STEQAR, Orkestra e-Faturacım servisiyle çalışır ve belge verisini tartım kaydından oluşturur: araç plakası, şoförün adı ve TC kimlik numarası, alıcı firma ile teslimat adresi, malzeme, birim ve miktar kayıttan belgeye taşınır. Kantarcı belge için ayrıca veri girmez; bu yüzden kayıttaki bilgi ne kadar doğruysa belge de o kadar doğru olur. Belge tartım anındaki değerlerle donar, sonradan değişen firma ya da malzeme kartı geçmiş belgeyi etkilemez.
Belge verisi tartım kaydından nasıl oluşur?
Tartım kapandığında kantar fiş ve irsaliye verisini kayıttan hazırlar, Orkestra'da oturum açar, belge verisini gönderir ve yanıttan belge numarasını, ETTN'yi ve XML'i alır. Numarayı ve ETTN'yi Orkestra verir; kantarcı bu iki alana dokunmaz. Bu ayrımı Orkestra'da e-İrsaliye numarasını ve ETTN'yi kim verir? yazısında anlattık, akışın bütününü ise Orkestra e-Faturacım ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında topladık.
Geri kalan her bilgi kantar kaydından gelir. Orkestra'ya şu bilgiler gönderilir:
- belge tarihi ve saati ile sevk tarihi ve saati,
- alıcının (carinin) adı, vergi numarası ve vergi dairesi,
- alıcı adresi: cadde, il, ilçe ve posta kodu,
- teslimat adresi: adres, il, ilçe, posta kodu ve ülke,
- araç plakası,
- şoförün adı, soyadı ve TC kimlik numarası,
- taşıyıcı firma ve VKN'si, sipariş numarası ve tarihi, açıklama metinleri,
- kalemler: malzeme, birim ve miktar.
Bu listede kantarcının belge için ayrıca yazdığı bir alan yoktur; her satır tartım sırasında seçilen ya da kendiliğinden dolan kayıt bilgisidir. Hangi bilginin nereden geldiğini aşağıdaki tablo özetliyor.
| Bilgi | Kantarda nasıl oluşur? | Kantarcının işi |
|---|---|---|
| Araç plakası | Kamera okuyup forma yazar ya da kantarcı elle girer. | Okunan plakayı araçla karşılaştırır, gerekirse düzeltir. |
| Şoför adı, soyadı, TC kimlik numarası | Şoför kaydında ya da tartım formunda tutulur. | Yeni şoförü bir kez kaydeder; kimlik numarasını dikkatle yazar. |
| Alıcı firma | Firma kartından seçilir; unvan, vergi bilgisi ve adres kartta durur. | Doğru kartı seçer, eksik kartı tamamlatır. |
| Teslimat adresi | Kayıttaki firma ve yer bilgilerinden oluşur. | Malın gideceği yeri doğru seçer. |
| Malzeme ve birim | Malzeme kartından gelir. | Benzer adlı malzemeleri karıştırmaz. |
| Miktar | Tartım kaydındaki net değere dayanır. | Ayrıca bir şey girmez; tartımı doğru kapatır. |
Plaka: kamera yazar, kantarcı doğrular
Sabah kuyruğunda çamurlu plakalı bir kamyon düşünün. Kamera plakayı okuyup forma yazar; ancak çamur B harfi ile sekiz rakamını, G ile C'yi birbirine yaklaştırabilir. Kantarcı tartımı kapatmadan önce formdaki plakaya bir kez bakar, aracın üzerindekiyle uyuşmuyorsa formda elle düzeltir. Okumanın hangi koşullarda zorlandığını Plaka okuma yağmurda, çamurda yanlış okur mu? yazısında anlattık.
Tartım kapandığında formdaki son değer kayda yazılır ve belge verisine o taşınır. Yani Orkestra'ya giden plaka, kantarcının kapatma anında ekranda bıraktığı plakadır; elle yazılan plaka da aynı yoldan geçer. Kartlı tartım kullanan tesislerde ise kart okutulunca firma, şoför, araç ve ürün bilgisi ekrana gelir; bu durumda kontrol edilecek şey, kartın doğru kişiye ve doğru araca tanımlı olmasıdır.
