Gönderim başarılı olunca STEQAR belgenin üç görünümünü kantar kayıtlarına almaya çalışır. XML gönderim yanıtından, HTML bu XML'den ya da gerekirse Orkestra'dan, PDF ise Orkestra'dan gelir. Kayıtlar ekranında Görüntüle ile belgeyi açar, PDF Kaydet ile dosyaya alırsınız. Bir görünüm alınamasa da gönderim başarılı kalır.
Üç görünüm, üç ayrı kaynak
Orkestra belge numarasını ve ETTN'yi kendisi atar; STEQAR numara alanında yalnızca “OTOMATIK” değerini gönderir. Bu yüzden kantarın hazırladığı veri ile Orkestra'nın verdiği son hâl aynı şey değildir ve görünümler bu son hâlden türetilir. Gönderim başarılı olduğunda üç görünüm alınmaya çalışılır, ama her biri farklı bir yoldan gelir.
- XML: Gönderim yanıtında gelen, Orkestra'nın ürettiği son hâldir. Atanan belge numarası ve ETTN bu dosyada yer alır; kantar bunları gönderimden önce bilmez.
- HTML: XML'e gömülü şablondan üretilen, tarayıcıda okunabilen sayfadır. XML yoksa ya da dönüşümden boş sonuç çıkarsa HTML görünümü Orkestra'dan istenir.
- PDF: Orkestra'dan ayrıca istenir. Sürücüye verilecek, alıcıya iletilecek ya da dosyalanacak çıktı çoğunlukla budur.
Bu ayrım pratikte işe yarar: görünümlerden biri alınamasa bile diğerleri kayıtta durur. Özellikle PDF eksik kaldığında belgeyi HTML görünümünden okuyabilir ve yazdırabilirsiniz; bu yedek yolu aşağıda ayrıca anlatıyoruz.
Hangi görünüm ne işe yarar?
| Görünüm | Nereden gelir | Ne için kullanılır |
|---|---|---|
| XML | Gönderim yanıtı | Orkestra'nın ürettiği son hâl; numara ve ETTN'yi içerir, HTML görünümünün de dayanağıdır |
| HTML | XML'deki şablon; olmazsa Orkestra | Belgeyi ekranda okumak, gerekirse yazdırmak |
| Orkestra | Alıcıya, sürücüye ya da muhasebeye vermek; dosyalamak |
Neden üç görünüm birlikte saklanır?
Her görünüm farklı bir okuyucuya hizmet eder. XML belgenin yapılandırılmış hâlidir ve HTML görünümünün de dayanağıdır; HTML insan gözü için, PDF ise belgeyi bir yere iletmek ya da dosyalamak için uygundur. Üçü kayıtta durduğunda sevkle ilgili bir soru geldiğinde belgeyi Orkestra'da aramadan cevap verebilirsiniz.
Kayıtlar ekranında belgeyi görüntüleme
Arşivlenen belgeye Kayıtlar ekranından ulaşılır. Her e-İrsaliye kaydında iki işlem bulunur: Görüntüle belgeyi açar, PDF Kaydet PDF görünümünü dosya olarak almanızı sağlar. Adımlar şöyledir:
- Kayıtlar ekranında ilgili tartımın e-İrsaliye kaydını bulun.
- Görüntüle ile belgeyi açın ve belge numarasının göründüğünü kontrol edin.
- PDF'i dosya olarak saklamak ya da paylaşmak istiyorsanız PDF Kaydet'i kullanın.
Belgeyi açmak için her seferinde Orkestra'ya bağlanmanız gerekmez; görünümler kantar kayıtlarında durur.
Gündelik kullanımda örnekler
- Sürücü “belgemin çıktısı kayboldu” dediğinde PDF Kaydet ile çıktıyı yeniden almak.
- Muhasebe “bu sevkin belge numarası nedir” diye sorduğunda Görüntüle ile numaraya bakmak; muhasebe tarafındaki akış için kantar muhasebe entegrasyonu yazısına göz atabilirsiniz.
- Alıcı bir uyuşmazlık bildirdiğinde tartım kaydı ile belgeyi yan yana koyup plaka, alıcı ve miktarı karşılaştırmak.
- Ay sonunda belge kopyalarını toplarken kayıtları tek tek Orkestra'ya girmeden PDF almak.
Numarayı nereden okursunuz?
Numara Orkestra'da atandığı için gönderimden önce kantar ekranında yoktur; belge ancak gönderim sonuçlanınca numara kazanır. Muhasebeye ya da alıcıya numara iletecekseniz Görüntüle ile açılan belgedeki numarayı kullanın. Böylece elinizdeki numara ile Orkestra'daki numara aynı kaynaktan gelmiş olur.
