STEQAR göndermeden önce alıcının posta kutusu etiketlerini Veriban'dan sorar. Alıcının e-İrsaliye kutusu yoksa belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir, sonuç başarıdır ve sonuç iletisi kâğıt çıktı teslimini hatırlatır. Sorgu sonuçlanmazsa belge gönderilmez; STEQAR tahmin yürütmez.
Gönderimden önce alıcı neden sorgulanır?
Bir sevkiyat için irsaliye düzenlerken alıcı çoğu zaman bilinen bir firmadır, ama e-İrsaliye kullanıp kullanmadığı kantar başından görünmez. Bu yüzden STEQAR belgeyi iletmeden önce alıcının VKN ya da TCKN'sine ait posta kutusu etiketlerini Veriban'dan sorar. Cevap, belgenin hangi yoldan gideceğini belirler.
Sorgunun yeri akışın ortasındadır: belge hazırlanır, Veriban'a giriş yapılır, etiketler sorulur, ardından belge iletilir. Bütün akışı Veriban ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında anlattık; bu yazıda yalnızca sorgunun sonucuna bakıyoruz. e-İrsaliyenin e-Faturadan farkı için e-İrsaliye mi, e-Fatura mı? yazısı yararlı olur.
Etiket nedir ve neden birden çok olabilir?
Etiket, alıcının posta kutusunu belirten kayıttır. Aynı VKN için birden çok etiket bulunabilir ve etiketler belge tipine göre ayrışır; yani bir firmanın fatura kutusu olması, irsaliye kutusu olduğu anlamına gelmez. STEQAR bu yüzden listeyi süzer: yalnız e-İrsaliye etiketini aday alır, fatura etiketine irsaliye göndermez. Birden çok irsaliye etiketi varsa belirli bir kuralla birini seçer; aynı etiket listesi her seferinde aynı seçimi verir.
| Sorgu sonucu | STEQAR ne yapar? |
|---|---|
| Alıcının e-İrsaliye etiketi var | Belge bu etikete göre gönderilir. |
| Birden çok irsaliye etiketi var | Belirli bir kuralla biri seçilir. |
| Etiket yok ya da yalnız fatura etiketi var | Alıcı kayıtsız sayılır; belge GİB sanal posta kutusuna kesilir. |
| Sorgu hata verdi ya da zaman aşımına uğradı | Tahmin yürütülmez, belge gönderilmez. |
| Alıcı VKN/TCKN boş | Belge gönderilmez. |
| Tanınmayan belge tipi görüldü | Belge gönderilmez. |
Kayıtsız alıcıda belge nereye gider?
Sorgu başarıyla sonuçlanıp alıcının e-İrsaliye kutusu çıkmadığında alıcı kayıtsız sayılır. STEQAR bu durumda belgeyi GİB'in sanal posta kutusuna keser. Alıcının VKN ya da TCKN'si belgede gerçek alıcı olarak kalır; sanal kutu yalnızca belgenin gönderildiği adrestir. Sonuç başarıdır, hata değildir. Sonuç iletisine "alıcıya kâğıt çıktı teslim edin" notu yazılır ve işlem entegratör günlüğüne kaydedilir. Alıcı kayıtlıysa sanal kutu kullanılmaz.
Kayıtsız olmak, alıcı firmanın başka bir yönden vergi mükellefi olmadığını söylemez; yalnızca e-İrsaliye kutusunun bulunmadığını gösterir. Sanal kutu da alıcının kimliği değil, belgenin gönderildiği adrestir. Bu yüzden belge hâlâ gerçek alıcının kimlik numarasını taşır ve işlemin entegratör günlüğüne yazılması, kayıtsız yola düşen belgelerin sonradan da izlenebilmesini sağlar.
GİB kılavuzuna göre kayıtsız alıcıya düzenlenen e-İrsaliye sanal alıcıya gönderilir ve alıcıya kâğıt çıktı ya da elektronik yolla teslim edilir. Dolayısıyla bu durumda alıcıya teslim, sonuç iletisinin hatırlattığı gibi operatörün üstlendiği bir adımdır. Kılavuz elektronik teslimi de anar; STEQAR'ın sonuç iletisi kâğıt çıktıyı hatırlatır, elektronik teslimin nasıl yapılacağı ise işletmenin kendi uygulamasına kalır.
Kâğıt çıktı adımı pratikte nasıl yürür?
- Gönderim sonucunu ve sonuç iletisindeki kâğıt çıktı notunu okuyun.
