Kantardan çıkan belgede numara alanına OTOMATIK yazılır ve numarayı Turkcell'in sayacı atar; numara gönderimden önce değil, Turkcell'in yanıtıyla öğrenilir. Taslak olarak gönderilen belge de bu sayaçtan numara aldığı için taslak silinirse sayaçta bir boşluk kalır. Numarayı kendi muhasebe ya da ERP sayacınızla yönetmek ise iki sayacın çakışma riskini doğurur.
Numarayı kim verir?
Tartım kapandığında STEQAR belgenin içeriğini hazırlar: alıcının kimliği, plaka, şoför, teslimat adresi ve kalemler. Belge numarası bu hazırlığın parçası değildir. Numara alanına OTOMATIK yazılır ve hangi numaranın verileceğine Turkcell'in sayacı karar verir. Tartımı kapatan kişinin numara girmesi gerekmez. Numaralama Turkcell tarafında yürüdüğü için kantar tarafında numara üretmeniz gerekmez.
Numaranın hangi seriden verileceğini İrsaliye Seri Kodu belirler. Bu alan isteğe bağlıdır; doldurulacaksa üç harfli olmalı ve Turkcell tarafında tanımlı olmalıdır. Alan boş bırakılırsa Turkcell varsayılan serisini kullanır. Alanın kurulumdaki yeri ve diğer ayarlarla ilişkisi Turkcell kurulum rehberinde anlatılıyor. Kümenin genel çerçevesi için ana yazı olan Turkcell e-Şirket ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısına bakabilirsiniz.
Numara ne zaman belli olur?
Sayaç Turkcell'de durduğu için numara gönderimden önce bilinemez. STEQAR belgeyi Turkcell e-Şirket servisine iletir, belge numarasını servisin yanıtından alır ve belgenin XML, HTML ve PDF görünümlerini kantar kayıtlarına yazar. Görünümlerin nasıl açıldığı XML, HTML ve PDF görüntüleme yazısında anlatılıyor.
Bunun pratik sonucu şudur: hangi numaranın çıkacağını önceden tahmin etmeye ya da başka bir sistemde o numarayı önceden ayırmaya çalışmayın. Numarayı kesin olarak yanıt belirler. Muhasebe tarafı belgeyi numarasıyla ilişkilendirecekse bunu gönderimden sonra yapar; tartım verisinin muhasebeye akışı için kantar muhasebe entegrasyonu yazısı bir çerçeve sunuyor.
Taslak belge de numara alır
STEQAR'ın Turkcell ayarlarında Taslak Olarak Gönder adlı bir seçenek vardır. Seçenek açıkken, ayrıca önizleme sırasında, belge Turkcell'e taslak olarak kaydedilir ve GİB'e iletilmez. Seçenek kapalıyken belge doğrudan gönderilir. Turkcell'de taslak 0 durum koduyla, doğrudan gönderilen belge ise 20 durum koduyla başlar; kodların tamamını Turkcell e-İrsaliye durum kodları yazısında topladık.
Burada asıl nokta, taslağın da bir numara tüketmesidir. Aşağıdaki tablo üç durumu yan yana koyuyor:
| Durum | Sayaçtan numara alınır mı? | Sonuç |
|---|---|---|
| Doğrudan gönderim | Evet | Belge numarasını alır ve GİB'e doğru ilerler. |
| Taslak olarak gönderim | Evet | Taslak da numara alır, ama GİB'e iletilmez. |
| Taslağın silinmesi | Numara zaten alınmıştır | Sayaçta bir numara boşluğu kalır. |
Taslak modunun neden kullanıldığını ve test sırasında nelere dikkat edileceğini Turkcell e-İrsaliye taslak modu yazısında ayrıca ele aldık.
Sayaçtaki boşluk ne anlama gelir?
Bir taslak numara almış ve sonra silinmişse, sayaçta o numaranın yeri boş kalır; sayaç sonraki gönderimlerde yoluna devam eder. Boşluğun nedeni silinen bir taslaksa, gördüğünüz şey sayaç boşluğudur: numara almış bir taslağın silindiğinin izidir. Bu, bir belgenin gönderilip kaybolduğu anlamına gelmez.
Bu yüzden sayaçla ilgili iki beklentiden kaçınmak gerekir:
- Aralıksız ilerleme beklentisi. Taslak kullanan bir hesapta numaraların kesintisiz olacağını varsaymayın. Bir boşluk gördüğünüzde ilk sorulacak soru, o aralıkta bir taslak olup olmadığıdır.
- Boşluğun nedenini varsaymak. Silinen taslak, bildiğimiz bir nedendir. Sayaçta boşluğa yol açan başka bir durum olup olmadığı konusunda bu yazıda bir iddiamız yok.
