QNB e-İrsaliye Belgelerini Kantardan Görüntüleme: XML, HTML ve PDF

Arşiv ne işe yarar?

e-İrsaliye gönderildikten sonra belgenin görünümüne ihtiyaç duyulur: şoför sevkiyatla birlikte çıktı taşımak isteyebilir, muhasebe belgeyi arşivlemek, müşteri de bir kopya görmek isteyebilir. Bunun için her gönderimin ardından belgenin QNB'deki son hali kantara çekilir. Böylece belgeyi görmek için QNB portalına girmeniz gerekmez. Kantar kaydı ile belgenin görünümü yan yana durur. Entegrasyonun genel akışı için kümenin ana yazısı olan QNB eSolutions kantar e-İrsaliye entegrasyonu yazısına bakabilirsiniz.

Üç görünüm

STEQAR belgenin üç görünümünü ayrı ayrı alır:

Kayıtlar ekranında bir kaydı seçip Görüntüle ile ekranda açabilir, PDF Kaydet ile dosya olarak saklayabilirsiniz.

Arşiv ne zaman alınır?

Arşivin alınması numaraya bağlıdır. QNB'de numarayı QNB atadığı için belge hemen son haline ulaşmaz; numara atanınca görünümler numarayla birlikte oluşur. STEQAR bu yüzden indirmeyi numara beklemesinden sonra yapar. Numaranın nasıl beklendiğini ve süre dolarsa ne olduğunu QNB'de e-İrsaliye numarası ve bekleme yazısında anlattık. Kayıtsız alıcıya sanal kutuya kesilen belgede de arşiv aynı şekilde alınır; alıcının mükellef olmaması bu adımı değiştirmez. Bu durumu alıcı yazısında ayrıca ele aldık.

İndirilen içerik denetlenir

QNB'den gelen paket olduğu gibi kayda yazılmaz. Önce paket açılır, sonra içerik biçim ve güvenlik kontrolünden geçirilir. Şu içerikler arşive alınmaz:

• bozuk ya da okunamayan dosya,
• PDF imzası taşımayan bir PDF,
• belge türü tanımı taşıyan bir XML,
• aşırı büyük belge.

Bu denetimin amacı, kantar kayıtlarına zararlı ya da anlamsız bir içeriğin girmesini önlemektir. Denetimden geçmeyen bir görünüm arşivde görünmez; operatör bunu eksik görünüm olarak fark eder.

Bir görünüm alınamazsa

Arşiv çağrıları, gönderimden ayrı bir adımdır. Bir biçim alınamazsa gönderim yine başarılı kalır; çünkü belge QNB'ye zaten iletilmiştir. XML alınamazsa kantar kendi hazırladığı UBL belgesini saklar; numara biliniyorsa bu belge atanan numarayla yeniden üretilir. Böylece kayıtta en azından belgenin bir XML karşılığı bulunur. Arşiv çağrıları bir okuma çağrısıdır ve bağlantı hatasında ayarlı sayıda tekrarlanabilir; gönderim çağrısı ise bu yüzden tekrarlanmaz. Okuma ile gönderim arasındaki bu ayrım, bir görünüm yüzünden aynı belgenin ikinci kez gönderilmesini engeller.

Kayıtlarda nasıl bulunur?

Gönderilen belgeler kantarın kayıtlar listesinde durur. Bir kaydı seçip Görüntüle derseniz belge ekranda açılır; PDF Kaydet ile dosyayı istediğiniz yere kaydedersiniz. Kayıtlı bir belge arşivde duruyor olsa da belgenin GİB tarafındaki sonraki durumunu arşiv göstermez; bunun için durum yazısına bakın: QNB e-İrsaliye durumları. Belgeyi muhasebeye aktarma tarafı için Kantar muhasebe entegrasyonu yazısı, genel akış için Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısı faydalıdır.

Hangi biçim ne zaman işe yarar?

Üç görünümün her biri farklı bir ihtiyaca hizmet eder. Muhasebeye aktarım ya da denetim istendiğinde XML aranır; çünkü belgenin yapısal verisi odur. Ekranda hızlıca bir belgeye bakmak için HTML yeterlidir. Sürücüye ya da alıcıya çıktı vermek, belgeyi e-posta ile paylaşmak istediğinizde PDF kullanılır. Kayıtsız alıcıya sanal kutuya kesilen belgelerde kâğıt çıktı teslim edilmesi gerektiği için PDF görünümü özellikle önemlidir. Üç biçim ayrı ayrı alındığı için birinin eksik kalması diğerlerini etkilemez.

Eksik görünüm nasıl anlaşılır?

İçeriği denetimden geçmeyen ya da QNB'den alınamayan bir görünüm arşivde yer almaz. Bunu fark etmenin yolu, kayıtlar ekranında ilgili belge için Görüntüle ya da PDF Kaydet dediğinizde ilgili biçimin açılmamasıdır. Bu durumda belgenin kendisi QNB'de duruyordur; yalnızca kantardaki kopyası eksiktir. Gönderim başarılı olduğu için kayıt başarılı kalır. Eksik görünümü QNB portalından alabilirsiniz; belgeyi yeniden göndermek ise doğru yol değildir, çünkü bu aynı belgenin ikinci kez oluşmasına yol açabilir.

Güvenlik denetimleri neden var?

Dışarıdan gelen her dosya bir risk taşır. QNB güvenilir bir kaynak olsa da bozuk, beklenmedik biçimde büyük ya da yapısı şüpheli bir içeriğin kantar kayıtlarına girmesi istenmez. Bu yüzden belge türü tanımı taşıyan bir XML ya da imzası olmayan bir PDF arşive alınmaz. Denetim içeriğin anlamını değil biçimini ve güvenliğini sınar; yani belgenin doğru ya da geçerli olduğunu söylemez. Belgenin geçerliliği ve GİB'deki durumu için durum yazısına bakmak gerekir. Entegratörleri yan yana görmek isterseniz Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısı yardımcı olur.

Belge QNB'de işlenir, görünümü kantarda saklanır: iki yerde de aynı kayıt, denetlenmiş içerikle.

Sık sorulan sorular

Gönderilen QNB e-İrsaliye kantarda nasıl görüntülenir?

Gönderim başarılı olunca STEQAR belgenin QNB'deki son halini XML, HTML ve PDF olarak alır ve kantar kayıtlarına yazar. Kayıtlar ekranında Görüntüle ve PDF Kaydet ile açabilirsiniz.

Arşiv ne zaman alınır?

Numarayı QNB atıyorsa indirme, numara beklemesinden sonra yapılır; böylece görünümler atanmış numarayla alınır. Kayıtsız alıcıya sanal kutuya kesilen belgede de arşiv alınır.

İndirilen içerik hangi denetimlerden geçer?

İndirilen paket açılır ve içerik biçim ile güvenlik kontrolünden geçirilir. Bozuk dosya, imzası olmayan PDF, belge türü tanımı taşıyan XML ya da aşırı büyük belge arşive alınmaz.

Bir görünüm alınamazsa gönderim başarısız sayılır mı?

Hayır. Bir biçim alınamazsa gönderim yine başarılı kalır. XML alınamazsa STEQAR'ın kendi hazırladığı UBL belgesi saklanır; numara biliniyorsa belge, atanan numarayla yeniden üretilir.