e-İrsaliyede Kısmi Kabul ve Red: Kantar Tonajı Nasıl Uzlaşır?

Alıcının üç olası yanıtı

Belge gönderildikten sonra yolculuğu bitmez. Entegratör belgeyi işler, GİB'in yanıtı beklenir ve son olarak alıcının yanıtı gelir. EDM Bilişim servisinde bu seyir, işleniyor ve GİB yanıtı bekleniyor aşamalarından geçerek üç sonuçtan birine ulaşır:

• Kabul. Alıcı belgedeki tüm satırları olduğu gibi onaylar.
• Kısmi kabul. Alıcı bazı satırları ya da miktarları farklı bildirir; belge bir bütün olarak ne kabul edilmiş ne de reddedilmiştir.
• Red. Alıcı belgeyi kabul etmez.

Bu aşamaların her birinin ekranda nasıl göründüğünü ve takıldığında nereye bakılacağını e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısında topladık. Gönderimden yanıta kadar bütün zincir için EDM Bilişim ile kantardan e-İrsaliye yazısı ana kaynaktır.

Kısmi kabul satır bazlıdır

Bir e-İrsaliye birden çok satır taşıyabilir ve alıcı her satıra ayrı yanıt verir. Kısmi kabulde her satır için dört miktar ve bir ölçü birimi bildirilir:

• Kabul edilen miktar: Alıcının satır için onayladığı miktar.
• Reddedilen miktar: Alıcının kabul etmediği miktar.
• Fazla gelen miktar: Belgede yazandan fazla teslim alındığı bildirilen kısım.
• Eksik gelen miktar: Belgede yazandan az teslim alındığı bildirilen kısım.
• Ölçü birimi: Yukarıdaki miktarların hangi birimle ifade edildiği.

Satır bazlı yapı önemlidir; çünkü "belge kısmen kabul edildi" bilgisi tek başına bir şey söylemez. Hangi satırda, hangi yönde ve ne kadar fark olduğu ayrı ayrı görülebildiği için sorunun gerçekten nerede olduğu ortaya çıkar.

Kantar için anlamı: tonajla karşılaştırma

Kantar açısından belgedeki miktarın kaynağı bellidir: tartım kaydındaki net tonaj. Brüt ve daradan hesaplanan bu değer belgeye sevk miktarı olarak yazılır. Alıcının yanıtı ise kendi teslim aldığı miktarı anlatır. STEQAR iki değeri karşılaştırır; yanıtta ölçü birimi de geldiği için karşılaştırma aynı birim üzerinden yapılabilir.

Sembolik bir örnek düşünün: kantar kaydında bir miktar sevk edilmiş ve belgeye aynen yazılmış. Alıcı teslimatı kendi tartısında kontrol ediyor ve kabul ettiği miktarı bildiriyor. Üç sonuç mümkündür:

1. Sevk edilen ile kabul edilen arasında fark yoktur; belge sorunsuz tamamlanır.
2. Aralarında küçük bir fark vardır; fark işletmenin belirlediği tolerans içinde kalıyorsa belge yine tam kabul sayılır.
3. Aralarında tolerans dışında bir fark vardır; bu durum bir uyuşmazlık olarak ele alınır.

Bir kısmi kabul yanıtını okurken sırayla şunlara bakmak işi kolaylaştırır: farkın hangi satırda olduğu, yönünün fazla mı eksik mi olduğu, ölçü biriminin kantar kaydıyla uyuşup uyuşmadığı ve farkın tolerans içinde kalıp kalmadığı.

Tolerans: fark ne zaman sorun sayılır?

İki ayrı tartının aynı yükü birebir aynı göstermemesi sahada olağandır. Taşıma sırasındaki küçük kayıplar, tartı kalibrasyonları ve malzemenin doğası da farkı etkileyebilir. Bu yüzden her küçük sapmayı uyuşmazlık saymak, hem operatörü hem alıcıyı gereksiz yere meşgul eder.

Tolerans bu gürültüyü ayıklar. Ancak tolerans bir yazılım sabiti değil, işletmenin kendi belirlediği bir ayardır. Hangi farkın kabul edilebilir olduğu malzeme türüne ve alıcıyla yapılan anlaşmaya göre değişir; bu yazıda bilinçli olarak bir sayı vermiyoruz. Önemli olan, değerin işletmenin elinde olması ve STEQAR'ın bunu herkese aynı şekilde dayatmamasıdır.

