STEQAR, Veriban'a göndermeden önce teslimat adresinin posta kodunu denetler. Teslimat posta kodu da alıcı firmanın adresindeki posta kodu da boşsa belge gönderilmez, Veriban'a çağrı yapılmaz ve sonuç iletisi Firma ya da Yer kartından posta kodunu doldurmanızı ister. Posta kodu uydurulmaz ve başka bir kaynaktan türetilmez; çözüm kartı tamamlamaktır.
Gönderimden önce hangi alan denetlenir?
Bir e-İrsaliye malın nereye gittiğini de taşır; bu yüzden belgenin teslimat adresi bölümünde posta kodunun bulunması gerekir. GİB'in belge şeması bu alanı zorunlu tutar. STEQAR eksiği Veriban'ın bulmasını beklemez: belgeyi iletmeden önce teslimat adresine bakar ve kod yoksa süreci orada durdurur. Bu aşamada ağ çağrısı yapılmadığı için Veriban tarafında ortada bir belge de oluşmaz.
Denetim, Veriban akışının küçük ama sert bir adımıdır. Akışın bütününü, yani belgenin hazırlanmasından arşive alınmasına kadar bütün basamakları Veriban ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında özetledik. Burada yalnızca posta kodu kuralına bakıyoruz.
Üç durum, iki sonuç
Kural iki alana bakar: teslimat adresinin posta kodu ve alıcı firmanın adresindeki posta kodu. İkisinden biri doluysa denetim geçilir; ikisi de boşsa belge durur.
| Teslimat posta kodu | Alıcı firma adresindeki posta kodu | Sonuç |
|---|---|---|
| Dolu | Dolu ya da boş | Denetim geçilir, gönderim sürer. |
| Boş | Dolu | Denetim yine geçilir; firma adresindeki kod de kabul edilir. |
| Boş | Boş | Belge gönderilmez, Veriban'a çağrı yapılmaz, yönerge iletilir. |
Tablodan çıkan pratik sonuç şudur: kodun iki yerden birinde kayıtlı olması yeter, ikisinin de boş kalması yetmez. Yeni açılmış bir cari kartında adres yazılıp posta kodu atlanmışsa sorun ancak teslimat tarafı da boşken ortaya çıkar.
Sonuç iletisi ne der?
Denetim başarısız olduğunda kayıtta sonuç iletisi görürsünüz ve ileti ne yapılması gerektiğini söyler: Firma ya da Yer kartından posta kodunu doldurun. Yönerge sorunun nerede çözüleceğini gösterir, bu yüzden hata metnini yorumlamak gerekmez; iki karta bakıp eksik alanı tamamlamak yeterlidir.
İletinin uygulamada hangi ekranda görüneceğini bu yazıda söylemiyoruz. Bildiğimiz, yönergenin sonuç iletisinde yer aldığıdır. Gönderimin neden yapılmadığını anlamak için kayda ait sonuç iletisini okumanız yeterlidir.
Firma kartı ile Yer kartı arasındaki fark
İleti iki kartı birlikte anar çünkü teslimat bilgisi iki yerden gelebilir. Alıcı firmanın kendi adresi Firma kartında, sevkin gittiği nokta ise Yer kartında tutulur. Hangisinin kullanıldığı, sevkin tartım anında nasıl kaydedildiğine bağlıdır. Eksik kodun kaynağı çoğu zaman şunlardan biridir:
- Alıcının Firma kartı açılırken posta kodu alanı boş bırakılmıştır.
- Sevk, alıcının adresinden farklı bir şantiyeye ya da depoya yapılmakta ve o yerin Yer kartı eksiktir.
- Kart eski bir kayıttan kopyalanmış ve adres bölümü yarım kalmıştır.
Emin olamadığınızda iki kartı birlikte açıp kontrol etmek, doğru karta ilk denemede ulaşmanızı sağlar. Cari bilgilerinin muhasebe tarafıyla nasıl eşlendiğini merak ediyorsanız Kantar muhasebe entegrasyonu yazısı bu konuyu ayrıca ele alır.
STEQAR neden bir posta kodu uydurmaz?
Eksik alanı sessizce doldurup belgeyi göndermek kolay olurdu; STEQAR bunu yapmaz. Posta kodu uydurulmaz ve adresin başka bir parçasından ya da başka bir kaynaktan türetilmez. Gerekçe basittir: resmî bir belgeye gerçek olmayan bir adres bilgisi yazmak, alanı boş bırakıp gönderimi durdurmaktan daha ağır bir hatadır. Durdurmanın bedeli birkaç dakikalık bir kart düzeltmesidir; yanlış bir kodun bedeli ise belgenin yanlış bilgiyle yola çıkmasıdır.
