e-İrsaliye kesmek için önce e-Fatura uygulamasına dahil olup e-İrsaliyeye başvurmanız gerekir. Sonra GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon yollarından biriyle belgeyi düzenlersiniz; belge malın fiili sevkinden önce hazırlanır, imzalanır ve GİB sistemlerine iletilir. Kantar kullanıyorsanız belge tartım kaydından üretilebilir.
Başlamadan önce gerekenler
- e-Fatura kaydı. e-İrsaliyeye dahil olabilmek için önce e-Fatura uygulamasına dahil olunur.
- e-İrsaliye başvurusu. Seçtiğiniz yönteme göre yapılır. Adımlar için başvuru rehberine bakın.
- İmza aracı. Belge elektronik sertifikayla imzalanır: kendi mali mührünüz ya da nitelikli elektronik sertifikanız, özel entegratör kullanıyorsanız GİB'in kılavuzlarındaki usulle entegratörün mali mührü.
Üç yöntem: hangisiyle kesilir?
| Yöntem | Belge nasıl kesilir? | Tebliğdeki tarif |
|---|---|---|
| GİB portalı | GİB'in portalda sunduğu arayüzlerle belge oluşturulur | Kendi sistemini entegre edecek yeterli altyapısı olmayan kullanıcılar için |
| Özel entegratör | GİB'den izin almış özel entegratörün sistemi üzerinden belge oluşturulur, imzalanır ve gönderilir | Teknik yeterliliği olan ve izinli entegratör kuruluşlar aracılığıyla |
| Doğrudan entegrasyon | Kendi yazılımınız GİB sistemleriyle doğrudan konuşur | Bilgi işlem sistemi yeterli olan mükellefler için |
GİB'in e-Belge sitesi e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Arşiv uygulamalarını ayrı başlıklar altında sunar; her birinin kendi başvurusu ve kullanımı vardır. Muhasebe ya da ERP programınızdan kesiyorsanız programınızın hangi yöntemle bağlı olduğunu öğrenin.
Bir e-İrsaliye adım adım
- Alıcının durumuna bakın. Alıcı uygulamaya kayıtlıysa belge ona iletilir. Kayıtlı değilse belge yine e-İrsaliye olarak düzenlenir ve kılavuza göre yöntemin ya da entegratörün sistemi içinde Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcısı'na gönderilir (kılavuzun 8 numaralı bölümü bu alıcının vergi kimlik numarasını da yazar); sistem içinden alıcıya iletilmez, düzenleyen belgeyi başka bir elektronik yolla ya da kağıt çıktıyla teslim eder.
- Zorunlu bilgileri girin. Düzenleme tarihi, belge numarası, taraf bilgileri, malın cinsi ve miktarı, aracın plakası ve şoför bilgisi. Eksik zorunlu alan belgeyi geçersiz kılar.
- Fiili sevk zamanını yazın. Tarih ile birlikte saat ve dakika girilir. Fiili sevk zamanı ileri bir zaman olabilir; kılavuzda sayılan istisnalar dışında düzenleme zamanından önce olamaz.
- Bilgiler eksikse taslak kaydedin. Şoför ya da araç henüz belli değilse belge taslak kalır; eksikler tamamlanınca onaylanır ve gönderilir.
- İmzalayın ve gönderin. Belge elektronik sertifikayla imzalanır ve GİB sistemlerine iletilir. Zamanlama kuralları için gönderim süresi rehberine bakın.
- Araçta bulundurun. Sevk sırasında belgenin bir örnek kağıt çıktısı araçta olmalı ya da belge elektronik olarak gösterilebilmelidir.
Alıcının sevk sırasında belli olmadığı durumda belge Muhtelif Müşteriler tipinde düzenlenir; kılavuz bu belgede vergi kimlik alanına on adet beş rakamının yazılmasını ister.
e-Fatura ya da e-Arşiv irsaliye yerine geçer mi?
Bazı durumlarda ayrıca e-İrsaliye kesmek gerekmez. Kılavuza göre e-Fatura mükelleflerinin birbirine düzenlediği e-Fatura, malın teslimi sırasında düzenlenirse, belge üzerinde düzenleme tarihiyle birlikte saat ve dakikayı gösterirse, kağıt çıktısında İrsaliye yerine geçer ifadesi yer alırsa ve çıktı satıcı ya da yetkilisince imzalanırsa sevk irsaliyesi yerine geçer. e-Arşiv Fatura için de benzer koşullar sayılır: teslim sırasında düzenlenme, saat ve dakika, ifade ve imza. Koşullardan biri eksikse faturaya dayanmayın; e-İrsaliyeyi ayrıca kesin.