Bir görünüm alınamazsa ne olur?
Görünümlerin alınması en iyi çaba ilkesiyle çalışır. Orkestra'dan görünüm istenirken bir sorun çıkarsa gönderim başarılı sayılmaya devam eder. Örneğin gönderim sonuçlanmış, XML yanıtla gelmiş, ancak PDF istenirken bağlantı kesilmişse kayıtta XML ve HTML görünümü bulunur, PDF eksik kalır; kayıt yine de başarılı görünür.
Gerekçe şudur: gönderim başarılı olduğuna göre belge Orkestra tarafında oluşmuştur. Bir görünüm eksik diye gönderimi başarısız saymak, kaydı yeniden gönderime açar ve aynı belgenin ikinci kez çıkma riskini doğurur. Orkestra'da yeniden göndermenin neden bilinçli olarak yapılmadığını Orkestra'da yanıt gelmezse neden yeniden gönderilmez? yazısında anlattık.
PDF alınamamışsa çözüm basittir: HTML görünümünü açıp oradan yazdırabilirsiniz. Böylece elinizde sevkle birlikte verilebilecek bir çıktı olur.
Gönderimin başarılı görünmesi üç görünümün de kayıtta olduğu anlamına gelmez. Önemli bir sevkte PDF'e ihtiyacınız varsa Görüntüle ve PDF Kaydet ile görünümü gönderimden hemen sonra denemek, eksiği işlem sırasında fark etmenizi sağlar.
Kayda yazılmadan önce içerik doğrulanır
Orkestra'dan dönen bir dosyanın gerçekten belge olduğundan emin olmak gerekir. Bu yüzden içerik kayda yazılmadan önce denetlenir:
- PDF dosyası PDF olarak doğrulanır.
- HTML görünümü belge numarasını taşımalıdır.
Doğrulanamayan içerik belge gibi saklanmaz; bu durumda ilgili görünüm eksik kalır ve yukarıdaki en iyi çaba kuralı geçerli olur. Amaç, hata sayfası türünden bir içeriğin Görüntüle ile açılıp belge sanılmasını önlemektir.
İlk gönderimden sonra kısa bir kontrol
Kurulumu tamamladıktan sonra görünümleri bir kez denemek yeterlidir:
- Bir gönderim yapın ve kaydın başarılı olmasını bekleyin.
- Kaydı Kayıtlar ekranında bulup Görüntüle ile açın; belge numarasını okuyun.
- PDF Kaydet ile dosyayı kaydedin, açın ve plaka, alıcı ile miktarın tartımla uyuştuğuna bakın.
Numaranın ve ETTN'nin kimden geldiğini Orkestra'da e-İrsaliye numarasını ve ETTN'yi kim verir? yazısında açıkladık. Genel çerçeve için e-İrsaliye kantar entegrasyonu yazısına, Orkestra hattının tamamı için Orkestra e-Faturacım ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısına bakabilirsiniz.
Kantar kayıtlarındaki görünümler belgeye tek adımda ulaşmanız içindir; belgenin kaynağı Orkestra'dır.
Sık sorulan sorular
Orkestra'ya gönderdiğim e-İrsaliyenin PDF'ini nereden alırım?
Gönderim başarılı olduktan sonra STEQAR PDF görünümünü Orkestra'dan ister ve kantar kayıtlarına yazar. Kayıtlar ekranında ilgili e-İrsaliye kaydında Görüntüle ile belgeyi açabilir, PDF Kaydet ile dosyaya alabilirsiniz.
XML, HTML ve PDF görünümleri arasındaki fark nedir?
XML, gönderim yanıtında gelen ve Orkestra'nın ürettiği son hâldir; atanan belge numarası ve ETTN bu dosyadadır. HTML bu XML'den üretilen okunur sayfadır. PDF ise Orkestra'dan istenen, paylaşmaya ve dosyalamaya uygun çıktıdır.
PDF alınamazsa gönderim başarısız sayılır mı?
Hayır. Görünümlerin alınması en iyi çabayla yürür; biri alınamazsa gönderim başarılı kalır. PDF eksik kalmışsa HTML görünümünden yazdırarak çıktı alabilirsiniz.
Orkestra'dan gelen dosyanın doğru belge olduğu kontrol edilir mi?
Evet. PDF dosyası PDF olarak, HTML ise belge numarasını taşıyarak doğrulanır. Doğrulanamayan içerik belge gibi saklanmaz.
STEQAR, Orkestra e-Faturacım'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.