STEQAR, Veriban servisiyle çalışır. Tartım kapanınca belge hazırlanır, Veriban'a giriş yapılır, alıcının posta kutusu etiketi sorgulanır ve belge gönderilir; numarayı Veriban, ayarlarınızdaki seri kodundan atar. Gönderimden sonra belgenin XML, HTML ve PDF görünümleri kantar kayıtlarına alınır. Kayıttaki başarı, Veriban'ın gönderimi kabul etmesidir; GİB tarafındaki sonraki durum Veriban portalından izlenir.
Veriban bu akışta ne iş görür?
Kantar yazılımı e-İrsaliyeyi tek başına düzenlemez; belge bir entegratör aracılığıyla hazırlanır ve iletilir. STEQAR, bu iş için Veriban servisiyle çalışır. İş bölümü şöyledir: tartım, firma, malzeme, plaka, şoför ve teslimat bilgisi kantarda tutulur ve belge verisine dönüşür; alıcının posta kutusu bilgisi, numaralandırma ve belgenin iletimi ise Veriban tarafında yürür.
Bu ayrım sorun çıktığında yön gösterir. Tartım değeri ya da cari kartı yanlışsa düzeltme kantarda yapılır; numara, alıcı etiketi ya da belgenin entegratördeki karşılığı soruluyorsa bakılacak yer Veriban hesabıdır. Entegratörden bağımsız genel akışı Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısında anlattık; burada yalnızca Veriban'a özgü kısımlara bakıyoruz.
Tartımdan belgeye adım adım
Bir tartım kapandığında sıra şöyle ilerler:
- Belge hazırlanır. Alıcının VKN ya da TCKN'si, plaka, şoför, teslimat adresi ve kalemler tartım kaydından alınır; ayarlardaki gönderen firma bilgileriyle birlikte UBL-TR biçiminde belge oluşturulur.
- Giriş yapılır. STEQAR, seçili kimlik bloğuyla Veriban'a giriş yapar.
- Alıcının posta kutusu sorgulanır. Alıcının VKN ya da TCKN'sine ait etiketler Veriban'dan istenir ve içlerinden e-İrsaliye etiketi seçilir.
- Belge gönderilir. Belge, ek bir onay adımı beklenmeden gönderilecek biçimde Veriban'a iletilir.
- Numara alınır. Veriban'ın atadığı belge numarası yanıttan okunur ve kantar kaydına yazılır.
- Görünümler kaydedilir. Belgenin XML, HTML ve PDF görünümleri kantar kayıtlarına alınır.
Operatörün işi tartımı kapatmaktır; giriş, sorgu, gönderim ve kayıt adımları arkada yürür. Aynı bilginin sonradan başka bir ekrana elle girilmesi gerekmez.
Kurulumda neler girilir?
Veriban için TEST ve CANLI kimlik blokları ayrı ayrıdır; her blokta kullanıcı adı, şifre ve isteğe bağlı bir servis adresi bulunur. Ayarlardaki Test Ortamı işareti hangi bloğun kullanılacağını belirler. Seçili blokta kullanıcı adı ya da şifre eksikse gönderim yapılmaz ve eksik ayar bildirilir; STEQAR diğer bloğa geçmez. Gönderen firmanın VKN/TCKN ve unvan bilgisi de zorunludur. Bağlantı testi, Veriban'a yapılan bir giriş denemesinden ibarettir. Alanların tek tek anlamını ve izlenecek sırayı Veriban hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberinde anlattık.
Numarayı kim verir, seri kodu ne işe yarar?
Numarayı Veriban verir. STEQAR numara alanında otomatik değerini gönderir; Veriban numarayı ayarlardaki üç harfli İrsaliye Seri Kodu'ndan atar ve gönderim yanıtında bildirir. Seri alanı boşsa ya da geçersizse gönderim yapılmaz ve operatör ayar ekranındaki seri alanına yönlendirilir; seri ayrıca Veriban portalında tanımlı olmalıdır. Atanan numara kantar kaydına yazılır. Seri kodunun rolünü ve belge kimliğini Veriban'da e-İrsaliye numarasını kim verir? yazısında topladık.
Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse
Gönderimden önce STEQAR, alıcının posta kutusu etiketlerini Veriban'dan sorar. Etiketler belge tipine göre ayrışır; STEQAR yalnız e-İrsaliye etiketini aday alır ve fatura etiketine irsaliye göndermez. Sorgu başarıyla sonuçlanıp alıcının e-İrsaliye kutusu çıkmazsa alıcı kayıtsız sayılır: belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir, alıcının kimlik numarası belgede gerçek alıcı olarak kalır ve sonuç iletisine kâğıt çıktı notu yazılır. Sorgu sonuçlanmazsa tahmin yürütülmez, belge gönderilmez. Adımlar Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse Veriban'da yazısında.
