Veriban e-İrsaliye Durumları: Kuyruk Durumu ile Belge Durumu Farkı

Durum sözcüğü neden iki şeyi anlatır?

Veriban'a gönderilen bir dosya hakkında iki ayrı soru sorulabilir. Birincisi, dosyanın Veriban'ın işleme kuyruğunda nerede olduğudur. İkincisi, belgenin alıcıya ve GİB'e iletim durumudur. "Durum" demek, bu ikisinden hangisini kastettiğinize bağlı olarak farklı anlamlara gelir. İkisini aynı şey saymak, kuyruktaki bir ilerlemeyi belgenin teslimi sanmak demektir.

STEQAR'ın Veriban sürücüsü bu yüzden iki ayrı durum ekseni tanır ve ikisini birbirine karıştırmaz. Akışın bütününü Veriban ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında özetledik; burada yalnızca durumların okunuşuna bakıyoruz.

İki eksen yan yana

Tablodaki asıl fark üçüncü satırdadır. Kuyruk ekseni, tasarım gereği başarı üretemez. Böylece "kuyrukta tamamlandı" gibi bir bilgi, STEQAR sınıflarında belgenin teslimi gibi görünemez.

Kuyrukta başarıyla işlendi neden başarı değildir?

Bir kargo şubesinde paketin işlenmiş olması ile alıcının paketi teslim almış olması farklı olaylardır. Kuyruk ekseni de benzer biçimde yalnızca Veriban'ın iç işleyişini anlatır: dosyanın işlem sırasında nerede olduğunu ve işlemin sonuçlanıp sonuçlanmadığını. İşlemin bitmesi, belgenin GİB tarafından kabul edildiği anlamına gelmez.

Bu yüzden sürücü kuyruk durumunu en iyimser hâliyle bile beklemede olarak sınıflar. Hata varsa hatalı, geri kalan her durumda beklemede sonucu çıkar. Başarılı sonucu ancak belge ekseninden gelebilir. Kuyruk ekseninden başarılı üretilseydi, henüz alıcıya ulaşmamış bir belge kayıtta tamamlanmış görünebilirdi; tasarım bunu baştan engeller.

Belge durumu nasıl sınıflanır?

Belge ekseni, belgenin alıcıya ve GİB'e iletim sürecini anlatır. Sürücü gelen durumu şu sınıflara eşler:

Tanınmayan bir durumun hatalı sayılması bilinçli bir seçimdir: sonucu bilinmeyen bir belgeyi başarılı göstermek sorunu gizler, hatalı göstermek ise bir kontrolü tetikler. Belge ekseni birincildir; belge bulunamazsa sürücü kuyruk eksenine bakar ve oradan da yalnızca beklemede ya da hatalı sonucu üretir.

Red yanıtı neden hata sayılmaz?

Alıcı belgeyi reddettiğinde sınıf iptaldir; hatalı değildir. Gerekçe şudur: hatalı bir kaydın karşısında insanın ilk tepkisi yeniden göndermektir. Oysa alıcının reddettiği bir belge için doğru adım çoğu zaman yeniden göndermek değil, önce nedeni anlamaktır. İptal sınıfı bu daveti ortadan kaldırır.

Burada bir yanlış anlamayı önlemek gerekir: iptal sınıfı, STEQAR'ın belgeyi iptal ettiği anlamına gelmez. GİB kılavuzuna göre e-İrsaliye iptal edilemez ve STEQAR Veriban üzerinden uzaktan iptal işlemi yapmaz. Sınıf, alıcının reddettiğini anlatır. İade yanıtı ise farklıdır: iade, belge teslim edildikten sonraki bir olaydır; başarı sonucu değişmez ama iade bildirilir.

Kayıttaki başarılı sonuç neyi söyler?

STEQAR kaydında başarılı gördüğünüzde bu, "Veriban'a iletildi (işleniyor)" anlamındadır: Veriban gönderimi kabul etmiştir. Belgenin GİB'deki sonraki durumu için Veriban portalına bakılır. Ana uygulama bu durumu bugün kendiliğinden sorgulamaz; dolayısıyla yukarıdaki sınıflar, kayıt ekranında canlı izleme yapıldığı anlamına gelmez. GİB kılavuzuna göre alıcının kabul ya da red yanıtı vermesi de zorunlu değildir.