Tolerans bir hesap detayı değil, işletmenin alıcıyla arasındaki güven payıdır. Değeri yazılım değil, işletme koyar.

Fark nereden gelir?

Tolerans dışı bir farkın arkasında sahada genellikle birkaç tanıdık neden bulunur. Aşağıdaki liste kesin bir teşhis değil, farkı araştırırken bakılacak yerlerin kısa özetidir:

• İki ayrı tartı. Kantar ile alıcının tartısı farklı cihazlardır; ikisi de doğru çalışsa bile aralarında küçük bir sapma olabilir.
• Malzemeye bağlı düşümler. Nem farkı gibi düşümler net miktarı etkiler. Tahıl gibi malzemelerde bu düşümün nasıl yapıldığını tahıl alımında nem farkı düşümü yazısında anlattık.
• Taşıma sırasındaki değişim. Kantardan çıkış ile alıcıya varış arasında yükün durumu değişmiş olabilir.
• Yanlış satır ya da birim. Alıcı yanıtını başka bir ölçü birimiyle girmiş olabilir. Ölçü biriminin yanıtta ayrıca bildirilmesi, bu tür karışıklıkları görünür kılar.

Bu nedenlerden hangisinin geçerli olduğuna karar vermek işletmenin ve operatörün işidir. STEQAR'ın görevi farkı görünür kılmak ve kaydı doğru, izlenebilir biçimde tutmaktır.

Fark tolerans dışındaysa ne yapılır?

Fark tolerans dışında kalırsa akış sessizce ilerlemez. Operatör bilgilendirilir ve kayıt iz bırakacak biçimde ele alınır:

• Bilgilendirme. Operatör uyuşmazlıktan haberdar edilir; fark sessizce geçiştirilmez.
• İz bırakan düzeltme. Kayıt silinip yeniden yazılmaz; düzeltme append-only mantığıyla, önceki hâlini koruyarak yapılır.
• Gerekirse iptal ve yeniden düzenleme. Hatalı belge iptal edilir, doğrusu yeni bir belge olarak üretilir ve ikisi de kayıtta kalır.

Red durumunda da yaklaşım aynıdır: red sebebiyle birlikte listelenir, gerekiyorsa belge düzeltilip tek yerden yeniden denenir. Düzeltme ve iptalin ayrıntıları için kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir yazısına bakabilirsiniz.

Hangi yanıt neyi gösterir?

Üç yanıtın ortak sorusu aynıdır: kantarın ölçtüğü ile alıcının teslim aldığı miktar birbirine uyuyor mu? Uyuyorsa ya da fark işletmenin tolerans sınırı içindeyse belge kapanır; uymuyorsa kayıt, iz bırakan bir düzeltme akışına girer.

Sık sorulan sorular

e-İrsaliyede kısmi kabul ne demektir?

Alıcı belgeyi tümüyle kabul etmez ya da reddetmez; bazı satırlardaki miktarları farklı bildirir. Yanıt satır bazlıdır ve her satır için kabul edilen, reddedilen, fazla gelen ve eksik gelen miktar ile ölçü birimi taşır.

Kantarın tonajı ile alıcının kabul ettiği miktar farklı çıkarsa ne olur?

İki miktar karşılaştırılır. Fark işletmenin belirlediği tolerans içindeyse belge tam kabul sayılır; tolerans dışındaysa operatör bilgilendirilir ve kayıt iz bırakacak biçimde düzeltilir.

Tolerans değeri sabit midir?

Hayır. Tolerans işletmenin kendi belirlediği bir ayardır. STEQAR herkese aynı değeri dayatmaz; hangi farkın kabul edilebilir sayılacağına işletme karar verir.

Alıcı belgeyi reddederse kayıt silinir mi?

Hayır. Red gelirse sebebiyle birlikte listelenir. Gerekiyorsa belge iptal edilip doğrusu yeniden düzenlenir; her iki kayıt da izlenebilir şekilde saklanır, geçmiş belge silinmez.