Kantardan kesmek
Kantarı olan işletmede belgenin ihtiyaç duyduğu bilgiler tartım kaydında hazırdır. STEQAR, GİB onaylı UBL-TR biçimindeki e-İrsaliyeyi tartım biter bitmez gönderir; altı entegratörden biriyle çalışır: EDM Bilişim, Turkcell e-Şirket, Orkestra e-Faturacım, Veriban, e-Logo ve QNB eSolutions. Alıcı e-İrsaliye mükellefi değilse belge GİB sanal posta kutusuna gider. Ayrıntılar kantardan otomatik e-İrsaliye, alıcı mükellef değilse ve internet kesilince yazılarında; entegratör seçimi için e-İrsaliye entegratörleri yazısına bakın.
Sık yapılan hatalar
- Şoförün TCKN alanını anlamsız bir değerle doldurmak. Kılavuz bunu kabul etmez.
- Fiili sevk zamanını düzenleme zamanından önceye yazmak.
- Kayıtlı mükellef olduğu halde matbu irsaliye düzenlemek; kağıt belge yalnız tebliğde sayılan istisnai hallerde mümkündür.
- Aynı sevkiyat için iki kez belge göndermek. Bu riskin kantarda nasıl azaltıldığını mükerrer e-İrsaliye önleme yazısında anlattık.
Bu sayfa genel bilgi içindir. Güncel şartlar için GİB'e ve mali müşavirinize danışın.
Kaynaklar
- Hazine ve Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı), Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509), Resmî Gazete 19/10/2019 - 30923; 31/12/2025 tarihli (33124, 5. mükerrer) değişikliğe kadar işlenmiş birleştirilmiş metin (erişim: 06/10/2026). Kullanılan bölümler: IV.3.2, V.1, V.5.3, V.7 ve V.9. https://mevzuat.gov.tr/File/GeneratePdf?mevzuatNo=33905&mevzuatTur=Teblig&mevzuatTertip=5
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu, Versiyon 1.2, 07 Eylül 2022. Kullanılan bölümler: 8, 10, 15.4, 15.5, 15.22, 15.31, 15.33 ve 15.34. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Irsaliye_Uygulama_Kilavuz_1.2.pdf
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Belge sitesi ana sayfası (e-Fatura, e-İrsaliye ve e-Arşiv bölümleri), erişim: 06/10/2026. https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye kesmek için e-Fatura mükellefi olmak şart mı?
Evet. Tebliğe göre e-İrsaliye uygulamasına dahil olmak isteyen mükellefin önce e-Fatura uygulamasına dahil olması, e-İrsaliye düzenleyip iletebilmek için hazırlığını tamamlaması ve başvurusunu yapması gerekir.
Alıcının vergi numarası bilinmiyorsa ne yazılır?
Alıcı sevk sırasında bilinmiyorsa Muhtelif Müşteriler tipinde belge düzenlenir; vergi kimlik alanına on adet beş rakamı, ad alanına muhtelif müşteriler yazılır. Alıcı nihai tüketiciyse ve TCKN paylaşmak istemiyorsa o alana on bir adet bir rakamı yazılır.
Şoförün TCKN alanına yer tutucu bir değer yazılabilir mi?
Hayır. Kılavuza göre şoförün ad-soyadı ve TCKN bilgisi, yabancı uyruklu şoförde ise pasaport numarası, belgede doğru yazılmak zorundadır.
Plaka ya da şoför henüz belli değilse belge nasıl hazırlanır?
Zorunlu alanlar belge hazırlanırken tam bilinmiyorsa belge önce taslak olarak kaydedilir. Sevkiyat başlarken eksik bilgiler eklenir, belge onaylanır ve GİB sistemlerine gönderilir. Onaylanmamış taslağın hukuki geçerliliği yoktur.
e-Arşiv Faturayı irsaliye yerine kullanabilir miyim?
Kılavuzdaki koşullar sağlanırsa evet: fatura malın teslimi sırasında düzenlenmeli, tarihle birlikte saat ve dakikayı göstermeli, kağıt çıktısında İrsaliye yerine geçer ifadesi bulunmalı ve çıktı satıcı ya da yetkilisince imzalanmalıdır.
İnternet yokken e-İrsaliye nasıl kesilir?
Sevkiyatın başladığı yerde altyapı sorunu varsa kılavuz, matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliyenin aynı anda düzenlenmesini esas alır ve matbu belgeye e-İrsaliye bilgilerinin yazılmasını ister. STEQAR tarafında ise kayıt bekleyen olarak saklanır, bağlantı gelince operatör yeniden gönderir.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.