STEQAR gönderimden önce alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığını QNB'ye sorar. Sorgu sonuçlanmazsa belge gönderilmez. Alıcı mükellef değilse belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir, sonuç başarıdır ve alıcıya kâğıt çıktı teslim edilmesi notu yazılır. Kayıtlı alıcıya sanal kutu kullanılmaz.
Neden alıcı sorgulanır?
e-İrsaliye, alıcının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olup olmadığına göre farklı yollarla teslim edilir. Kayıtlı bir alıcının posta kutusuna belge gider; kayıtlı olmayan bir alıcı için ise GİB bir sanal alıcı tanımlamıştır. Bu ayrımı bilmeden belge kesmek, yanlış kutuya belge göndermek demektir. STEQAR bu yüzden her gönderimden önce alıcının VKN ya da TCKN'sini QNB'ye sorar. Sorgu bir okuma çağrısıdır; bağlantı hatasında ayarlı sayıda tekrar edilebilir. Tüm akışı QNB eSolutions kantar e-İrsaliye entegrasyonu yazısında özetledik.
Üç olası sonuç
Sorgunun sonucu belgenin yolunu belirler:
| Sorgu sonucu | Belgeye ne olur? | Operatör ne yapar? |
|---|---|---|
| Alıcı mükellef | Belge QNB üzerinden normal yolla gider. | Ek işlem gerekmez. |
| Alıcı mükellef değil | Belge GİB sanal posta kutusuna kesilir; sonuç başarıdır. | Kâğıt çıktıyı alıcıya teslim eder. |
| Sorgu sonuçlanmadı | Belge gönderilmez. | Sonucu okur ve gönderimi yeniden dener. |
Sorgu sonuçlanmazsa belge neden gönderilmez?
Sorgunun hata vermesi, zaman aşımına uğraması, yanıtın çözülememesi ya da oturumun açılamaması, alıcı hakkında bilgi sahibi olamadığımız anlamına gelir. Böyle bir durumda varsayımla hareket edilmez: belge gönderilmez ve sonuç, e-İrsaliye mükellefiyetinin sorgulanamadığını ve gönderimin yapılmadığını söyler. Amaç, yanlış posta kutusuna belge kesmemektir. Bir sonraki denemede sorgu sonuçlanırsa belge normal akışla gider. Bu davranışın bedeli kısa bir gecikme olabilir; yanlış kutuya gitmiş bir belgenin düzeltilmesi ise çok daha zahmetlidir.
Alıcı mükellef değilse sanal kutu
Sorgu başarıyla sonuçlanır ve alıcı e-İrsaliye mükellefi çıkmazsa belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir. Alıcının VKN ya da TCKN'si belgede yine gerçek alıcı olarak durur; yani alıcı kimliği değişmez, yalnızca teslim yolu sanal kutudur. Sonuç başarıdır ve sonuç iletisine alıcıya kâğıt çıktı teslim edilmesi notu eklenir; yapılan işlem entegratör günlüğüne de kaydedilir. GİB kılavuzuna göre kayıtsız alıcıya düzenlenen e-İrsaliye sanal alıcıya gönderilir ve alıcıya kâğıt çıktı ya da elektronik yolla teslim edilir. Dolayısıyla bu durumda kantarın görevi belgeyi doğru yola sokmak, operatörün görevi ise çıktıyı alıcıya ulaştırmaktır.
Sanal kutu yalnızca kayıtsız alıcı içindir. Kayıtlı bir alıcıya sanal kutu kullanılmaz; böyle bir belge alıcının kendi kutusuna gider. Belgenin sanal kutudan sonraki durumunu QNB portalından izlemek gerekir; kantar bu durumu kendiliğinden sorgulamaz.
Kayıtsız alıcıda da belge arşivi alınır
Sanal kutuya kesilen belge de diğerleri gibi arşive alınır: gönderim başarılı olunca XML, HTML ve PDF görünümleri kantar kayıtlarına yazılır. Kâğıt çıktıyı bu kayıtlardan alabilirsiniz. Görünümlerin nasıl alındığını ve hangi denetimlerden geçtiğini QNB e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısında anlattık.
Sahada pratik notlar
- Yeni bir müşteriye ilk kez sevkiyat yapıyorsanız vergi numarasını eksiksiz girin; sorgu bu numaraya bağlıdır.
