e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce düzenlenip GİB sistemlerine başarılı biçimde iletilmiş olmalıdır; kılavuzda esas alınan an belgenin tarihi değil, üzerinde yazan fiili sevk zamanıdır. Özel entegratör kullanıyorsanız belgenin entegratöre iletilmesi sevki başlatmak için yeterlidir; entegratör de belgeyi azami on beş dakika içinde imzalayıp GİB'e iletmek zorundadır.
Ana kural: fiili sevkten önce
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin e-İrsaliye düzenleme hükmü şöyle özetlenebilir: belge malın fiili sevkinden önce düzenlenmeli ve GİB sistemlerine başarıyla iletilmelidir; bu iki şart tamamlandığında mal yola çıkabilir. Bunun yanında belgenin GİB sistemleri üzerinden alıcısına da başarıyla iletilmesi gerekir. Alıcı uygulamaya kayıtlı değilse iletim, alıcının talebine göre elektronik ortamda ya da kağıt çıktının tesliminle yapılır.
Kılavuz bu noktada bir ayrıntıyı vurgular: dikkat edilecek tarih ve zaman, belgenin düzenleme tarihi değil, belge üzerinde yazan fiili sevk tarihi ve zamanıdır.
Fiili sevk zamanı nedir?
e-İrsaliyede iki ayrı zaman bulunur: belgenin düzenlenme tarihi ve zamanı ile malın fiili sevk tarihi ve zamanı. Fiili sevk zamanı saat ve dakika olarak yazılır, düzenleme zamanıyla aynı ya da daha ileri bir zaman olabilir. Kılavuzda sayılan istisnai haller dışında düzenleme zamanından önceki bir zaman olamaz. Yani belgeyi sabah hazırlayıp öğleden sonrasına sevk planlamak mümkündür; geriye dönük sevk yazmak ise mümkün değildir.
Yönteme göre ne yeterli?
| Yöntem | Sevki başlatmak için | Not |
|---|---|---|
| GİB portalı / doğrudan entegrasyon | Belgenin GİB sistemlerine başarılı biçimde iletilmesi | Alıcının sistem yanıtını beklemek zorunlu değildir |
| Özel entegratör | Belgenin, GİB'e iletilmek üzere entegratörün sistemine iletilmesi | Şema, şematron ve imza kontrollerini entegratörün eksiksiz yapmış olması gerekir; entegratör imzalama ve iletimi azami on beş dakika içinde yapar |
Kılavuzun e-İrsaliye düzenlenme süresi bölümü, 7/9/2022 ile 31/3/2023 arasındaki dönem için ayrıca bir açıklama içerir: bu dönemde portal ya da doğrudan entegrasyon kullananlarda belge, kuyruğa eklendi ve işleniyor durum kodlarını aldığında da sevk başlatılabilirdi; ancak ilgili birimlerce istenirse sevkiyatı belgeleme yükümlülüğü düzenleyeneydi. Bu tarih aralığından sonrası için kılavuzda ek bir hüküm göremedik; güncel uygulamayı GİB'den teyit edin.
Alıcı yanıtı ve fatura süreleri
- İrsaliye yanıtı: alıcı, belge üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren yedi gün içinde kabul ya da kısmi kabul yanıtı verebilir. Yanıt vermek zorunlu değildir, bir imkândır.
- Yanıtsızlık: yedi gün içinde yanıt dönülmeyen belgelerde malların tam teslim alındığı kabul edilir ve satıcı bunların tamamı için fatura düzenler.
- Red: belgenin tamamının reddi yalnız fiili sevkten önce ve yalnız içerik ya da alıcı hatalıysa mümkündür. Ayrıntı için iade ve red rehberine bakın.
- Fatura: Vergi Usul Kanunu'na göre fatura malın teslimi tarihinden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; bu süre geçerse fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
Gönderilemiyorsa: istisnai haller
Belge iletilemiyorsa serbest bir yol yoktur; kılavuz ve tebliğ bu durumları tek tek tarif eder:
- Altyapı ya da teknik imkânsızlık. Sevkiyatın başladığı yerde e-İrsaliye düzenlenemiyorsa matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliyenin aynı anda düzenlenmesi esastır; matbu belgeye e-İrsaliyenin numarası, düzenleme tarihi ve zamanı, taşıyıcı ve araç plaka bilgileri yazılır ve belgeye e-İrsaliyesinin ayrıca düzenlendiğini belirten ibare yazılır.
- Teslim sırasında düzenleme mümkün değilse. Müşteri ya da miktar sevk başında bilinmiyorsa önce Muhtelif Müşteriler belgesi kesilir. Teslim sırasında yeni belge düzenlenemezse üzerinde e-İrsaliyeye dönüştürülecektir ifadesi bulunan matbu irsaliye kullanılır ve bu belge en geç izleyen gün içinde MATBUDAN türünde e-İrsaliye olarak düzenlenir.
