STEQAR göndermeden önce alıcının VKN ya da TCKN'sini e-Logo'da sorgular. Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse ya da posta kutusu etiketi yoksa belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir, sonuç başarıdır ve kâğıt çıktı teslimi hatırlatılır. Sorgu sonuçlanmazsa belge hiç gönderilmez.
Gönderimden önce alıcı neden sorgulanır?
Kantarda irsaliye düzenlenirken alıcı çoğu kez tanıdık bir firmadır; ama o firmanın e-İrsaliye kullanıp kullanmadığı tartım ekranından anlaşılmaz. STEQAR bu yüzden belgeyi iletmeden önce alıcının VKN ya da TCKN'sini e-Logo'ya sorar: alıcı e-İrsaliye mükellefi midir, posta kutusu etiketi nedir. Cevap belgenin hangi yoldan gideceğini belirler. Sorgunun amacı, belgeyi yanlış kutuya kesmemektir: kayıtlı alıcıya sanal kutu kullanılmaz, kayıtsız alıcıya da kayıtlıymış gibi davranılmaz.
Sorgu, akışın ortasında yer alır. Belge hazırlanır, e-Logo'ya giriş yapılır, alıcı sorulur ve ancak ondan sonra belge iletilir. Zincirin tamamı e-Logo ile kantardan otomatik e-İrsaliye yazısında; burada yalnızca sorgunun sonucuna odaklanıyoruz. e-İrsaliyenin e-Faturadan farkı için e-İrsaliye mi, e-Fatura mı? yazısı da işinize yarar.
Mükellef, etiket ve kayıtsızlık ne demektir?
e-İrsaliye mükellefi, e-İrsaliye düzenine dahil olmuş ve belge alabilecek bir posta kutusu tanımlamış firmadır. Etiket, bu posta kutusunu gösteren kayıttır. Sorgunun girdisi alıcının VKN ya da TCKN'sidir; bu yüzden firma kartındaki kimlik numarasının doğru girilmesi önemlidir.
Bu yazıda "kayıtsız" sözcüğü yalnızca e-İrsaliye düzeninde yer almamayı anlatır. Alıcının vergi mükellefiyetiyle ilgisi yoktur. Karar her gönderimde, o anki sorgu sonucuna göre verilir.
Sorgunun üç olası sonucu
| Sorgu sonucu | Belgenin yolu | Sonuç |
|---|---|---|
| Alıcı mükellef, etiketi var | Belge e-Logo'ya iletilir; sanal kutu kullanılmaz. | Başarı |
| Alıcı mükellef değil ya da etiket yok | Belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir. | Başarı, kâğıt çıktı notuyla |
| Sorgu sonuçlanmadı (hata, zaman aşımı, e-Logo'nun reddi) | Belge gönderilmez. | Gönderilmedi, yeniden deneyin |
Kayıtsız alıcıda belge nereye gider?
Sorgu başarıyla sonuçlanıp alıcının e-İrsaliye mükellefi olmadığı ya da posta kutusu etiketinin bulunmadığı anlaşılınca STEQAR belgeyi GİB'in sanal posta kutusuna keser. Alıcının VKN ya da TCKN'si belgede gerçek alıcı olarak kalır; sanal kutu yalnızca belgenin gönderildiği adrestir. Bu bir hata değil, ayrı bir yoldur: sonuç başarıdır, sonuç iletisine "alıcıya kâğıt çıktı teslim edin" notu yazılır ve işlem entegratör günlüğüne kaydedilir.
GİB kılavuzuna göre kayıtsız alıcıya düzenlenen e-İrsaliye sanal alıcıya gönderilir ve alıcıya kâğıt çıktı ya da elektronik yolla teslim edilir. Dolayısıyla bu yolda teslim adımı operatöre düşer. Alıcı kayıtlı olduğunda ise tablo tersine döner: sanal kutu hiçbir koşulda kullanılmaz.
Sorgu sonuçlanmazsa neden beklenir?
Alıcıyı kayıtsız saymak için sorgunun başarıyla bitmesi gerekir. Sorgu hata verdiğinde, zaman aşımına uğradığında ya da e-Logo isteği reddettiğinde STEQAR alıcının kayıtlı mı kayıtsız mı olduğunu bilemez. Alıcı aslında e-İrsaliye kullanıyorsa belgeyi sanal kutuya kesmek yanlış olurdu; bu yüzden belge hiç gönderilmez ve sonuç iletisi şunu söyler: alıcının e-İrsaliye posta kutusu sorgulanamadı, yanlış kutuya belge kesmemek için gönderilmedi, tekrar deneyin.
Gönderilemeyen kayıtlar bekleyen ya da başarısız kayıtlar listesinde durur; bağlantı ya da hesap sorunu giderilince yeniden gönderimi operatör başlatır. Bağlantı kesintisinde izlenecek yol İnternet kesilince e-Logo e-İrsaliye yazısında.