Şoför adı ve TC kimlik numarası
Aynı firmanın üç şoförünün gün içinde sırayla geldiğini varsayın. Kantarcı her tartımda şoförü seçer ya da forma yazar; yeni bir şoför ilk kez geliyorsa adını, soyadını ve kimlik numarasını bir kez kaydeder. Belge verisi ad, soyad ve TC kimlik numarasını ayrı bilgiler olarak taşır. Kayıtta ne yazıyorsa belgeye o gider; bu yüzden ad ile soyadın eksiksiz yazılması, kimlik numarasının da kimlik belgesinden okunarak girilmesi gerekir.
Kimlik numarası kişisel veridir; kantarda yalnızca yetkili kullanıcıların erişimine açık tutun.
Firma, adres ve teslimat adresi
Orkestra'ya giden veride alıcı adresi ile teslimat adresi iki ayrı bilgi kümesidir. Alıcı adresi cadde, il, ilçe ve posta kodundan, teslimat adresi ise adres, il, ilçe, posta kodu ve ülkeden oluşur. İkisi aynı olabilir ama olmak zorunda değildir: merkezi başka bir şehirde olan bir beton alıcısı malı bir şantiyeye istiyorsa teslimat tarafı şantiyeyi göstermelidir. Bunun için kantarcının firmayla birlikte malın gideceği yeri de doğru seçmesi gerekir.
Firma kartı bu işin temelidir. Unvan, vergi numarası, vergi dairesi ve adres alanları kartta eksiksiz durmalıdır; il, ilçe ve posta kodunun boş bırakılmaması iyi bir alışkanlıktır.
Malzeme, birim ve miktar
Belgenin kalemi malzeme, birim ve miktardan oluşur. Miktar, tartım kaydındaki net değere dayanır; net değer brüt ile dara arasındaki farktan hesaplanır. Yanlış girilen dara ya da yanlış anda kapatılan tartım bu yüzden miktarı doğrudan bozar. Malzeme de ayrı bir dikkat noktasıdır: iki benzer adlı agrega kalitesinden yanlış olanı seçmek belgeyi yanlış malzemeyle yola çıkarır.
Miktar ile birim birlikte okunmalıdır. Aynı net değer ton olarak da kilogram olarak da ifade edilebilir; kantardaki irsaliye birim ayarının alıcıyla konuştuğunuz birimle uyumlu olduğunu kurulumda bir kez kontrol etmeniz yeterlidir.
Belge, tartım anındaki değerlerle donar
STEQAR'da tartım kaydı kapandığı anda hangi değerlerle kaydedildiyse onlarla donar; buna Banka Ekstresi İlkesi diyoruz. Pratikte şu anlama gelir: bir alıcı salı günü adres değiştirdi ve kantarcı çarşamba günü firma kartını güncelledi. Salı günkü tartımın belgesi salı günkü adresle kalır, çarşambadan sonraki tartımlar yeni adresi kullanır. Malzeme adı sonradan düzeltilse de geçmiş belge etkilenmez. Böylece belge ile kantar kaydı birbirini tutar.
İlkenin diğer yüzü de vardır: kayıt hatalı kapanırsa hata da donar. Bu yüzden düzeltmenin en rahat anı tartım kapanmadan öncedir. Kapanmış bir kaydın izlenebilir biçimde nasıl iptal edilip düzeltildiğini genel akış olarak Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısında bulabilirsiniz.
Orkestra istemci tarafında mükerrer koruması sunmaz; aynı belgeyi ikinci kez göndermek ikinci bir yasal belge doğurabilir. Bu yüzden hatalı bir plaka ya da adres gönderimden sonra fark edilirse, yeniden göndermeden önce belgenin durumunu Orkestra panelinden doğrulayın. Bu tasarımın gerekçesi Orkestra'da yanıt gelmezse neden yeniden gönderilmez? yazısında.