- Belgenin PDF görünümü kantar kayıtlarına alınabildiyse Kayıtlar ekranında Görüntüle ya da PDF Kaydet ile açın. Görünümlerin nasıl alındığı Veriban e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısında.
- Çıktıyı alıp alıcıya teslim edilecek biçimde hazırlayın.
Sanal kutu yolunda belgenin GİB tarafında nasıl sonuçlandığını bu yazıda anlatmıyoruz. Gönderimden sonraki durumu Veriban portalından izlersiniz; STEQAR kaydı bu aşamada yalnızca gönderimin Veriban tarafından kabul edildiğini gösterir.
Sorgu sonuçlanmazsa neden gönderilmez?
Burada ince bir ayrım vardır: alıcıyı kayıtsız saymak için sorgunun başarıyla sonuçlanması gerekir. Sorgu hata verdiğinde ya da zaman aşımına uğradığında STEQAR alıcının kayıtlı mı kayıtsız mı olduğunu bilmez, bu yüzden varsayım yapmaz. Alıcı gerçekte e-İrsaliye kullanıyorsa belgeyi sanal kutuya kesmek yanlış olurdu; bunun yerine belge hiç gönderilmez.
Gönderilemeyen e-İrsaliye kayıtları bekleyen ya da başarısız kayıtlar listesinde durur; bağlantı ya da hesap sorunu giderildiğinde yeniden gönderimi operatör başlatır. Süreci İnternet kesilince Veriban e-İrsaliye yazısında anlattık.
Örnek: aynı gün üç alıcı, üç sonuç
Sabah üç sevkiyat çıkıyor. Birinci alıcının e-İrsaliye etiketi var; belge etikete göre gider ve atanan numara kayda yazılır. İkinci alıcının Veriban'da yalnız fatura kutusu var; irsaliye için kayıtsız sayılır, belge sanal kutuya kesilir ve kâğıt çıktı notu çıkar. Üçüncü alıcının firma kartında VKN boş kalmış; belge gönderilmez ve kartın tamamlanması gerekir. Üç farklı sonuç aynı akışın üç doğru çıktısıdır.
Operatör ve yönetici için kısa kurallar
- Alıcı firma kartında VKN ya da TCKN'nin eksiksiz girildiğinden emin olun.
- Kâğıt çıktı notu gördüğünüzde belgeyi alıcıya teslim edilecek biçimde hazırlayın.
- Sanal kutuya kesilen belgeyi hata saymayın; sonuç başarıdır.
- Alıcının e-Fatura kullandığını bilmek, e-İrsaliye kutusu olduğu anlamına gelmez; kayıtsız sonucu çıkarsa şaşırmayın.
- Gün sonunda kâğıt çıktı notu taşıyan sonuçları gözden geçirip çıktının teslim edildiğinden emin olun.
- Sorgunun sonuçlanmadığı kaydı tekrar tekrar göndermeyin; önce bağlantıyı ve hesabı kontrol edin.
- Entegratör seçeneklerini karşılaştırmak için Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısına bakın.
Kayıtsız alıcı bir hata değil, ayrı bir yoldur: belge sanal kutuya kesilir, çıktıyı teslim etmek ise operatöre kalır.
Sık sorulan sorular
Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse Veriban'da belge gönderilir mi?
Evet. Etiket sorgusu başarıyla sonuçlanıp alıcının e-İrsaliye kutusu çıkmazsa alıcı kayıtsız sayılır ve belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir. Sonuç başarıdır ve sonuç iletisine kâğıt çıktı notu yazılır.
Alıcının yalnızca e-Fatura kutusu varsa ne olur?
STEQAR yalnız e-İrsaliye etiketini aday alır. Sorguda yalnız fatura etiketi dönüyorsa alıcı irsaliye için kayıtsız sayılır; fatura etiketine irsaliye gönderilmez.
Etiket sorgusu sonuçlanmazsa belge yine de gönderilir mi?
Hayır. Sorgu hata verirse, zaman aşımına uğrarsa, alıcının VKN ya da TCKN'si boşsa ya da tanınmayan bir belge tipi görülürse STEQAR tahmin yürütmez ve belgeyi göndermez.
Sonuç iletisindeki kâğıt çıktı notu ne anlama gelir?
Alıcıya kâğıt çıktı teslim edilmesi gerektiğini hatırlatır. GİB kılavuzuna göre kayıtsız alıcıya düzenlenen e-İrsaliye sanal alıcıya gönderilir ve alıcıya kâğıt çıktı ya da elektronik yolla teslim edilir.
STEQAR, Veriban'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, e-Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.