Gönderim başarılı olunca STEQAR kısa bir bekleme yapar, ardından belgenin XML, HTML ve PDF görünümlerini Turkcell'den alıp kantar kayıtlarına yazar. Kayıtlar ekranında Görüntüle ile belgeyi açar, PDF Kaydet ile PDF dosyasını kaydedersiniz. Alma işlemi en iyi çabayla yapılır: bir görünüm alınamasa da gönderim başarılı sayılır.
Gönderimden sonra kayıtta ne bulursunuz?
Tartım kapandığında STEQAR fiş ve irsaliye verisini hazırlar: alıcının VKN ya da TCKN'si, plaka, şoför, teslimat adresi ve kalemler. Alıcının GİB e-İrsaliye posta kutusu etiketini yerel mükellef listesinden çözer, belgeyi Turkcell e-Şirket servisine iletir ve yanıttan ETTN ile belge numarasını alır. Bu zinciri baştan sona Turkcell e-Şirket ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında adım adım anlattık.
Gönderim başarılı olunca iş burada bitmez. STEQAR belgenin XML, HTML ve PDF görünümlerini Turkcell'den alır ve kantar kayıtlarına yazar. Böylece tartım kaydının yanında, o tartımdan doğan e-İrsaliyenin dosyaları da durur. Sürücü belgesini yitirdiğinde ya da bir mali müşavir kopya istediğinde Turkcell portalına girmeden belgeyi kayıttan açabilirsiniz.
XML, HTML ve PDF ne işe yarar?
Üçü de aynı belgenin görünümleridir; aralarındaki fark içerikten çok kullanım biçimindedir.
| Görünüm | Nedir | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| XML | Belgenin yazılımların okuyabildiği, yapılandırılmış hali | Veriyi muhasebe programına ya da başka bir araca aktarırken; belgenin ham halini incelerken |
| HTML | Tarayıcıda açılan, okunabilir görünüm | Belgeye hızlıca göz atmak ve alanları kontrol etmek için |
| Yazdırılabilen ve paylaşılabilen dosya | Sürücüye ya da alıcıya vermek, e-postayla iletmek, dosya olarak saklamak için |
Görünümler arka planda nasıl alınır?
Sıra şöyle işler:
- Turkcell gönderimi kabul eder; yanıttan ETTN ve belge numarası alınır.
- STEQAR kısa bir süre bekler. Bekleme, dosyaların Turkcell tarafında hazır olması içindir.
- XML, HTML ve PDF görünümleri Turkcell'den istenir.
- Gelen dosyalar kantar kayıtlarına yazılır.
Belge numarasını Turkcell'in kendi sayacı verir; kantar numara alanında yalnızca otomatik numaralandırma ister. Kayıttaki PDF'te gördüğünüz numara bu yüzden Turkcell'in atadığı numaradır. Numaralandırmanın ayrıntılarını Turkcell e-İrsaliye numarası yazısında topladık.
Kayıttaki "başarılı" sonucu, Turkcell servisinin gönderimi kabul ettiği anlamına gelir. Görünümlerin alınması bu sonucu değiştirmez ve belgenin GİB'deki sonraki durumunu göstermez. O durum Turkcell panelinden izlenir. Durum kodlarının anlamı için Turkcell e-İrsaliye durum kodları yazısına bakın.
Kayıtlar ekranında Görüntüle ve PDF Kaydet
Arşivlenen belgeye Kayıtlar ekranından ulaşılır. İlgili tartımın e-İrsaliye kaydında iki işlem bulunur:
- Görüntüle: Kayıtlara alınan belgeyi açar; Turkcell'den gelen görünümü, atanmış numarasıyla birlikte okursunuz.
- PDF Kaydet: Belgenin PDF halini bilgisayarınıza dosya olarak kaydeder.
Dosyalar kantar kayıtlarında yerel kopya olarak durduğu için belgeyi açmak Turkcell'e yeniden bağlanmayı gerektirmez. Bağlantı kesintilerinde gönderimin nasıl ilerlediği ise ayrı bir konudur; onu İnternet kesilince Turkcell e-İrsaliye yazısında ele aldık.
Pratikte hangi durumlarda işe yarar?
- Sürücü belgesini yitirdiğinde ya da alıcı bir kopya istediğinde PDF'i yeniden vermek.
- Alıcı "bu sevkin numarası nedir?" diye sorduğunda yanıtı hemen bulmak.
- Ay sonunda belgeleri muhasebeye iletmek; bu akış için kantar muhasebe entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.
- Plaka, alıcı unvanı, kalem ve miktar alanlarını kantarın tartım verisiyle yan yana karşılaştırmak.
Belgeyi açtığınızda nelere bakmalısınız?