- Kâğıt çıktı notunu gördüğünüzde çıktıyı sürücüye ya da alıcıya teslim edin ve teslimi kayıtta not alın.
- Sorgunun sonuçlanmadığı bir kaydı ısrarla yeniden göndermek yerine önce bağlantıyı ve ayarları kontrol edin; kurulum alanları için kurulum rehberine bakabilirsiniz.
Alıcının mükellef olmaması, e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki farkla da ilişkilidir; ikisini ayırmak için e-İrsaliye mi, e-Fatura mı? yazısı yararlıdır. Genel akış için Kantardan otomatik e-İrsaliye nasıl kesilir? yazısına bakın.
Sorgu hangi nedenlerle sonuçlanmaz?
Sorgunun sonuçlanmaması dört biçimde ortaya çıkabilir ve her birinde kantarın yaptığı şey aynıdır: belgeyi göndermemek. Birincisi hatadır; QNB sorguyu işleyemediğini bildirir. İkincisi zaman aşımıdır; yanıt beklenen sürede gelmez. Üçüncüsü çözülemeyen yanıttır; yanıt gelir ama içinden mükellefiyet bilgisi okunamaz. Dördüncüsü oturum sorunudur; QNB'ye giriş açılamadığı için sorgu hiç yapılamaz. Sonuç iletisi bu durumlarda ayrıntı yerine tek bir şeyi söyler: mükellefiyet sorgulanamadı ve gönderim yapılmadı. Operatörün ilk bakacağı yer bağlantıdır; ardından kullanıcı bilgileri ve QNB erişimi gelir.
Sonuç iletisini nasıl okumalı?
Sanal kutuya kesilen belgenin sonucu bir hata değil, başarıdır. Ancak sonuç iletisinde bir not vardır: alıcıya kâğıt çıktı teslim edin. Bu not gözden kaçarsa belge GİB'e ulaşmış olsa bile alıcının elinde bir belge olmaz. Bu yüzden kayıtsız alıcıya yapılan sevkiyatlarda çıktıyı sürücüye vermek, kantarcının alışkanlığı hâline getirilmelidir. İşlem entegratör günlüğüne de yazıldığı için, teslimin yapılıp yapılmadığı sonradan geriye dönük izlenebilir. Belgenin GİB tarafındaki durumunu ise QNB portalından takip etmek gerekir.
Neden bu kadar titiz?
e-İrsaliye, taşımanın hukuki belgesidir; yanlış alıcıya ya da yanlış kutuya kesilmiş bir belge sevkiyatı belgesiz bırakabilir. Alıcıyı önceden sormak ve sorgu sonuçlanmazsa beklemek bu riski ortadan kaldırmaya çalışır. Küçük bir gecikme, düzeltilmesi güç bir hataya yeğdir. Bu yaklaşımı daha geniş bir çerçevede Kantar yazılımı seçerken yazısındaki kontrol listesiyle birlikte değerlendirebilirsiniz.
Önce sorulur, sonra gönderilir: alıcı bilinmiyorsa belge yoldan çıkmaz.
Sık sorulan sorular
STEQAR alıcının e-İrsaliye mükellefi olup olmadığını nasıl öğrenir?
Gönderimden önce alıcının VKN ya da TCKN'sini QNB'ye sorar. Sorgu bir okuma çağrısıdır; bağlantı hatasında ayarlı sayıda tekrarlanabilir.
Alıcı sorgusu sonuçlanmazsa belge gönderilir mi?
Hayır. Hata, zaman aşımı, çözülemeyen yanıt ya da oturum sorunu gibi nedenlerle sorgu sonuçlanmazsa belge gönderilmez ve sonuç, mükellefiyetin sorgulanamadığını ve gönderimin yapılmadığını bildirir.
Alıcı mükellef değilse belge nereye gider?
Belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir. Alıcının VKN ya da TCKN'si belgede gerçek alıcı olarak kalır; sonuç başarıdır ve sonuç iletisine alıcıya kâğıt çıktı teslim edilmesi notu yazılır.
Kayıtlı alıcıya da sanal kutu kullanılır mı?
Hayır. Sanal kutu yalnızca alıcı e-İrsaliye mükellefi olmadığında kullanılır; kayıtlı alıcıya belge QNB üzerinden normal yolla gider.
STEQAR, QNB eSolutions'ın yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Turkcell e-Şirket, Orkestra e-Faturacım, Veriban ve e-Logo bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.