Kantar e-İrsaliye maliyeti iki ayrı kalemden oluşur: STEQAR kantar yazılımı ve e-İrsaliye kontörü. Kontör entegratörden alınır; EDM Bilişim'de müşteri kaydı, sipariş ve kontör işlemleri EDM'de yapılır. Entegratör seçerken muhasebe programıyla uyuma, desteğe, belge arşivine erişime ve kayıtsız alıcı davranışına bakın; çoklu entegratör desteği ise sağlayıcı değiştirmeyi kolaylaştırır.
e-İrsaliye maliyeti hangi kalemlerden oluşur?
Maliyeti tek bir tutar gibi düşünmek yanıltıcıdır. Birbirinden bağımsız iki kalem vardır ve her birinin muhatabı farklıdır.
- Kantar yazılımı. Tartımı, fişi, plaka okumayı ve e-İrsaliye belgesinin hazırlanmasını yürüten STEQAR tarafıdır. Kapsam için paketler sayfasına bakabilirsiniz.
- e-İrsaliye kontörü. Belgenin entegratör üzerinden GİB'e gidebilmesi için gereken kullanım hakkıdır. EDM Bilişim'de kontör, kantar yazılımından ayrı bir kalemdir ve EDM'den alınır; diğer entegratörlerin koşulları kendi tekliflerinde yer alır.
Bu yazıda tutar verilmiyor. Kontörün nasıl tüketildiği, paketlerin kapsamı ve geçerlilik koşulları entegratörün kendi koşullarında yer alır. Satın almadan önce bu koşulları yazılı isteyin ve aynı koşulları kıyaslayabileceğiniz birden fazla teklif almayı düşünün.
Fiyat listesinde görünmeyen maliyetler
Asıl maliyet çoğu zaman faturada değil, gündelik işte birikir. Belge elle hazırlanıyorsa aynı bilgi iki kez girilir; her giriş yanlış cari, yanlış miktar ya da gecikmiş belge riski taşır. Hatalı belge iptal edilip yeniden düzenlendiğinde hem emek hem zaman harcanır. Mükerrer bir belge ise ek bir temizlik işi demektir. Bu kalemlerin yükü otomasyonla azalır; manuel girişin gizli maliyetini e-İrsaliye kantar entegrasyonu yazısında ayrıca ele aldık.
Bu yüzden sağlayıcıları yalnızca kontör koşuluyla kıyaslamak eksik kalır. Kantarın belgeyi hatasız hazırlaması, aynı belgeyi iki kez göndermemesi ve bağlantı kesildiğinde belgeyi kuyrukta tutması da toplam maliyetin parçasıdır.
EDM Bilişim kullanıyorsanız kontör nasıl alınır?
EDM Bilişim ile çalışırken müşteri kaydı, sipariş ve kontör işlemleri EDM'de yapılır; kontörü EDM'den alırsınız. Bu durumda iki muhatabınız olur: kantar yazılımı için STEQAR, e-İrsaliye kontörü için EDM. Kontör süreci entegratörün işleyişine bağlı olduğundan, bu adımı gerçek gönderime geçiş planınızın başına koymak sürpriz yaşamamanızı sağlar.
Hesabın hazırlanması, gönderen VKN'nin eşleşmesi ve seri tanımı gibi kurulum adımları ayrı bir yazıda: EDM hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu. EDM'nin kantardaki akışının tamamı için ise EDM Bilişim kantar e-İrsaliye entegrasyonu yazısına bakın.
Entegratör seçerken hangi kriterlere bakılmalı?
Entegratör seçimi yalnızca kontör koşuluna bakarak yapılmamalıdır. Aşağıdaki başlıklar, teklif alırken her sağlayıcıya aynı biçimde sorulabilir.
| Kriter | Neden önemli | Sorulacak soru |
|---|---|---|
| Muhasebe uyumu | Zaten kullandığınız sağlayıcıyla çalışmak yeni sözleşme ve geçiş yükünü azaltır. | Muhasebe programımla birlikte kullanılabiliyor mu? |
| Destek | Gönderim sorununda kime ve hangi kanaldan ulaşacağınız belli olmalıdır. | Hata durumunda destek hangi yoldan veriliyor? |
| Belge arşivi | Gönderilen belgenin XML veya PDF halini sonradan görebilmek gerekir. | Belgenin son haline hangi biçimlerde ulaşabiliyorum? |
| Kontör satın alma | Kimden, hangi sürecle alındığı ve koşulların yazılı olup olmadığı önemlidir. | Kontör teminini ve paket koşullarını yazılı paylaşır mısınız? |
| Kayıtsız alıcı | Alıcı mükellef değilse belgenin nasıl ilerleyeceği entegratöre göre değişebilir. | Mükellef olmayan alıcıya belge nasıl gönderiliyor? |
| Test ortamı | Gerçek gönderimden önce denemek mümkün olmalı, testin nereye kadar ilerlediği bilinmelidir. | Test ortamı belgeyi hangi duruma kadar ilerletiyor? |
Muhasebe programıyla uyum
Bir işletme için en az sürtünmeli yol, muhasebesinin zaten çalıştığı entegratörle gitmektir. Cari ve ürün bilgilerinin kantar ile muhasebe arasında nasıl akacağı ayrı bir konudur; Kantar muhasebe entegrasyonu yazısında anlattık.