Gönderilen belgede alıcının VKN ya da TCKN'si ve unvanı, alıcı ve teslimat adresi, ana araç plakası, varsa dorse plakası, şoför bilgisi (TCKN doluysa), taşıyıcı firma (VKN doluysa), sevk tarihi ile saati, sipariş bilgileri, açıklamalar ve kalemler yer alır. Kayıttan açtığınız belgeyi tartım fişiyle karşılaştırırken şu sırayı izlemek işi hızlandırır:
- Plaka ve varsa dorse plakası fişle aynı mı?
- Alıcı unvanı ve VKN ya da TCKN, sevkin gerçek muhatabına mı ait?
- Teslimat adresinin ili ve posta kodu doğru mu? Posta kodunun neden önemli olduğunu cari kartında posta kodu yazısında anlattık.
- Kalemlerin miktarı ve birimi tartım sonucuyla uyuşuyor mu?
Bir fark görürseniz bakılacak ilk yer firma, yer ya da malzeme kartıdır. Düzeltmeyi kartta yapmak, sonraki gönderimlerde de aynı farkın çıkmamasına yardımcı olur.
Bir görünüm alınamazsa gönderim bozulur mu?
Hayır. Görünümlerin alınması en iyi çabayla yapılır. Turkcell'e o anda ulaşılamıyorsa ya da dosya henüz hazır değilse bir görünüm alınamayabilir; bu durumda o görünüm kayıtta bulunmayabilir, ama gönderim başarılı kalır. Gerekçe basittir: belge Turkcell'e zaten ulaşmıştır. Arşivin eksik kalması yüzünden gönderimi başarısız saymak gerçeği yansıtmaz ve operatörü gereksiz bir ikinci gönderime yöneltirdi.
İtiraz ya da muhasebe kaydı gibi önemli bir işlemden önce kayıttaki görünümün eksik olduğunu görürseniz, belgenin numarasına ve durumuna Turkcell panelinden bakın. Eksik görünüm yüzünden gönderimi tekrarlamayın; aynı sevk için ikinci bir yasal belge doğabilir.
Belgenin asıl yeri ve tutulma süresi
Kantar kayıtlarındaki arşiv kolaylık içindir: belgeye tartım kaydından tek adımda ulaşmanızı sağlar. Belgenin sonraki durumu Turkcell panelinden izlenir. Belgelerin ne kadar süre, hangi biçimde tutulması gerektiği mevzuat ve mali müşavirinizle netleştireceğiniz bir konudur; Turkcell hesabına ve ücretlendirmeye ilişkin koşullar ise müşteri ile Turkcell arasındadır. Bu yazıda bir süre belirtmiyoruz. Seçim ve maliyet çerçevesi için Kantar için Turkcell e-İrsaliye maliyeti ve entegratör seçimi yazısına bakabilirsiniz.
Arşivin çalıştığını nasıl denersiniz?
- Kurulumu tamamlayın; hesap ve ayar adımları için Turkcell kurulum rehberine bakın.
- Bir gönderim yapın. Gönderim başarılı olunca ilgili kaydı Kayıtlar ekranında bulun.
- Görüntüle ile belgeyi açın; PDF Kaydet ile dosyayı kaydedip açın.
- Kayıttaki numarayı Turkcell panelindeki belge kaydıyla karşılaştırın.
Genel çerçeve için e-İrsaliye kantar entegrasyonu ve kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir yazılarına da göz atabilirsiniz.
Kayıtlardaki XML, HTML ve PDF belgeye ulaşmanın kısayoludur; belgenin GİB'deki durumunu ise Turkcell paneli söyler.
Sık sorulan sorular
Turkcell'e gönderdiğim e-İrsaliyenin PDF'ini kantardan nasıl alırım?
Gönderim başarılı olunca STEQAR belgenin XML, HTML ve PDF görünümlerini Turkcell'den alıp kantar kayıtlarına yazar. Kayıtlar ekranında ilgili tartımın e-İrsaliye kaydını bulup Görüntüle ile belgeyi açabilir, PDF Kaydet ile PDF dosyasını bilgisayarınıza alabilirsiniz.
Görünümler neden gönderimin hemen ardından değil de kısa bir beklemeden sonra alınıyor?
Dosyaların Turkcell tarafında hazır olması için STEQAR kısa bir süre bekler, ardından üç görünümü ister. Amaç, henüz hazır olmayan bir dosyayı istememektir. Bekleme için sabit bir süre sözü verilmez.
Görünümlerden biri alınamazsa gönderim başarısız sayılır mı?
Hayır. Görünümlerin alınması en iyi çabayla yapılır; biri alınamasa da gönderim başarılı kalır. Alınamayan görünüm kayıtta bulunmayabilir. Belgenin sonraki durumunu ise Turkcell panelinden izlersiniz.
Kantar kayıtlarındaki arşiv Turkcell panelinin yerini tutar mı?
Hayır. Arşiv, belgeye tartım kaydından tek adımda ulaşmanız içindir. Belgenin GİB'deki sonraki durumu Turkcell panelinden izlenir; STEQAR bugün bu durumu Turkcell'den kendiliğinden sorgulamaz.
STEQAR, Turkcell e-Şirket'in yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, Logo, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.