Boşlukların mevzuat ya da vergi açısından nasıl değerlendirileceği bu yazının konusu değildir ve biz bu konuda bir yorum yapmıyoruz. Bu soruyu mali müşavirinize ve Turkcell ile birlikte netleştirmenizi öneririz.
Taslak ayarını canlıda kapalı tutun
Taslak Olarak Gönder seçeneği deneme için işe yarar, ama canlı gönderimlerde kapalı olmalıdır. Açık kaldığında belge GİB'e iletilmez; üstelik her taslak sayaçtan bir numara alır. Boşlukları sınırlamanın yolu, taslakla yapılan denemeleri gereken kadarla tutmak ve canlıya geçerken seçeneği kapatmaktır. Genel akışın sıralaması için kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir yazısı bir başlangıç noktasıdır.
Taslakla deneme yapacaksanız küçük bir plan işinize yarar:
- Önce denemek istediğiniz senaryoları yazın; her taslak sayaçtan bir numara alacağı için gereksiz tekrarlar, silindiklerinde boşluk bırakır.
- Önizlemenin de belgeyi taslak olarak kaydettiğini unutmayın; önizlemeyi de gerektiği kadar çalıştırın.
- Denemeler bitince Taslak Olarak Gönder seçeneğini kapatın ve ilk gerçek gönderimden önce ayarı bir kez daha okuyun.
Numarayı kendi sayacınızla yönetmek
Bazı işletmeler irsaliye numarasını kendi muhasebe ya da ERP sayacından vermek ister. Kantardan giden akış bunu yapmaz: numara alanına OTOMATIK yazılır ve numarayı elle belirleme yolu bu akışta kullanılmaz. Numarayı elle belirleme özelliği başka bir yoldan kullanılırsa, sizin sayacınızla Turkcell'in sayacı aynı numara uzayında yan yana çalışmaya başlar ve çakışma riski doğar.
Çakışmayı önlemenin yolu, tek belge türü için tek sayaç sahibi olmaktır. Kantar akışını kullanıyorsanız bu sahibin Turkcell olduğunu kabul edin ve kendi sistemlerinizde Turkcell'in verdiği numarayı kaydedin. Aynı belge türü için iki sayacı paralel işletmek gerekiyorsa kapsamlarını, örneğin hangi serinin hangi sayaca ait olduğunu, baştan ayırın. Entegratör seçeneklerini karşılaştırmak için Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısına bakabilirsiniz.
Kontrol listesi
- Numara alanı OTOMATIK ise numarayı Turkcell sayacı verir.
- Seri kodu girdiyseniz Turkcell tarafında tanımlı olduğundan emin olun; girmediyseniz Turkcell varsayılan serisi kullanılır.
- Numara gönderimden önce bilinmez; yanıttan alınır.
- Taslak olarak gönderilen belge de numara alır; silinen taslak sayaçta boşluk bırakır.
- Canlıda Taslak Olarak Gönder kapalı olmalıdır.
- Kendi sayacınızla Turkcell sayacını aynı numara uzayında karıştırmayın.
Sayaç boşluğunun bilinen bir nedeni, numara almış bir taslağın silinmesidir. Numarayı Turkcell verir, gönderimden önce bilinmez ve taslaklar da sayaçtan numara tüketir.
Sık sorulan sorular
Turkcell e-İrsaliye numarasını kim verir?
Numarayı Turkcell'in kendi sayacı verir. STEQAR numara alanında OTOMATIK değerini gönderir. İsteğe bağlı üç harfli İrsaliye Seri Kodu girilmişse bu kodun Turkcell'de tanımlı olması gerekir; boş bırakılırsa Turkcell varsayılan serisini kullanır.
Silinen taslak neden sayaçta boşluk bırakır?
Taslak olarak gönderilen belge de Turkcell sayacından numara alır. Taslak sonradan silinirse o numara kullanılmamış kalır ve sayaçta bir boşluk oluşur. Nedeni silinen taslak olan bir boşluk, gönderilip kaybolan bir belge anlamına gelmez; sayaçta açılmış bir numara boşluğudur.
Belge numarasını gönderimden önce öğrenebilir miyim?
Hayır. Numarayı Turkcell sayacı atadığı için gönderimden önce belli değildir. Belge numarası, Turkcell'in gönderim yanıtından alınır.
Numarayı kendi ERP ya da muhasebe sayacımla vermek sorun çıkarır mı?
Çakışma riski doğar. Kantardan giden akış numarayı Turkcell sayacına bırakır; numarayı elle belirleme özelliği başka bir yoldan kullanılırsa sizin sayacınızla Turkcell sayacı aynı numaraya ulaşabilir. İki sayacın kapsamını baştan ayırmak gerekir.
STEQAR, Turkcell e-Şirket'in yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, Logo, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.