Bu yazının işlevi bu yüzden iki yönlüdür. Bir yandan sürücünün durumları hangi mantıkla ayırdığını gösterir. Öte yandan sizi, kayıttaki başarıyı belgenin teslimi sanmaktan korur. Portaldaki durum adlarının tek tek sözlüğünü ise burada vermiyoruz.

Bir durumu okurken izlenecek sıra

1. Önce hangi eksene baktığınızı belirleyin: dosyanın kuyruktaki yerine mi, belgenin iletim durumuna mı?
2. Kuyrukta işlendi görüyorsanız belge durumuna ayrıca bakın; kuyruk bilgisi tek başına yeterli değildir.
3. Belge alıcıya iletildi görünüyorsa belge teslim edilmiştir; alıcının yanıtı ayrı bir konudur.
4. Ara aşamalardan birindeyse kesin hüküm vermeyin; belge henüz yoldadır.
5. Hata görüyorsanız nedenini kayıttaki ileti ve Veriban portalı üzerinden netleştirin.
6. Red görüyorsanız yeni bir belge kesmeden önce alıcıyla ve muhasebe sorumlunuzla konuşun.
7. İade görüyorsanız belgenin teslim edildiğini, iadenin ise bu hükmü değiştirmediğini unutmayın.

Gönderim sırasında yanıtın hiç gelmediği durumlar ayrı bir konudur; onları İnternet kesilince Veriban e-İrsaliye yazısında anlattık. Belge kayıtlara alındıktan sonra nasıl açılacağı için Veriban e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısına bakabilirsiniz.

Operatör ve yönetici için kısa kurallar

• Kayıttaki başarılı sonucu belgenin GİB'de tamamlandığı diye aktarmayın; alıcıya "Veriban'a iletildi" deyin.
• Belge takibi yapan kişi varsa durumu Veriban portalından kontrol etme sorumluluğunu önceden belirleyin.
• Kuyrukta işlendi bilgisini tek başına yeterli saymayın.
• İptal sınıfındaki bir kaydı otomatik olarak hatalı sayıp yeniden göndermeyin.
• Entegratörleri yan yana değerlendirmek için Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısına göz atın.

Kuyrukta işlenmek teslim edilmek değildir; STEQAR bu yüzden kuyruk durumundan başarı üretmez.

Sık sorulan sorular

Veriban'da kuyruk durumu ile belge durumu aynı şey midir?

Hayır. Kuyruk durumu, dosyanın Veriban'ın işleme kuyruğundaki yerini anlatır. Belge durumu, belgenin alıcıya ve GİB'e iletim durumunu anlatır. STEQAR'ın Veriban sürücüsü bu iki ekseni ayrı tutar.

Kuyrukta başarıyla işlendi görünüyorsa belge GİB tarafından kabul edilmiş midir?

Hayır. Kuyrukta işlenmiş olmak GİB kabulü değildir. Sürücü kuyruk durumundan hiçbir zaman başarılı sonucu üretmez; yalnızca beklemede ya da hatalı sonucunu üretir.

Alıcı belgeyi reddederse STEQAR bunu hata sayar mı?

Hayır, iptal sınıfına alır. Red yanıtı hatalı sayılmaz, çünkü hatalı sonuç yeniden gönderim daveti oluşturur. GİB kılavuzuna göre e-İrsaliye iptal edilemez; STEQAR de Veriban üzerinden uzaktan iptal işlemi yapmaz.

Kayıttaki başarılı sonuç belgenin GİB'de tamamlandığı anlamına gelir mi?

Hayır. Başarılı sonuç, Veriban'ın gönderimi kabul ettiğini gösterir. Belgenin GİB'deki sonraki durumu Veriban portalından izlenir; ana uygulama bu durumu bugün kendiliğinden sorgulamaz.