Kâğıt çıktı adımı pratikte nasıl yürür?
- Gönderim sonucunu ve iletideki kâğıt çıktı notunu okuyun.
- Belgenin PDF görünümü kantar kayıtlarına alındıysa Kayıtlar ekranında Görüntüle ya da PDF Kaydet ile açın. Görünümlerin nasıl alındığını e-Logo e-İrsaliye belgelerini kantardan görüntüleme yazısında anlattık.
- Çıktıyı alın ve alıcıya teslim edilecek biçimde hazırlayın.
Notun amacı, kılavuzda anılan teslimin unutulmamasıdır; teslimin kim tarafından ve hangi anda yapılacağı işletmenin kendi düzenine kalır.
Sanal kutu yolunda belgenin GİB tarafında nasıl sonuçlandığını bu yazıda anlatmıyoruz. STEQAR kaydı bu aşamada yalnızca e-Logo'nun gönderimi kabul ettiğini gösterir; sonraki durum e-Logo portalından izlenir.
Günün sonunda kâğıt çıktı notu taşıyan sonuçlara bir kez daha göz atmak, teslimi unutulmuş çıktıları yakalamanın kolay yoludur. Bir de sorgusu sonuçlanmadığı için gönderilmemiş kayıt kalıp kalmadığına bakılır; böyle kayıtlar bekleyenler listesinde görünür.
Örnek: sabah çıkan üç sevkiyat
İlk sevkiyatın alıcısı e-İrsaliye mükellefidir ve etiketi vardır; belge e-Logo'ya iletilir ve sanal kutuya uğramaz. İkinci alıcı e-İrsaliye kullanmıyor; sorgu başarıyla sonuçlanır, belge sanal kutuya kesilir ve iletiye kâğıt çıktı notu yazılır. Üçüncü sevkiyat sırasında e-Logo'ya erişimde sorun vardır ve sorgu sonuçlanmaz; belge gönderilmez, sonuç "gönderilmedi" olarak kalır. Üç sonuç da aynı akışın doğru çıktılarıdır; yalnızca üçüncüde bağlantı düzelince gönderimi yeniden başlatmak gerekir.
Operatör ve yönetici için kısa kurallar
- Alıcı firma kartında VKN ya da TCKN'nin eksiksiz girildiğinden emin olun.
- Kâğıt çıktı notu gördüğünüzde belgeyi alıcıya teslim edilecek biçimde hazırlayın.
- Sanal kutuya kesilen belgeyi hata saymayın; sonuç başarıdır.
- "Gönderilmedi" sonucunu görünce önce bağlantıyı ve hesabı kontrol edin, sonra gönderimi yeniden başlatın.
- Kurulum sırasında alıcı sorgusunun hangi ayarlara dayandığını e-Logo hesabıyla kantar e-İrsaliye kurulumu rehberinden okuyun.
- Entegratör seçeneklerini yan yana görmek için Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazısına bakın.
Kayıtsız alıcı hata değil ayrı bir yoldur; sorgu sonuçlanmamışsa ise belge hiç yola çıkmaz.
Sık sorulan sorular
Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse e-Logo'da belge gönderilir mi?
Evet, sorgu başarıyla sonuçlanmışsa. Alıcı mükellef çıkmazsa ya da posta kutusu etiketi yoksa belge GİB'in sanal posta kutusuna kesilir. Sonuç başarıdır ve sonuç iletisine kâğıt çıktı notu yazılır.
Alıcı sorgusu sonuçlanmazsa ne olur?
Sorgu hata verirse, zaman aşımına uğrarsa ya da e-Logo reddederse STEQAR alıcının durumunu bilemez ve belgeyi göndermez. Sonuç iletisi, yanlış kutuya belge kesmemek için gönderilmediğini söyler ve yeniden denemeyi önerir.
Kayıtlı bir alıcıya sanal kutu kullanılır mı?
Hayır. Alıcı e-İrsaliye mükellefiyse GİB'in sanal posta kutusu hiçbir koşulda kullanılmaz. Sanal kutu yalnızca kayıtsız alıcı için devreye girer.
Sanal kutuya kesilen belgede alıcı kim görünür?
Alıcının VKN ya da TCKN'si belgede gerçek alıcı olarak kalır. Sanal kutu yalnızca belgenin gönderildiği adrestir; alıcının kimliğini değiştirmez.
STEQAR, e-Logo'nun yanı sıra başka e-İrsaliye entegratörleriyle de çalışır; EDM Bilişim, Paraşüt, Turkcell e-Şirket, Orkestra, KolayBi ve Veriban bu seçenekler arasındadır. Farkları Kantar e-İrsaliye entegratörleri yazımızda karşılaştırdık.