Belge gönderilmeden önce durduran durumlar
Bazı eksikler belgenin Veriban'a hiç gitmemesine yol açar. Aşağıdaki tablo dört durumu ve bakılacak yeri özetler:
| Durum | Sonuç | Nereye bakılır? |
|---|---|---|
| Seçili blokta kimlik eksik | Gönderim yapılmaz, eksik ayar bildirilir. | Ayar ekranındaki Test ya da Canlı bloğu |
| Seri kodu boş ya da geçersiz | Gönderim yapılmaz. | Ayar ekranındaki seri alanı |
| Teslimat ve alıcı posta kodu boş | Gönderim yapılmaz. | Firma ya da Yer kartı; ayrıntı posta kodu yazısında |
| Alıcı sorgusu sonuçlanmadı | Tahmin yürütülmez, gönderim yapılmaz. | Bağlantı ve hesap durumu |
Gönderimden sonra belge arşivi
Gönderim başarılı olunca STEQAR, belgenin Veriban'daki son halini alır ve kantar kayıtlarına yazar. Belge hemen hazır olmayabileceği için sınırlı sayıda ve aralıklı yeniden sorar. Kayıtlar ekranında Görüntüle ve PDF Kaydet ile açılır. Bir görünüm alınamasa da gönderim başarılı kalır; XML alınamazsa gönderilen UBL, atanan numarayla saklanır. Bütünlük denetimi ve ayrıntılar Veriban e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısında.
Kayıttaki başarılı sonuç neyi söyler?
STEQAR kaydındaki başarılı sonuç, Veriban'ın gönderimi kabul etmesidir. Belgenin GİB'deki sonraki durumu Veriban portalından izlenir; ana uygulama bu durumu bugün kendiliğinden sorgulamaz. GİB kılavuzuna göre e-İrsaliye iptal edilemez ve alıcının kabul ya da red yanıtı vermesi zorunlu değildir; ayrıca STEQAR Veriban üzerinden uzaktan iptal işlemi yapmaz.
Kayıtta başarılı yazması, belgenin GİB tarafında tamamlandığı anlamına gelmez. İşletmenizde belge takibi yapan biri varsa durumu Veriban portalından kontrol etmesi gerekir. İki durum ekseni ayrıntısıyla Veriban e-İrsaliye durumları yazısında.
Bu yazılar hangi sırayla okunmalı?
Veriban ile yeni başlıyorsanız kurulum rehberinden, ardından numara ve alıcı yazılarından gitmek mantıklıdır. Günlük kullanımda posta kodu, belge görünümleri ve durumlar yazıları işinize yarar. Bağlantının koptuğu ya da yanıtın gelmediği günler için prosedür hazırlıyorsanız İnternet kesilince Veriban e-İrsaliye yazısı gerekir; orada gönderilemeyen kayıtların bekleyenler listesinde durduğunu ve yeniden gönderimi operatörün başlattığını anlatıyoruz. Veriban'ı öteki seçeneklerle yan yana değerlendirmek için Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısına, e-İrsaliyenin e-Faturadan farkı için e-İrsaliye mi, e-Fatura mı? yazısına bakabilirsiniz.
Numarayı Veriban atar; kantarın işi eksiksiz bir belge hazırlamak, alıcıyı gönderimden önce sorgulamak, yanıtı kayda yazmak ve belgenin görünümlerini saklamaktır.
Sık sorulan sorular
Veriban ile kantardan e-İrsaliye nasıl gönderilir?
Tartım kapandığında STEQAR belgeyi hazırlar, Veriban'a giriş yapar, alıcının posta kutusu etiketini sorgular ve belgeyi gönderir. Veriban'ın atadığı belge numarası kantar kaydına yazılır; belgenin XML, HTML ve PDF görünümleri de kayıtlara alınır.
Veriban'da e-İrsaliye numarasını kim verir?
Veriban verir. Kantar numara alanını otomatik olarak gönderir; numara, ayarlardaki üç harfli İrsaliye Seri Kodu'ndan atanır ve gönderim yanıtıyla kantar kaydına geçer.
Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse ne olur?
Etiket sorgusu başarıyla sonuçlanır ama alıcının e-İrsaliye kutusu çıkmazsa belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir. Alıcının VKN ya da TCKN'si belgede gerçek alıcı olarak kalır ve sonuç iletisi operatöre kâğıt çıktı teslim etmesini hatırlatır.
Kayıttaki başarılı sonuç GİB'in belgeyi kabul ettiği anlamına gelir mi?
Hayır. Başarılı sonuç, Veriban'ın gönderimi kabul ettiğini gösterir. Belgenin GİB tarafındaki sonraki durumu Veriban portalından izlenir; kantar uygulaması bu durumu kendiliğinden sorgulamaz.
STEQAR, Veriban'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, e-Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.