Orkestra e-Faturacım Hesabıyla Kantar e-İrsaliye Kurulumu

Kuruluma başlamadan önce Orkestra tarafında hazır olması gerekenler

STEQAR, Orkestra e-Faturacım servisiyle sizin hesabınızın bilgileriyle giriş yaparak çalışır. Bu yüzden kurulumun ilk adımı kantar başında değil, Orkestra tarafında atılır: hesabınıza ait bilgilerin elinizde ve çalışır durumda olması gerekir. Kurulumu yapacak kişi bu bilgileri hesap sahibinden ya da muhasebe sorumlusundan önceden istemelidir; aksi halde ayar ekranında yarım kalan bir kurulumla karşılaşırsınız.

• Müşteri kodu. Orkestra e-Faturacım hesabınızı tanımlayan müşteri kodu.
• Kullanıcı bilgileri. Orkestra'ya girişte kullanılan kullanıcı adı ve şifre. Mümkünse kişisel bir hesap yerine kantar için ayrılmış bir kullanıcı tercih edin; çalışan değiştiğinde kurulumun aksamasını önlemeye yardım eder.
• Servis adresi. STEQAR'ın bağlanacağı Orkestra servisinin adresi. Hangi adresin hangi ortama ait olduğunu Orkestra size bildirir; bu yazı adres vermez.
• Erişim anahtarı. Ayar ekranında isteğe bağlı bir alan vardır. Hesabınız için Orkestra tarafında böyle bir anahtar tanımlandıysa onu da hazır edin. Anahtarın ne işe yaradığı ve nasıl alınacağı bu yazının konusu değildir; Orkestra ile netleştirin.

Hesabınızın e-İrsaliye göndermeye uygun olup olmadığını da bu aşamada Orkestra ile teyit edin. Şifre ve erişim anahtarı ayar ekranında gizli alan olarak girilir; bu bilgileri yazışmalarda, ekran görüntülerinde ya da ortak dosyalarda paylaşmayın. Bu rehberde de hiçbir değer yer almaz.

Ayar ekranındaki alanlar

STEQAR'da e-İrsaliye entegratörü olarak Orkestra e-Faturacım'ı seçtiğinizde aşağıdaki alanlar karşınıza gelir. Tabloda hangi alanların zorunlu olduğu da görünür.

Bağlantı testi ne yapar, ne yapmaz?

Bağlantı testi, STEQAR'ın girdiğiniz bilgilerle Orkestra'ya giriş yapmayı denemesidir. Giriş başarılıysa müşteri kodu, kullanıcı adı, şifre ve servis adresi birbiriyle uyumlu demektir. Başarısızsa önce bu dört alanı, erişim anahtarı girdiyseniz onu da gözden geçirin; alanların başında ya da sonunda kalan fazladan boşluklara da bakın.

Test yalnızca girişi dener. Gerçek bir belge göndermez; dolayısıyla belgenin hazırlanması ve gönderilmesi ilk tartımda ayrıca sınanmalıdır. Kuruluma geçtikten sonra operatörün her tartımda ayrıca giriş yapması gerekmez: oturum yoksa STEQAR gönderimden önce Orkestra'ya kendisi giriş yapar.

Test mi, canlı mı? Ortam seçimi

Hangi ortama bağlanılacağı ayar ekranından belirlenir. Ekranda bir Test Ortamı işareti ve servis adresi alanı vardır; ikisini birbiriyle çelişmeyecek biçimde ayarlamak sizin sorumluluğunuzdadır, hangi adresin hangi ortama ait olduğunu da Orkestra'dan öğrenirsiniz. Test ortamını kullanıp kullanmayacağınıza ve bunun için hangi hesabın kullanılacağına karar vermeden önce Orkestra ile görüşün. Orkestra test ortamında belgelerin nasıl ilerlediğine dair bir bilgiyi bu yazıda vermiyoruz; deneme sonuçlarını kendi gözleminizle ve Orkestra'nın açıklamalarıyla değerlendirin.

Canlı ortama geçerken ayar ekranındaki her alanı tek tek yeniden gözden geçirin. Test Ortamı işaretinin kaldırıldığını, servis adresinin canlı ortama ait olduğunu ve giriş bilgilerinin canlıda kullanacağınız hesaba ait olduğunu doğrulayın. Belgenin beklediğiniz hesaba gitmesi bu üç alanın tutarlılığına bağlıdır.