Aynı mantık Veriban akışının başka noktalarında da görülür. Alıcının posta kutusu sorgusu sonuçlanmazsa tahmin yürütülmez, seri kodu eksikse belge gönderilmez. Alıcı tarafındaki davranışı Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse Veriban'da yazısında anlattık.
Eksik posta kodunu giderme sırası
- Kayda ait sonuç iletisini okuyun ve eksik olanın teslimat adresinin posta kodu olduğunu doğrulayın.
- Alıcı firmanın Firma kartını açın ve adres bölümündeki posta kodunu doldurun.
- Sevk belirli bir teslimat noktasına yapılıyorsa o noktanın Yer kartını da kontrol edin.
- Kartları kaydedin. Aynı alıcıya yapılacak sonraki sevkler artık bu eksik olmadan başlar.
Kurulum sırasında yapılan diğer kontrollerin yanına bir madde olarak cari kartlarını da eklemek mantıklıdır. Veriban hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberindeki kontrol listesi, ayarlar tamamlandıktan sonra bu tür kart eksiklerine bakmak için uygun bir yerdir.
Örnek bir durum: yeni müşteriye ilk sevk
Bir işletme yeni bir müşterisine ilk kez malzeme sevk ediyor. Firma kartı açılırken unvan, VKN ve adres yazılmış, posta kodu atlanmış. Tartım kapanır, fiş çıkar, ama e-İrsaliye gönderilmez; kayıttaki sonuç iletisi Firma ya da Yer kartından posta kodunu doldurmayı ister. Belge Veriban'a hiç gönderilmediği için Veriban portalında onu aramanın anlamı yoktur: sorun kartta, çözüm de kartta.
Operatör iletiyi yöneticiye iletir, yönetici müşterinin gerçek posta kodunu öğrenip karta yazar. Bundan sonraki sevklerde aynı eksik tekrarlanmaz. İş bölümü açıktır: operatör eksiği yakalar, kartı tamamlamak ise bilgiyi bilen kişinin işidir.
Önceden önlem almak için kısa kurallar
- Yeni bir alıcı kartı açarken posta kodunu adresle birlikte girin; alanı sonraya bırakmayın.
- Düzenli sevk ettiğiniz alıcıların kartlarını bir kez gözden geçirin ve boş posta kodlarını tamamlayın.
- Şantiye ya da depo gibi farklı teslimat noktaları için ayrı Yer kartı kullanıyorsanız, her birinde posta kodunu doldurun.
- Kodu emin olmadan tahmin ederek girmeyin; alıcıdan ya da alıcının belgelerinden doğrulayın.
Genel e-İrsaliye kavramlarını gözden geçirmek isterseniz e-İrsaliye kantar entegrasyonu yazısı iyi bir başlangıçtır.
Bu yazı, posta kodunun hangi biçimde yazılması gerektiğini ya da belgenin GİB tarafında kabul edileceğini söylemez. Yalnızca STEQAR'ın göndermeden önce yaptığı denetimi ve eksik çıktığında verdiği yönergeyi anlatır.
Posta kodu iki karttan birinde dolu değilse belge yola çıkmaz; STEQAR kodu tahmin etmek yerine kartı tamamlamanızı ister.
Sık sorulan sorular
Teslimat posta kodu boşsa Veriban e-İrsaliyesi gönderilir mi?
Teslimat adresindeki posta kodu da alıcı firmanın adresindeki posta kodu da boşsa STEQAR belgeyi göndermez. Veriban'a hiçbir çağrı yapılmaz ve sonuç iletisi Firma ya da Yer kartından posta kodunu doldurmanızı ister.
STEQAR eksik posta kodunu kendisi tamamlar mı?
Hayır. Posta kodu uydurulmaz ve başka bir kaynaktan türetilmez. Belgeye yalnızca kartlarda gerçekten kayıtlı bir değer girer; kayıtlı değer yoksa gönderim durur.
Posta kodunu Firma kartına mı, Yer kartına mı yazmalıyım?
Sonuç iletisi iki kartı birlikte anar. Alıcı firmanın adres bilgisi Firma kartında, sevkin gittiği yerin bilgisi Yer kartında durur; hangisinin devreye girdiği sevkin nasıl kaydedildiğine bağlıdır. İkisini birlikte kontrol etmek en güvenli yoldur.
Posta kodu zorunluluğu yalnızca STEQAR'ın kuralı mıdır?
Hayır. GİB'in belge şeması da teslimat adresinde posta kodunu zorunlu tutar. STEQAR bu eksiği, belge Veriban'a gitmeden önce kendi tarafında yakalar.
STEQAR, Veriban'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, e-Logo, Turkcell e-Şirket, Orkestra ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.