Veriban'da numarayı Veriban verir. Kantar numara alanını otomatik gönderir; numara, ayarlardaki üç harfli İrsaliye Seri Kodu'ndan atanır ve gönderim yanıtıyla kantar kaydına yazılır. Seri boş ya da geçersizse gönderim yapılmaz. ETTN ise numaradan ayrı bir kimliktir ve STEQAR tarafından üretilir.
Üç ayrı kavram: seri kodu, numara ve ETTN
Veriban ile çalışırken üç ifade birbirine karışabilir. Birincisi seri kodudur: ayarlarda siz girersiniz, üç harften oluşur ve numaranın hangi seriden atanacağını belirler. İkincisi belge numarasıdır: insanların okuyup konuştuğu tanımlayıcıdır ve Veriban atar. Üçüncüsü ETTN'dir: belgeyi sistemler arasında tekil olarak işaret eden kimliktir ve bunu STEQAR üretir.
| Kavram | Kim belirler? | Nerede karşınıza çıkar? |
|---|---|---|
| Seri kodu | İşletme girer; seri Veriban portalında da tanımlı olmalıdır. | Ayar ekranında İrsaliye Seri Kodu alanı |
| Belge numarası | Veriban, seri kodundan atar. | Gönderim yanıtı ve kantar kaydı |
| ETTN | STEQAR her belge için üretir. | Kantar kaydı ve Veriban'a iletilen belge |
Akışın bütününü Veriban ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında özetledik. Burada yalnızca numaralandırma konusuna odaklanıyoruz.
Numara neden gönderimden önce belli değildir?
STEQAR belgeyi hazırlarken numara alanına otomatik değerini koyar. Gerçek numara ancak Veriban belgeyi aldığında oluşur ve gönderim yanıtında geri gelir. Sıra şöyledir:
- Tartım kapanır ve belge verisi hazırlanır; numara alanı otomatiktir.
- STEQAR Veriban'a giriş yapar, alıcının posta kutusu etiketini sorgular ve belgeyi iletir.
- Veriban, ayarlardaki seri kodundan numarayı atar ve gönderim yanıtında bildirir.
- STEQAR atanan numarayı kantar kaydına yazar.
Numara üçüncü adımda oluştuğu için ilk iki adımda kantar başında bilinen bir numara yoktur. Alıcı ya da sürücü numarayı gönderimden önce sorarsa söylenecek söz kısadır: "Belge yolda, numara sonuç gelince kayıtta görünecek." Numaranın nasıl görüneceğine dair bir tahminde bulunmayın; kayıtta gördüğünüz değer Veriban'ın verdiği değerdir.
Seri kodu nasıl girilir?
Seri kodu, ayar ekranındaki İrsaliye Seri Kodu alanına yazılır. Üç harfli olması beklenir. Alan boşsa ya da geçersiz bir değer girilmişse STEQAR gönderimi yapmaz; Veriban'a hiçbir çağrı gitmez ve operatör ayar ekranındaki seri alanına yönlendirilir.
Serinin ayar ekranında doğru yazılması tek başına yetmez; aynı serinin Veriban portalında da tanımlı olması gerekir. Portalda serinin nasıl tanımlandığı Veriban'ın arayüzüne ait bir konudur ve burada anlatılmaz. Kurulum sırasında seri alanını diğer ayarlarla birlikte doldurmak için Veriban hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberindeki kontrol listesini kullanabilirsiniz.
Kurulum günü: seri alanı boşsa ne görürsünüz?
Yeni bir kurulumda şöyle bir durumla karşılaşılabilir: bağlantı testi geçmiştir, ama seri alanı doldurulmamıştır. Operatör ilk tartımı kapatır, ancak e-İrsaliye gönderilmez. Sebep açıktır: numara Veriban tarafından seri kodundan atanacağı için seri olmadan gönderim yapılmaz ve Veriban'a çağrı gitmez. Operatör ayar ekranındaki seri alanına yönlendirilir; bu yönlendirme sorunun nerede çözüleceğini gösterir.
