Gönderim başarılı olunca STEQAR belgenin e-Logo'daki son halini XML, HTML ve PDF olarak alıp kantar kayıtlarına yazar; Kayıtlar ekranından Görüntüle ve PDF Kaydet ile açılır. e-Logo mührü iletimden sonra uyguladığı için STEQAR belgeyi sınırlı sayıda yeniden okur ve mühürlü hal gelmezse elindeki en iyi kopyayı saklar. Red ve taslak gönderimde arşiv çekilmez.
Kayıtlarda hangi görünümler bulunur?
Bir e-İrsaliye aslında tek bir belgedir, ama farklı amaçlarla farklı biçimlerde okunur. STEQAR, gönderimi başarılı olan her belge için e-Logo'daki son halin üç görünümünü almaya çalışır: XML, HTML ve PDF. Görünümler aynı belgenin kopyalarıdır; hangisine bakacağınız ihtiyacınıza göre değişir.
| Görünüm | Nasıl bir şeydir? | Ne için işe yarar? |
|---|---|---|
| XML | Belgenin yapılandırılmış, makinece okunabilir hali | İçeriği ayrıntısıyla incelemek ya da başka bir programa vermek |
| HTML | Belgenin ekranda okunacak biçimi | Belgeyi hızlıca gözle kontrol etmek |
| Belgenin dosya olarak saklanabilen ve çıktısı alınabilen hali | Alıcıya göndermek, çıktı almak, dosyada tutmak |
Kayıtlar ekranında bir kaydı seçip Görüntüle dediğinizde belgeyi kantar uygulamasından açarsınız; PDF Kaydet ise PDF görünümünü bilgisayarınıza dosya olarak yazar. Böylece e-Logo portalına girmeden belgenin içeriğine bakabilirsiniz. Akışın bütünü e-Logo ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında, bu görünümlerin hangi adımdan sonra geldiği ise aşağıda.
Görünümler ne zaman alınır?
Sıra şöyledir: belge hazırlanır, alıcı sorgulanır, numara kurulur, belge e-Logo'ya iletilir. Gönderim başarıyla sonuçlanırsa STEQAR bir adım daha atar ve belgenin e-Logo'daki son halini ister. Yani görünümler gönderimden önce değil, gönderimden sonra gelir ve yalnızca başarılı gönderimin ardından alınır. Gönderim başarısızsa alınacak bir son hal de yoktur.
Mühür neden bekleme gerektirir?
STEQAR belgeyi imzalamadan iletir; mali mühür e-Logo tarafından, iletimin ardından uygulanır. Sonuç olarak STEQAR belgeyi ilk sorduğunda mühürlü ve numaralı son hal henüz alınabilir durumda olmayabilir. Kantar bu yüzden tek bir deneme ile yetinmez: belgeyi sınırlı sayıda ve aralıklı olarak yeniden okur. Her okumada amaç, mühürlü ve numaralı son haline ulaşmaktır.
Okuma sayısı ve aralık sınırlıdır; bu yazıda rakam verilmez. Mührün ne zaman atılacağı da yazının konusu değildir ve burada bir süre belirtilmez. Önemli olan, bekleme bittiğinde STEQAR'ın elindeki en iyi kopyayı kayda yazmasıdır.
Mühürlü hal gelmezse hangi kopya saklanır?
Bekleme bittiğinde STEQAR elindekini üç basamaklı bir sırayla seçer:
| Sıra | Saklanan kopya | Ne zaman? |
|---|---|---|
| Birinci | e-Logo'nun mühürlü ve numaralı son hali | Okumalardan birinde hazır bulunursa |
| İkinci | Elde edilen en iyi e-Logo kopyası | Son hal gelmediyse ama e-Logo'dan bir kopya alınabildiyse |
| Üçüncü | Gönderilen UBL belgesi | e-Logo'dan hiçbir kopya alınamadıysa |
Mühürlü ve numaralı hale ihtiyaç duyuyorsanız, belgeye e-Logo portalından da bakmanız yerinde olur.
Arşiv alınamasa da gönderim başarılı kalır
Görünüm almak, gönderimin sonucunu değiştirmez. Bir görünüm alınamazsa ya da oturum sürdürülemezse gönderim yine başarılı kalır; kayıtta gönderim sonucu başarı olarak durur ve eksik olan yalnızca görünümdür. Bozuk ya da beklenen biçime uymayan içerik de arşive alınmaz. Örneğin gelen içerik beklenen XML, HTML ya da PDF yapısında değilse kayda yazılmaz.
Belge e-Logo'ya iletildikten sonra bir görünümün alınamaması, belgenin gönderilmediği anlamına gelmez; kayıt, gönderimin sonucunu ve görünümün durumunu birbirinden ayrı tutar.