Hatalı veri belgeyi nasıl etkileyebilir?
Belge malla birlikte yola çıkar; teslim alan taraf ve kontrol eden kişi onu araçla ve malla karşılaştırabilir. Kayıttaki bir hata bu yüzden sahada sorgu olarak geri dönebilir:
- Plaka araçla uyuşmuyorsa: belgeyi kontrol eden ya da malı teslim alan kişi, belgedeki araçla önündeki aracı eşleştiremez.
- Şoför bilgisi hatalıysa: sevki fiilen yapan kişiyle belgedeki kişi farklı görünür.
- Teslimat adresi yanlışsa: malın indiği yerle belgedeki yer ayrışır ve alıcı tarafında itiraz doğabilir.
- Firma ya da vergi bilgisi yanlışsa: belge yanlış alıcı adına düzenlenmiş olur.
Hangi alanın Orkestra ya da GİB tarafında hangi kuralla denetlendiğini söylemiyoruz; bu konuda başvurulacak kaynaklar GİB e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu ve Orkestra'nın kendi dokümantasyonudur. Burada anlattığımız, kayıtta duran bilginin belge verisine taşındığıdır.
Kantarcı için kapatmadan önce kontrol listesi
e-İrsaliye otomatik akışta tartım kapanınca belge verisi kayıttan oluşur ve gönderim başlar. Bu nedenle kısa bir son bakış, sonradan düzeltmeye uğraşmaktan daha kolaydır:
- Formdaki plaka aracın üzerindekiyle aynı mı?
- Şoförün adı, soyadı ve kimlik numarası kayıtla uyuşuyor mu?
- Seçili firma kartı doğru alıcıya mı ait?
- Malın gideceği yer ve teslimat adresi doğru mu?
- Malzeme ve birim yüklenen mala uygun mu?
Gönderimden sonra belgenin görünümünü kantar kayıtlarında açıp kayıtla karşılaştırabilirsiniz; adımlar Orkestra e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısında. Bir bilginin görünümde hangi satırda yer aldığı Orkestra'nın belge düzenine bağlıdır ve bu yazıda anlatılmaz.
Belge verisi kayıttan türer: kayıt doğruysa belge doğrudur, kayıtta bir hata varsa o hata da belgeye taşınır.
Sık sorulan sorular
Orkestra e-İrsaliyede plaka ve şoför bilgisi nereden gelir?
İkisi de tartım kaydından gelir. Plakayı kamera okur ya da kantarcı yazar; şoförün adı, soyadı ve TC kimlik numarası kayıtta tutulur. Tartım kapandığında bu bilgiler belge verisine taşınır; kantarcı belge için ayrıca alan doldurmaz.
Kamera yanlış plaka okursa belgeye yanlış plaka gider mi?
Kayıtta hangi plaka duruyorsa belge verisine o taşınır. Bu yüzden okunan plaka tartım kapanmadan önce araçla karşılaştırılmalı, hatalıysa formda elle düzeltilmelidir. Kayıt kapandıktan sonra değerler tartım anındaki haliyle donar.
Firma kartındaki adresi sonradan değiştirirsem eski belgeler değişir mi?
Hayır. Belge tartım anındaki değerlerle donar; sonradan değişen firma ya da malzeme bilgisi geçmiş belgeyi etkilemez. Güncellenen adres yalnızca sonraki tartımlarda kullanılır.
Gönderilmiş belgede hata çıkarsa aynı tartımı yeniden göndermek çözüm olur mu?
Orkestra istemci tarafında mükerrer koruması sunmaz; aynı belgeyi ikinci kez göndermek ikinci bir yasal belge doğurabilir. Yeniden göndermeden önce belgenin durumunu Orkestra panelinden doğrulayın. Asıl çözüm, hatayı gönderimden önce kayıtta yakalamaktır.
STEQAR, Orkestra e-Faturacım'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, Logo, Turkcell e-Şirket ve KolayBi bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.