Gönderim başarılı olunca STEQAR belgenin Veriban'daki son halini XML, HTML ve PDF olarak alır ve kantar kayıtlarına yazar; Kayıtlar ekranında Görüntüle ile açılır, PDF Kaydet ile dosyaya alınır. Belge hemen hazır olmayabileceği için STEQAR aralıklı yeniden sorar. Bozuk ya da başka belgeye ait içerik arşive alınmaz; bir biçim alınamasa da gönderim başarılı kalır.
Arşive alınan üç görünüm
Gönderim başarılı olduğunda STEQAR belgenin Veriban'daki son halini kantarın tarafına da taşır; böylece sevkle ilgili bir soru geldiğinde belgeye ulaşmak için ayrıca bir portala girmeniz gerekmez. Üç görünüm vardır ve her biri başka bir okuyucuya hitap eder.
| Görünüm | Ne işe yarar? | Alınamazsa |
|---|---|---|
| XML | Belgenin yapılandırılmış hali; son hal olarak imzalı XML beklenir. | STEQAR'ın gönderdiği UBL, atanan numarayla saklanır. |
| HTML | Belgenin ekranda okunabilir hali. | Gönderim başarılı kalır; görünüm eksik olur. |
| Dosyalamak, e-posta ile iletmek ve çıktı almak için uygun hali. | Gönderim başarılı kalır; görünüm eksik olur. |
Akışın bütünündeki yerini görmek için Veriban ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısına bakabilirsiniz; burada yalnızca görünümlerin alınışına odaklanıyoruz.
Belge hemen hazır olmayabilir
Gönderim yanıtı geldiği anda belgenin her görünümü Veriban tarafında hazır olmayabilir. STEQAR bu yüzden bir kez sorup bırakmaz; sınırlı sayıda ve aralıklı yeniden sorar. Hazır olmayan biçimler sonraki turda tekrar istenir, hazır olanlar kayda alınır.
XML için ek bir ayrıntı vardır: STEQAR imzalı XML bekler. İmzasız bir XML geldiğinde son tura kadar yeniden sorulur; son turda imzasız XML de kabul edilir. Amaç, belgenin Veriban'daki son halini elde etmek, ama bunun uğruna gönderimi sonsuza dek uzatmamaktır. Bekleme süresine, tur sayısına ya da aralığa dair bir rakam vermiyoruz.
İçerik kayda yazılmadan önce denetlenir
Veriban'dan dönen her dosya doğrudan saklanmaz. İçerik biçim ve bütünlük denetiminden geçmezse arşive alınmaz. Bu denetim üç sorunu yakalar:
- Dosya bozuksa,
- İçerik başka bir belgeye aitse,
- Dosyanın özet değeri doğrulanamıyorsa.
Denetimin amacı, Görüntüle ile açtığınız belgenin gerçekten o tartıma ait olduğundan emin olmanızı sağlamaktır. Bir biçim denetimden geçmezse yalnızca o görünüm eksik kalır; gönderim sonucu bozulmaz.
Bir biçim alınamazsa ne olur?
Görünümlerin alınması gönderim sonucunun önüne geçmez. Bir biçim alınamasa bile gönderim başarılı kalır; belge Veriban'a iletilmiştir ve numara kayıttadır. XML alınamazsa STEQAR'ın hazırlayıp gönderdiği UBL, Veriban'ın atadığı numarayla saklanır.
Burada küçük ama önemli bir fark var: yedek olarak saklanan XML, Veriban'daki son hal değil, STEQAR'ın gönderdiği belgedir. Bu fark çoğu gündelik işte görünmez, ancak belgenin Veriban'daki hali ile elinizdeki dosyayı karşılaştırmanız gerektiğinde akılda tutulmalıdır. Eksik görünümü tamamlamak için ilk adım, kaydı açıp hangi biçimlerin dolu olduğuna bakmaktır.
Kayıtlar ekranında belgeyi görüntüleme
Arşive alınan belgeye Kayıtlar ekranından ulaşılır. İlgili e-İrsaliye kaydında iki işlem vardır: Görüntüle belgeyi açar, PDF Kaydet ise PDF görünümünü dosya olarak almanızı sağlar. Adımlar şöyledir:
- Kayıtlar ekranında ilgili tartımın e-İrsaliye kaydını bulun.
- Görüntüle ile belgeyi açın ve Veriban'ın atadığı numaranın göründüğünü kontrol edin.
- Dosya olarak saklamak ya da paylaşmak istiyorsanız PDF Kaydet'i kullanın.