Belge arşivi ve kayıtsız alıcı
Belge arşivi, bir uyuşmazlıkta tartım kaydından belgenin kendisine inebilmek demektir. STEQAR'da gönderilen belgenin son hali kantar kayıtlarına alınır; nasıl görüntülendiği PDF, XML ve HTML arşivi yazısında. Alıcının mükellef olmaması ise günlük işte sık karşılaşılan bir durumdur; belgenin GİB sanal posta kutusuna kesilmesi ve operatöre düşen kâğıt çıktı adımı Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse yazısında.
Destek ve hata anlaşılırlığı
Destek kalitesi çoğu zaman belge reddedildiğinde ortaya çıkar. Durumların ve hataların kantar ekranında anlaşılır görünmesi bu yüzden önemlidir; sık görülen durumları e-İrsaliye durumları ve sık hatalar yazısında topladık.
Çoklu entegratör neden önemli?
Entegratör seçimi bir kez yapılıp sonsuza dek geçerli kalmaz. Muhasebe programı değişebilir, sözleşme koşulları farklılaşabilir, grup içinde başka bir tesis başka bir sağlayıcıyla çalışmak isteyebilir. Kantar yazılımı tek entegratöre bağlıysa bu değişikliklerin her biri kantar tarafında da değişiklik anlamına gelir.
Çoklu entegratör desteğinde sağlayıcı bir ayardır, yazılımın kendisi değil. STEQAR, EDM Bilişim'in yanı sıra Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi ile çalışır; hangi sağlayıcının kimler için uygun olduğunu Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısında karşılaştırdık. Firma ve ürün bazlı yönlendirme sayesinde farklı hesapların aynı kantarda birlikte kullanılması da mümkündür.
Yarın entegratör değiştirirsem kantar yazılımını da değiştirmem gerekir mi? Cevap evet ise o yazılım seçiminizi sizin yerinize yapmış demektir.
Seçimde sık yapılan hatalar
- Yazılım bedeli ile kontörü karıştırmak. İkisi farklı muhataplardan alınır; teklifleri karşılaştırırken aynı kalemi karşılaştırdığınızdan emin olun.
- Yalnızca kontör koşuluna bakmak. Arşive erişim, destek ve kayıtsız alıcı davranışı sonradan daha çok yorabilir.
- Test sonucunu yanlış okumak. Örneğin EDM'nin test ortamı belgeyi tamamlanmış duruma ilerletmez; testte kabul sonucunu göremediğiniz için akışın hatalı olduğunu düşünmeyin.
- Tek entegratöre bağlı kalmak. Bugünkü uygun seçenek yarın değişebilir; geçişi kantar yazılımı engelliyorsa seçeneğiniz fiilen kalmamıştır.
Karar verirken izlenecek sıra
- Muhasebe ekibinize hangi entegratörle çalıştığınızı ve mevcut sözleşmenin ne zamana kadar sürdüğünü sorun.
- Kontör koşullarını ve paket kapsamını teklif edecek her sağlayıcıdan yazılı alın.
- Kayıtsız alıcı davranışını ve test ortamının sınırlarını sorun.
- Belge arşivine nasıl ulaşacağınızı netleştirin.
- Kendi tartımınızda bir deneme yaparak akışı uçtan uca görün.
Mevcut entegratörünüzle kantarı bağlamak istiyorsanız hangi sağlayıcıyı kullandığınızı yazmanız yeterlidir; uyumluysa yalnızca kantar tarafı bağlanır.
Maliyet sorusu tek bir tutarla değil, iki ayrı kalemle ve bu kalemlerin kimden alındığıyla cevaplanır.
Sık sorulan sorular
Kantarda e-İrsaliye için ayrıca kontör almak gerekir mi?
EDM Bilişim ile çalışıyorsanız evet. Kontör kantar yazılımından ayrı bir kalemdir; müşteri kaydı, sipariş ve kontör işlemleri EDM'de yapılır ve kontörü EDM'den alırsınız. Diğer entegratörlerin koşulları kendi tekliflerinde yer alır.
Bu yazıda neden kontör tutarı verilmiyor?
Kontörün nasıl tüketildiği, paketlerin kapsamı ve ücretleri entegratörün kendi koşullarında belirlenir. Satın almadan önce bu koşulları entegratörden yazılı olarak istemek, bir yazıdaki tutardan daha güvenilir bir kaynaktır.
Hangi entegratörü seçmeliyim?
Önce muhasebe programınızın ve mevcut sözleşmenizin hangi entegratörle çalıştığına bakın. STEQAR birden fazla entegratörle çalıştığı için çoğu durumda yalnızca kantar tarafını bağlamak yeterlidir.
Entegratör değiştirirsem kantar yazılımını da değiştirmem gerekir mi?
Hayır. Çoklu entegratör desteği olan bir kantar yazılımında sağlayıcıyı değiştirmek, kantar kayıtlarını ve tartım düzenini bozmadan gönderim hesabını değiştirmek anlamına gelir.
STEQAR, EDM Bilişim'in yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.