Orkestra'da e-İrsaliye Numarasını ve ETTN'yi Kim Verir?

Numarayı ve ETTN'yi kim belirler?

Kantar başında çalışan biri için soru çoğu zaman şu biçimde gelir: tartım kapandı, kamyon çıkışa yöneliyor, sürücü irsaliyesinin numarasını soruyor. Orkestra e-Faturacım ile çalışırken bu soruya tartım kapanır kapanmaz kesin bir numarayla cevap vermek mümkün değildir, çünkü numara kantarda üretilmez.

STEQAR belge verisini hazırlarken numara alanını otomatik olarak gönderir; belgeye gerçek numarayı Orkestra verir. Aynı iş bölümü ETTN için de geçerlidir: ETTN de sunucu tarafında, yani Orkestra'da üretilir. Kısacası kantar belgeyi ve içeriğini hazırlar, kimlik niteliğindeki iki değeri ise Orkestra belirler.

Tartımdan belgeye geçişin genel mantığını entegratörden bağımsız olarak Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısında anlattık. Burada yalnızca Orkestra'ya özgü numara ve ETTN davranışına bakıyoruz.

Numara belge gönderilmeden önce neden belli değildir?

Numaranın ne zaman belli olacağı, belgenin izlediği yoldan çıkar:

1. Tartım kapanır ve STEQAR fiş ile irsaliye verisini oluşturur.
2. STEQAR Orkestra'ya giriş yapar; oturum yoksa bu adım gönderimden hemen önce yürür.
3. Belge verisi e-İrsaliye yükleme servisine gönderilir. Numara alanı otomatiktir.
4. Orkestra belgeyi işler, numarayı ve ETTN'yi atar ve yanıt verir.
5. STEQAR yanıttan belge numarasını, ETTN'yi ve belgenin XML'ini alır.

Numara dördüncü adımda atandığı için ilk üç adımda kantar başında bilinen bir numara yoktur. Bu nedenle sürücüye ya da muhasebeye gönderimden önce numara vermeyin, numaranın hangi biçimde ya da sırayla çıkacağına dair bir varsayım da yapmayın. Gönderim sonuçlandığında Orkestra'nın verdiği değer neyse belgenin numarası odur. Numaranın biçimi bu yazının konusu değildir.

Operatörün sürücüye söyleyebileceği doğru cümle şudur: "Belge gönderiliyor, numarası sonuç gelince kayıtta görünecek." Bu cümle, henüz var olmayan bir numarayı tahmin etmekten çok daha güvenlidir.

ETTN nedir, belge numarasından farkı ne?

ETTN, Evrensel Tekil Tanımlama Numarası'nın kısaltmasıdır. Her e-belge için bir kez atanan ve belgeyi tekil olarak tanımlayan kimliktir. Belge numarası insanların okuyup konuştuğu tanımlayıcıdır; ETTN ise bir belgeyi sistemler arasında başka bir belgeyle karıştırmadan işaret etmeye yarar.

Kantar neden kendi ETTN'sini veremez?

Orkestra'da ETTN sunucu tarafında üretilir ve istemci, yani kantar yazılımı kendi ETTN'sini veremez. Pratikteki sonucu açıktır: kantar tarafında önceden üretilmiş, sonra Orkestra'ya iletilen bir ETTN yoktur. Kayıtta gördüğünüz ETTN, Orkestra'nın yanıtıyla gelen değerdir.

Bu bilgi bir hata ayıklama kolaylığı da sağlar. Bir belgenin ETTN'si kayıtta yoksa bunun nedeni kantarın değeri üretmemiş olması değildir; değer Orkestra'dan gelir ve ancak yanıt alındıktan sonra kayda geçer. Yanıtın hiç gelmediği durumlarda neler olacağını Orkestra'da yanıt gelmezse yazısında ele aldık.

Kantar kaydında ETTN neye yarar?