- GİB sistemlerindeki kesinti. Tebliğin V.7 bölümü, GİB'in ve kamu kurumlarının sistemlerindeki arıza, kesinti ve bakım halinde kağıt belgeye izin verir. GİB'in 21.11.2024 tarihli duyurusu buna örnektir: yeni merkez uygulamaya geçiş sırasında e-Fatura ve e-İrsaliye uygulamaları hizmet veremeyeceği için bu süre zarfında matbu belge düzenlenebileceği belirtilmiştir.
Mükellef ya da entegratör kaynaklı teknik imkânsızlıklarda durumun ispat edilebilir olması beklenir ve bu şekilde belge düzenlemek istisnaidir; tebliğ bu durumun süreklilik arz etmemesini ister.
Kantarda uygulama
STEQAR, e-İrsaliyeyi tartım biter bitmez gönderir. Kantar çıkışında belgenin gittiğinden emin olduktan sonra aracı yola çıkarmak, sevkten önce iletme kuralıyla örtüşür. Bağlantı yoksa kayıt bekleyen olarak saklanır ve bağlantı gelince operatör yeniden gönderir; bu durumda belge sevkten önce GİB'e ulaşmamış olabilir. Böyle bir durumda yukarıdaki matbu belge yolları devreye girer; hangisinin sizin için geçerli olduğunu mali müşavirinizle netleştirin. Akışın ayrıntısı için internet kesilince e-İrsaliye yazısına, belgeyi hazırlama sırası için e-İrsaliye nasıl kesilir rehberine ve ürün tarafı için e-İrsaliye sayfasına bakabilirsiniz.
Bu sayfa genel bilgi içindir. Süreler ve istisnalar değişebilir; güncel şartlar için GİB'e ve mali müşavirinize danışın.
Kaynaklar
- Hazine ve Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı), Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509), Resmî Gazete 19/10/2019 - 30923; 31/12/2025 tarihli (33124, 5. mükerrer) değişikliğe kadar işlenmiş birleştirilmiş metin (erişim: 06/10/2026). Kullanılan bölümler: V.5.3 ve V.7. https://mevzuat.gov.tr/File/GeneratePdf?mevzuatNo=33905&mevzuatTur=Teblig&mevzuatTertip=5
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu, Versiyon 1.2, 07 Eylül 2022. Kullanılan bölümler: 7, 10, 12, 13, 15.5, 15.8, 15.11, 15.24, 15.25 ve 15.27. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Irsaliye_Uygulama_Kilavuz_1.2.pdf
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Fatura ve e-İrsaliye Yeni Merkez Uygulama Geçişi Hakkında Duyuru, 21.11.2024. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/Yeni_Merkezi_Uygulamaya_Gecis_Genel_Duyuru_21.11.2024.pdf
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye araç yola çıktıktan sonra kesilebilir mi?
Genel kural hayırdır: belge malın fiili sevkinden önce düzenlenip GİB sistemlerine başarıyla iletilmelidir. Tebliğ yalnız alıcısı sevk sırasında belli olmayan ve Muhtelif Müşteriler adına düzenlenen belge ile teslim sırasında düzenlenen belge hallerini bunun dışında tutar; teknik imkânsızlıkta kağıt belge yolu ayrıca tarif edilmiştir.
Alıcının yanıtını beklemeden sevk yapabilir miyim?
Evet. Kılavuza göre alıcının sistem yanıtını beklemek zorunlu değildir; belgenin GİB sistemlerine başarıyla iletilmesi malın fiili sevki için yeterlidir. Belgenin ayrıca alıcısına GİB sistemleri üzerinden iletilmesi gerekir.
Özel entegratör belgeyi GİB'e en geç ne zaman iletmek zorunda?
Kılavuza göre özel entegratör kuruluşlar, kendilerine iletilen e-İrsaliye belgelerinin imzalanmasını ve GİB sistemlerine iletimini kendilerine ulaştığı andan itibaren azami on beş dakika içinde yapmak zorundadır.
Fiili sevk zamanını ileri bir saate yazabilir miyim?
Evet. Fiili sevk zamanı düzenleme zamanıyla aynı olabilir ya da daha ileri bir zaman olabilir; kılavuzda anlatılan istisnai haller dışında düzenleme zamanından önceki bir zaman olamaz.
Alıcı belgeye yanıt vermezse ne olur?
Yanıt vermek zorunlu değildir. Kılavuza göre fiili sevk tarihinden itibaren yedi gün içinde yanıt dönülmeyen belgelere konu malların alıcı tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcının bunların tamamı için fatura düzenleyeceği kabul edilir.
Teslimden sonra faturayı kaç gün içinde kesmeliyim?
Kılavuzun hatırlattığı Vergi Usul Kanunu hükmüne göre fatura, malın teslimi tarihinden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.