Belgeyi açmak için her seferinde Veriban'a bağlanmanız gerekmez; görünümler kantar kayıtlarında durur.
Belgeyi açınca nelere bakmalı?
Görüntüle ile açtığınız belge, tartımdan hazırlanan verinin Veriban'daki son halidir. Bir sevk yola çıkmadan önce ya da sonradan bir uyuşmazlık çıktığında, belgeyi tartım kaydıyla yan yana koyup şu alanları karşılaştırmak yeterli bir kontroldür:
- Alıcının unvanı ile VKN ya da TCKN'si,
- Araç plakası ve şoförün adı,
- Teslimat adresi; posta kodunun dolu olması gerektiğini teslimat posta kodu yazısında anlattık,
- Kalemler ve miktarlar,
- Veriban'ın atadığı belge numarası.
Bir fark görürseniz kaynak veriyi, yani tartım kaydını ve ilgili Firma ya da Yer kartını gözden geçirin. Belgenin Veriban'daki hali, hazırlandığı andaki veriyi yansıtır; kantardaki bir kartı sonradan değiştirmek, daha önce gönderilmiş belgeyi kendiliğinden değiştirmez.
Gündelik kullanımdan örnekler
- Sürücü irsaliye çıktısını kaybettiğinde PDF Kaydet ile dosyayı yeniden almak.
- Muhasebe belge numarasını sorduğunda Görüntüle ile numarayı kayıttan okumak; numarayı elle yazmak yerine kayıttan almak yazım hatasını önler. Muhasebe tarafındaki akış için Kantar muhasebe entegrasyonu yazısına bakılabilir.
- Alıcı bir uyuşmazlık bildirdiğinde tartım kaydıyla belgeyi yan yana koyup plaka, alıcı ve miktarı karşılaştırmak.
- Ay sonunda belge kopyalarını toplarken kayıtları tek tek Veriban portalında aramak yerine Kayıtlar ekranından PDF Kaydet ile almak.
- Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse çıktı alıp teslim etmek; bu yolun ayrıntısı Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse Veriban'da yazısında.
İlk gönderimden sonra kısa bir deneme
Kurulum tamamlandığında görünümleri bir kez denemek, eksikleri işin başında fark etmenizi sağlar:
- Bir gönderim yapın ve kaydın başarılı olmasını bekleyin.
- Kaydı Kayıtlar ekranında açın; numaranın yazıldığına bakın.
- PDF Kaydet ile dosyayı kaydedip açın ve plaka, alıcı ile miktarın tartımla uyuştuğunu görün.
Hangi ayarların girileceğini Veriban hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberinde anlattık. Genel çerçeve için e-İrsaliye kantar entegrasyonu yazısı da yararlıdır.
Kayıttaki başarılı sonuç, üç görünümün de kayıtta bulunduğunu söylemez; yalnızca Veriban'ın gönderimi kabul ettiğini söyler. Önemli bir sevkte PDF gerekiyorsa, görünümü gönderimden hemen sonra açıp denemek eksiği işlem sırasında fark etmenizi sağlar. Bu yazı, görünümlerin ne kadar sürede hazır olacağına dair bir söz vermez.
Kantar kayıtlarındaki görünümler belgeye tek adımda ulaşmanız içindir; belgenin asıl kaynağı Veriban'daki kayıttır.
Sık sorulan sorular
Veriban'a gönderdiğim e-İrsaliyenin PDF'ini nereden alırım?
Gönderim başarılı olunca STEQAR belgenin Veriban'daki son halini alır ve kantar kayıtlarına yazar. Kayıtlar ekranında Görüntüle ile belgeyi açabilir, PDF Kaydet ile dosyaya alabilirsiniz.
Belge Veriban'da hemen hazır olmayabilir mi?
Olabilir. STEQAR sınırlı sayıda ve aralıklı yeniden sorar. İmzalı XML beklenir; son turda imzasız XML de kabul edilir.
Bir biçim alınamazsa gönderim başarısız sayılır mı?
Hayır. Bir biçim alınamasa da gönderim başarılı kalır. XML alınamazsa STEQAR'ın hazırlayıp gönderdiği UBL, Veriban'ın atadığı numarayla saklanır.
Veriban'dan gelen dosyanın doğru belge olduğu kontrol edilir mi?
Evet. İçerik biçim ve bütünlük denetiminden geçmezse, yani dosya bozuksa, başka bir belgeye aitse ya da özeti doğrulanamıyorsa arşive alınmaz.
STEQAR, Veriban'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, e-Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.