ETTN kantar kaydında gösterilir. Gündelik işte üç durumda işinize yarar:

• Alıcı belgeyi sorduğunda. Karşı taraf "Dünkü sevkiyatın irsaliyesi bize ulaşmadı" dediğinde plaka ve tarihin yanında ETTN'yi de iletirseniz hangi belgeden söz ettiğiniz tereddüt bırakmaz.
• Muhasebe eşleştirmesinde. Kayıttaki belge numarasını ve ETTN'yi birlikte okuyup muhasebe tarafındaki karşılığıyla eşleştirirsiniz. Muhasebe tarafının nasıl bağlandığı kantar muhasebe entegrasyonu yazısında anlatılıyor.
• Destek yazışmasında. STEQAR ya da Orkestra ile yazışırken tartım tarihi, plaka, belge numarası ve ETTN'yi birlikte vermek sorunun hızla doğru belgeye bağlanmasına yardım eder.

Belgenin XML, HTML ve PDF görünümlerinin kayıttan nasıl açıldığı ise Orkestra e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısında.

Aynı gün iki sevkiyat: örnek bir durum

Sabah aynı alıcıya iki kamyon mal çıktığını düşünelim. İki tartım da kapanır ve iki ayrı belge gönderilir. Orkestra her belgeye kendi numarasını ve kendi ETTN'sini atar; alıcı, malzeme ve gün aynı olsa bile iki belge ayrı kimlik taşır. Alıcı yalnızca birinden söz ediyorsa plaka ve saat çoğu zaman yeterlidir. İki sevkiyat birbirine çok benziyorsa ETTN hangi belgenin kastedildiğini açıkça ayırır.

Aynı mantık muhasebe için de geçerlidir. İki kaydı karıştırmamak için elle tuttuğunuz bir sıra numarasına ya da tahmine güvenmeyin; her belgenin numara ve ETTN çiftini kayıttan okuyup birlikte aktarın. Çift kayıttan okunduğunda numarayı yanlış hatırlamak ya da iki sevkiyatın değerlerini birbirine karıştırmak gibi hatalar baştan elenmiş olur.

Operatör ve yönetici için kısa kurallar

• Numarayı kantarda elle belirlemeye çalışmayın; numara alanı otomatiktir ve değeri Orkestra verir.
• ETTN'yi kantar tarafında oluşturmaya ya da başka bir sistemden taşımaya çalışmayın.
• Gönderim sonuçlanmadan sürücüye ya da alıcıya numara söylemeyin.
• Kayıtta numara ve ETTN görünmüyorsa gönderimin sonuçlanıp sonuçlanmadığına bakın; yanıt gelmemiş olabilir.
• Bir belgeden söz ederken numaranın yanında ETTN'yi de kaydedin.

Numarayı da ETTN'yi de kantar değil Orkestra belirler; kantarın işi, yanıt geldiğinde belgeyi ve ETTN'yi kayıtta göstermektir.

Kurulum ve genel akış için nereye bakmalı?

Orkestra hesabını STEQAR'a tanıtmak ve ilk gönderime kadar izlenecek sırayı görmek için Orkestra e-Faturacım hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberine bakın. Girişten belge görünümlerinin kayda alınmasına kadar akışın bütünü ise Orkestra e-Faturacım ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında. Genel kavramlar için e-İrsaliye kantar entegrasyonu yazısı da yararlı olur.

Sık sorulan sorular

Orkestra'da e-İrsaliye numarasını kim verir?

Orkestra verir. STEQAR numara alanını otomatik olarak gönderir ve belge numarasını Orkestra atar; operatör kantarda numara girmez.

ETTN nedir ve neden önemlidir?

ETTN, Evrensel Tekil Tanımlama Numarası'nın kısaltmasıdır ve belgeyi tekil olarak tanımlar. Bir belgeyi başka bir belgeyle karıştırmadan işaret etmeniz gerektiğinde kullanılır; kantar kaydında gösterilir.

Kendi ETTN'mizi belirleyip gönderebilir miyiz?

Hayır. ETTN sunucu tarafında üretilir ve istemci kendi ETTN'sini veremez. Kantar tarafında önceden üretilmiş bir ETTN bulunmaz; kayıttaki değer Orkestra'nın verdiği değerdir.

Belge numarasını gönderimden önce öğrenebilir miyim?

Hayır. Numara Orkestra tarafından atandığı için belge gönderilip yanıt alınmadan belli olmaz. Yanıtla birlikte belge numarası ve ETTN STEQAR'a ulaşır.