Arşivin hiç alınmadığı durumlar
- Red yanıtı. e-Logo belgeyi reddettiyse arşiv çekilmez.
- Taslak gönderim. Taslak belge e-Logo'da sorgulanamadığı için arşiv çekilmez. Taslağın ne yaptığını e-Logo e-İrsaliye taslak modu yazısında anlattık.
- Başarısız gönderim. Belge e-Logo'ya iletilemediyse görünüm de yoktur. Kesinti kaynaklı durumlar için İnternet kesilince e-Logo e-İrsaliye yazısına bakın.
Kayıttan belgeye ulaşmanın adımları
- Kayıtlar ekranını açın ve tartıma ya da plakaya göre ilgili kaydı bulun.
- Sonuç iletisini okuyun: gönderim başarılı mı, taslak mı, red mi?
- Gönderim başarılıysa Görüntüle ile belgeyi açın.
- Dosya gerekiyorsa PDF Kaydet ile PDF görünümünü kaydedin.
- Görünüm yoksa nedenini yukarıdaki listeden bulun: red, taslak ya da başarısız gönderim.
Kâğıt çıktı notu taşıyan kayıtlarda aynı adımlar çıktı almak için de geçerlidir; kayıtsız alıcıya ilişkin yolu Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse e-Logo'da yazısında ayrıntılandırdık.
Kayıttaki görünüm neyi gösterir?
Kantar kayıtlarındaki XML, HTML ve PDF, belgenin e-Logo'daki son halinin kopyasıdır. Belgenin GİB tarafında hangi aşamada olduğunu göstermezler; o bilgi e-Logo portalında izlenir. Bu yüzden kayıtta bir PDF bulunması, belgenin GİB tarafında tamamlandığı anlamına gelmez.
Entegratör seçeneklerini yan yana görmek için Kantar e-İrsaliye entegratörleri, e-İrsaliyenin e-Faturadan farkı için e-İrsaliye mi, e-Fatura mı? yazılarına bakabilirsiniz.
Örnek: alıcının belge talebi
Bir alıcı firmanın muhasebesi, dünkü sevkiyatın belgesini istiyor. Operatör Kayıtlar ekranında plakadan kaydı bulur ve sonuç iletisinin başarılı olduğunu görür. Görüntüle ile belgeyi açar, içeriği alıcıyla birlikte kontrol eder ve PDF Kaydet ile dosyayı alıcıya iletilmek üzere kaydeder. Aynı gün ikinci bir kayıtta görünüm bulunmaz; iletide (taslak) yazdığı için operatör bunu beklenen durum sayar. Üçüncü kayıtta mühürlü hal gelmediği için e-Logo'dan alınan en iyi kopya saklanmıştır; operatör görünümü yine Görüntüle ile açabilir.
Yönetici için kısa notlar
- Görünümü olmayan bir kaydı sorun saymadan önce sonuç iletisine bakın; red ve taslak, görünümün çekilmediği bilinen durumlardır.
- Önemli bir belge için mühürlü hale ihtiyaç varsa e-Logo portalındaki nüshayı da kontrol edin.
- Taslakla deneme yapan çalışanlara, taslak kayıtlarda XML, HTML ve PDF görünmeyeceğini önceden söyleyin.
- Ayarlarla ilgili sorularda e-Logo hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberine dönün.
Görünümler gönderimden sonra gelir: bazen mühür için beklerler, red ve taslakta ise hiç gelmezler.
Sık sorulan sorular
e-Logo e-İrsaliyenin XML, HTML ve PDF görünümleri nerede açılır?
Gönderim başarılı olduğunda STEQAR belgenin e-Logo'daki son halini alıp kantar kayıtlarına yazar. Kayıtlar ekranında Görüntüle ile belgeyi açar, PDF Kaydet ile PDF görünümünü dosyaya alırsınız.
Mühürlü sürüm hemen hazır değilse ne olur?
Mali mührü e-Logo atar ve bu işlem gönderimden sonra gerçekleşir. STEQAR bu yüzden belgeyi sınırlı sayıda ve aralıklı olarak yeniden okur. Mühürlü ve numaralı son hal gelmezse elde edilen en iyi e-Logo kopyasını, o da yoksa gönderilen UBL belgesini saklar.
Görünüm alınamazsa gönderim başarısız sayılır mı?
Hayır. Bir görünüm alınamazsa ya da oturum sürdürülemezse gönderim yine başarılı kalır. Bozuk ya da biçimi tutmayan içerik ise arşive alınmaz.
Red ve taslak gönderimlerde görünüm alınır mı?
Hayır. Red yanıtında ve taslak gönderimde arşiv çekilmez; kayıtta görüntülenecek bir XML, HTML ya da PDF olmaz.
STEQAR, e-Logo'nun yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, Turkcell e-Şirket, Orkestra, KolayBi ve Veriban bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.