Bu noktada yapılacak iş basittir: yönetici seri kodunu girer, serinin Veriban portalında tanımlı olduğunu kontrol eder ve ayarı kaydeder. Gönderilemeyen kayıtlar bekleyen ya da başarısız kayıtlar listesinde durur; yeniden gönderimi operatör başlatır. Bu sürecin ayrıntısı internet kesilince yazısındadır. Seri kodu bir kez girilen ve kolay kolay değişmeyen bir ayardır; bu yüzden ayarı yöneticinin yapması, operatörün ise uyarıyı iletmesi düzenli bir iş bölümü sağlar.
Atanan numara kayda nasıl geçer?
Gönderim başarılı olduğunda Veriban numarayı yanıtla birlikte bildirir ve STEQAR bu numarayı kantar kaydına yazar. Alıcı belgeden söz ettiğinde plaka ve tarihle birlikte kayıttaki numarayı da söylemek tereddüdü azaltır. Muhasebe tarafıyla eşleştirme yapıyorsanız numarayı elle tutmak yerine kayıttan okuyun; muhasebe bağlantısının genel çerçevesi kantar muhasebe entegrasyonu yazısında anlatılıyor.
ETTN numaradan nasıl ayrılır?
ETTN'yi Veriban değil STEQAR üretir. Kimlik, belge ilk kez gönderilmeden önce kayda yazılır ve aynı kayıt için elle ya da otomatik yapılan bütün yeniden denemelerde aynı kalır. Belge Veriban'a bu kimlikle iletilir. Bu düzenin pratik faydası, aynı tartıma ait denemelerin hep aynı belgeyi işaret etmesidir; kantar her denemede yeni bir kimlik uydurmaz.
Kimliğin yeniden gönderimlerdeki rolünü ve yanıtın kaybolduğu durumları İnternet kesilince Veriban e-İrsaliye yazısında ele alıyoruz. Genel olarak e-İrsaliye sürecini ilk kez okuyorsanız Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısı iyi bir başlangıçtır.
Gündelik işte örnek bir durum
Öğleden sonra bir alıcı arayıp sabah çıkan sevkiyatın irsaliyesini istiyor. Operatör kantar kaydında plakayı ve tarihi bulur. Kayıtta numara yazıyorsa Veriban belgeyi atamış demektir ve numara alıcıya söylenebilir. Numara yoksa gönderimin sonuçlanmamış olabileceğini düşünerek kaydın durumuna bakılır; bu noktada numara uydurulmaz ve eski bir belgenin numarası kullanılmaz.
Operatör ve yönetici için kısa kurallar
- Numarayı kantarda elle belirlemeye çalışmayın; numara alanı otomatiktir.
- İrsaliye Seri Kodu'nu üç harfli girin ve aynı serinin Veriban portalında tanımlı olduğundan emin olun.
- Gönderim sonuçlanmadan sürücüye ya da alıcıya numara söylemeyin.
- Bir belgeden söz ederken numaranın yanında plakayı, tartım tarihini ve kayıttaki ETTN'yi de belirtin; yazışmalarda üçü birlikte hangi belgenin kastedildiğini netleştirir.
- Seri uyarısı alırsanız belgeyi tekrar tekrar göndermek yerine önce ayar ekranındaki seri alanını düzeltin.
Seri kodunu siz girersiniz, numarayı Veriban verir, ETTN'yi STEQAR üretir; her biri kendi alanında kalırsa karışıklık çıkmaz.
Sık sorulan sorular
Veriban'da e-İrsaliye numarasını kim verir?
Veriban verir. Kantar numara alanını otomatik olarak gönderir; Veriban numarayı ayarlardaki üç harfli İrsaliye Seri Kodu'ndan atar ve gönderim yanıtıyla bildirir.
Seri kodu boş ya da geçersizse ne olur?
Gönderim yapılmaz ve Veriban'a çağrı gitmez. Operatör, ayar ekranındaki seri alanına yönlendirilir. Seri ayrıca Veriban portalında tanımlı olmalıdır.
Numarayı gönderimden önce öğrenebilir miyim?
Hayır. Numara gönderim yanıtıyla birlikte bildirilir ve o anda kantar kaydına yazılır. Gönderim sonuçlanmadan kesin bir numara yoktur.
ETTN'yi kim üretir?
STEQAR üretir. Her belge için bir ETTN oluşturulur, ilk denemeden önce kayda yazılır ve aynı kayıt için yapılan tüm yeniden denemelerde aynı kalır. Belge Veriban'a bu kimlikle iletilir.
STEQAR, Veriban'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, e-Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.