Ayarlardan ilk gönderime kadar sıra

1. Bilgileri toplayın. Müşteri kodu, kullanıcı adı, şifre, servis adresi ve varsa erişim anahtarını hazırlayın; hangi ortamla başlayacağınıza karar verin.
2. Ayarı girin. STEQAR'da entegratör olarak Orkestra e-Faturacım'ı seçin ve alanları doldurun.
3. Bağlantıyı sınayın. Bağlantı testi başarılı olmadan sonraki adıma geçmeyin.
4. Kayıtları gözden geçirin. Alıcı firma ve malzeme kayıtlarının dolu olduğundan emin olun; belge bu kayıtlardan beslenir. Plaka, şoför ve teslimat verisinin belgeye nasıl taşındığı ayrı bir yazıda anlatılıyor.
5. Bir tartım yapıp kapatın. STEQAR fiş ve irsaliye verisini oluşturur, Orkestra'ya giriş yapar ve belge verisini e-İrsaliye yükleme servisine gönderir.
6. Sonucu kayıtta izleyin. Yanıtla birlikte belge numarası, ETTN ve belgenin XML'i STEQAR'a ulaşır; ardından HTML ve PDF görünümleri istenir. ETTN kantar kaydında gösterilir.

Altıncı adımdaki iki değerin kaynağını Orkestra'da e-İrsaliye numarasını ve ETTN'yi kim verir? yazısında ayrıntılı anlattık. Numara alanı kantarda otomatik bırakılır, numarayı Orkestra atar; bu yüzden kurulum sırasında bu alanlar için ayrıca bir değer girmezsiniz.

Kurulumdan sonra kontrol listesi

• Bağlantı testi başarıyla sonuçlandı.
• Test Ortamı işareti ve servis adresi, bilerek seçtiğiniz ortamla uyumlu.
• Şifre ve erişim anahtarını yalnızca yetkili kişiler biliyor; ayar ekranını kimlerin açabildiğini kontrol ettiniz.
• Alıcı firma kayıtlarında vergi numarası ve adres bilgileri dolu.
• İlk tartımda belge numarasını elle girmeye çalışmadınız; gönderim sonuçlandıktan sonra numara ve ETTN kayıtta göründü.
• Gönderimde yanıt alınamazsa izlenecek yolu operatörlerle paylaştınız. Bu durumda belgenin neden otomatik yeniden gönderilmediği Orkestra'da yanıt gelmezse yazısında açıklanıyor.

Sonraki adımlar

Akışın bütününü, yani girişten belge görünümlerinin kayda alınmasına kadar tüm basamakları Orkestra e-Faturacım ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında topladık. Tartımdan belgeye geçişin entegratörden bağımsız genel mantığı için Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir?, kurulumu muhasebe düzeninizle birlikte düşünüyorsanız kantar muhasebe entegrasyonu yazısı yararlı olur. Başka sağlayıcıları da değerlendiriyorsanız Kantar e-İrsaliye entegratörleri karşılaştırmasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Orkestra e-Faturacım'ı kantara bağlamak için hangi bilgiler gerekir?

Orkestra hesabınıza ait müşteri kodu, kullanıcı adı ve şifre ile servis adresi zorunludur. Ayar ekranında ayrıca isteğe bağlı bir erişim anahtarı alanı, Test Ortamı işareti, zaman aşımı ve yeniden deneme sayısı alanları bulunur.

Bağlantı testi neyi denetler?

Bağlantı testi, STEQAR'ın girdiğiniz bilgilerle Orkestra'ya giriş yapmayı denemesidir. Gerçek bir belge göndermez; belgenin hazırlanması ve gönderilmesi ilk tartımda ayrıca sınanır.

Test mi canlı mı çalışacağım nasıl seçilir?

Ortam seçimi ayar ekranından yapılır. Ekranda bir Test Ortamı işareti ve servis adresi alanı bulunur; ikisini aynı ortamı gösterecek biçimde ayarlayın ve hangi adresin hangi ortama ait olduğunu Orkestra'dan teyit edin. Orkestra test ortamında belgenin nasıl ilerlediği bu yazıda anlatılmaz.

Belge numarasını ve ETTN'yi kantarda ben mi girerim?

Hayır. STEQAR numara alanını otomatik olarak gönderir; belge numarasını da ETTN'yi de Orkestra atar. Operatör bu iki değer için bir giriş yapmaz.