sorusu çoğu zaman şudur: bu ekran beklemem gerektiğini mi, yoksa bir şey yapmam gerektiğini mi söylüyor? Üç gruba ayırmak işi kolaylaştırır.

• Bekleme durumları: işleniyor, GİB yanıtı bekleniyor ve alıcı yanıtı bekleniyor. Müdahale edilmez, belge yeniden gönderilmez.
• Karar durumları: kabul, kısmi kabul ve red. Kabul kapanıştır; kısmi kabul miktar karşılaştırması, red ise sebep incelemesi ister.
• Hata durumları: gönderen VKN uyuşmazlığı, tanımsız seri, düşen oturum ve paket hatası. Her birinin düzeltmesi aşağıda sıralandı.

Sonuç durumları: kabul, kısmi kabul ve red

Kabul

Alıcı belgeyi olduğu gibi onayladı. Ek bir adım gerekmez, kayıt kapanmıştır. Belgenin entegratördeki son hali, atanan numarasıyla birlikte kantar kayıtlarından görüntülenebilir; bunu e-İrsaliye PDF ve XML arşivi yazısında anlattık.

Kısmi kabul

Alıcı belgeyi satır bazında onayladı ve bazı miktarlar farklı çıktı. Kabul edilen, reddedilen, fazla ve eksik miktarlar birim bilgisiyle gelir. Operatörün işi bu farkları kantar tonajıyla karşılaştırmaktır. Karşılaştırmanın nasıl yapıldığını e-İrsaliyede kısmi kabul ve red yazısında ayrıca ele aldık.

Red

Alıcı belgeyi kabul etmedi. Ret, sebebiyle birlikte listelenir. Sebep bizim tarafımızdaki bir veri hatasıysa belge iptal edilir ve doğrusu yeni belge olarak üretilir; ikisi de kayıtta iz olarak kalır. Bu düzeltme akışı kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında anlatılıyor. Sebep alıcı tarafındaki bir uyuşmazlıksa önce alıcıyla görüşmek gerekir.

Sık görülen hatalar ve çözümleri

Gönderen VKN uyuşmazlığı

EDM, oturum açılan hesabın firmasıyla belgedeki gönderen VKN'sini karşılaştırır. İkisi farklıysa belge kabul edilmez. Çözüm basittir: gönderen firma ayarlarındaki VKN'yi EDM hesabına kayıtlı firmanın VKN'siyle aynı yapın. Test hesabının firması ile canlı hesabın firması birbirinden farklıdır; bu yüzden ortam değiştirirken gönderen VKN'sini de yeniden kontrol etmek gerekir.

Tanımsız seri

Numarayı kantar değil EDM verir. Üç harfli bir seri kullanılacaksa o serinin EDM portalında önceden tanımlı olması gerekir. Tanımsız seri hata verir; çözüm serinin portalda tanımlanmasıdır; seri tanımlandıktan sonra gönderim yeniden denenir. Numara ve seri mantığını numara ve seri yönetimi yazısında topladık.

Düşen oturum

EDM işlemleri bir oturum üzerinden yürür; oturum açılır ve sonraki isteklerde taşınır. Oturum düşerse STEQAR bir kez otomatik yeniden giriş dener ve işlemi tekrarlar. Yeniden giriş de başarısız olursa hata olduğu gibi ekranda gösterilir; arka planda sonsuz deneme yapılmaz. Bu durumda bağlantıyı ve hesap ayarlarını kontrol edip işlemi yeniden başlatmak gerekir.

Paket hatası

Belge paket aşamasında hata alırsa işleme geçemez. Çözüm, hatalı belgenin iptal edilip yeniden gönderilmesidir.

Hata değil, bildirim: kayıtsız alıcı

Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse ekranda bir hata değil bildirim görürsünüz. Belge GİB sanal posta kutusuna kesilir ve alıcıya kâğıt çıktı teslim etmeniz istenir. Yol değişikliği sessizce yapılmaz. Ayrıntılar için alıcı mükellef değilse yazısına bakın.

Durum ekranını okurken sık yapılan yanlışlar

• İşleniyor durumunda belgeyi yeniden göndermek. Belge zaten entegratördedir; yeniden gönderim mükerrer riskini doğurur.
• Kısmi kabulü hata sanmak. Kısmi kabul bir arıza değildir; alıcının bazı satırları farklı miktarla onayladığını gösterir.
• Reddi aynen tekrar göndermek. Sebep giderilmeden aynı içerikle tekrar göndermek aynı sonucu verir. Önce sebep okunur, gerekirse belge iptal edilip düzeltilir.
• Kayıtsız alıcı bildirimini hata saymak. Bu bildirim, belgenin başka bir yoldan kesildiğini ve kâğıt çıktı gerektiğini söyler.

Destek istemeden önce hazırlanacak bilgiler

Bir durum ya da hata anlaşılmıyorsa destek ekibinin işini hızlandıracak bilgiler şunlardır: ilgili tartımın plakası ve zamanı, belgenin numarası, ekrandaki durum adı ve varsa hata metni. Hata metnini kısaltmadan, ekrandaki haliyle aktarmak sorunun hangi gruba girdiğini hemen ortaya koyar.

Durum ekranı bekleme ile müdahale arasındaki farkı gösterir: ara durumlarda beklenir, sonuç durumlarında karar verilir.

Sık sorulan sorular

e-İrsaliye uzun süre işleniyor durumunda kalırsa belgeyi yeniden göndermeli miyim?

Hayır. İşleniyor, belgenin entegratöre ulaştığını ve paketin işlendiğini gösterir. Belgeyi yeniden göndermek yerine durumun güncellenmesi beklenir; STEQAR gönderilmiş bir belgeyi zaten tekrar göndermez. Durum çok uzun süre değişmiyorsa entegratörün destek ekibiyle görüşmek gerekir.

Kısmi kabul ile red arasındaki fark nedir?

Kısmi kabulde alıcı belgeyi satır bazında onaylar; kabul edilen, reddedilen, fazla ve eksik miktarlar birimiyle birlikte gelir ve kantar tonajıyla karşılaştırılır. Redde ise alıcı belgeyi bütünüyle kabul etmez; sebep incelenir, gerekirse belge iptal edilip doğrusu yeniden düzenlenir.

Gönderen VKN uyuşmazlığı hatası neden alınır?

EDM, oturum açılan hesabın firmasıyla belgedeki gönderen VKN'sini karşılaştırır. İkisi farklıysa belge kabul edilmez. Gönderen firma bilgilerindeki VKN'nin EDM hesabına kayıtlı firmanın VKN'siyle aynı olması gerekir.

Gönderim sırasında oturum düşerse ne olur?

STEQAR bir kez otomatik yeniden giriş dener ve işlemi tekrarlar. Yeniden giriş de başarısız olursa hata ekranda gösterilir; sonsuz döngüye girilmez.