e-İrsaliye için GİB iki kılavuz ailesi yayımlar: kuralları anlatan Uygulama Kılavuzu ile belgenin XML yapısını tarif eden UBL-TR teknik kılavuzları ve şema paketi. Birincisi mükellef içindir, ikincisi yazılım yapanlar içindir. Kantar programı ve entegratör bu kılavuzlara uyar; kantarcının XML yazması gerekmez, doğru bilgiyi girmesi yeterlidir.
İki kılavuz ailesi
GİB'in e-İrsaliye mevzuat ve teknik mimari sayfası belgeleri iki grupta toplar: tebliğler ile kılavuzlar. Kılavuzların arasında başvuru rehberi, uygulama kılavuzu, karekod ve barkod standardı kılavuzu ile UBL-TR kılavuz ve şema paketleri sayılır. Sayfa ayrıca belirli bir uygulamaya özel bir teknik kılavuzu da listeler. Günlük işiniz için ikisi önemlidir.
| Kılavuz | Kimin için? | Ne anlatır? | İncelenen sürüm |
|---|---|---|---|
| e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu | Mükellef, mali müşavir | Kurallar: kimler dahil olur, belgede neler bulunur, yanıt, iptal, özel durumlar | 1.2, 07 Eylül 2022 |
| UBL-TR Sevk İrsaliyesi | Yazılım geliştiren, entegratör | Belgenin XML elemanları, zorunluluk durumu, örnek kullanım | 1.2, Aralık 2018 |
| UBL-TR İrsaliye Yanıtı | Yazılım geliştiren, entegratör | Alıcının yanıt belgesinin elemanları | 1.0, Aralık 2017 |
| UBL-TR Temel e-İrsaliye Senaryosu | Yazılım geliştiren | Süreç akışı ve örnek belgeler | 0.3, Nisan 2017 |
| UBL-TR Kod Listeleri | Yazılım geliştiren | Birim, senaryo ve benzeri alanlara yazılacak kodlar | 1.43, Temmuz 2026 |
Uygulama Kılavuzunda neler var?
Kılavuz otuz sayfalıktır ve numaralı bölümlerden oluşur. Girişinde, tebliğin Bakanlığa verdiği yetki çerçevesinde hazırlandığı ve belirtilen usul ve esasların aksi söylenmedikçe uyulması zorunlu olduğu yazar. Başlıca bölümler şunlardır:
- Dahil olma, geçiş zorunluluğu ve başvuru. Kimlerin ne zamana kadar geçeceği ve başvurunun nasıl yapılacağı; ayrıntı için e-İrsaliye nedir, kimler kullanır yazısına bakın.
- Yararlanma yöntemleri. GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon.
- Belge düzeni ve zorunlu bilgiler. Belge numarası, taraflar, malın cinsi ve miktarı, araç plakası ile şoför bilgisi, fiili sevk zamanı.
- İrsaliye yanıtı, düzenlenme süresi ve iptal. Kabul, kısmi kabul ve red; belgenin fiili sevkten önce hazırlanması; iptalin söz konusu olmaması.
- Özel durumlar. Otuz dokuz alt başlıkta zincir teslim, şubeler arası sevk, ihracat, taslak belge, nihai tüketici gibi durumlar.
Kılavuzun dikkat çeken bir örneği kantarcıya yakındır: araca yükleme sırasında dökme mallar ya da tartım yapılamayan hurda gibi mallarda miktar bilinemiyorsa, belgede tahmini miktar yazılabilir; fiilen teslim edilen miktar irsaliye yanıtıyla ya da teslim-tesellüm belgesiyle bildirilir ve fatura fiili miktar esas alınarak düzenlenir.
UBL-TR teknik kılavuzları
UBL-TR, UBL 2.1 standardının GİB tarafından Türkiye için özelleştirilmiş biçimidir. Genel Açıklamalar kılavuzu bu paketin kılavuzlarını beş grupta tarif eder: genel açıklamalar, senaryolar, belgeler, ortak elemanlar ve kod listeleri. Paketin kendisinde ise belge şemaları, örnek XML dosyaları ve kod listesi değerleri yer alır. İrsaliye için iki belge kılavuzu vardır: sevk irsaliyesi ve irsaliye yanıtı.
Teknik kılavuzda her eleman aynı tabloyla anlatılır: elemanın adı, Türkçe karşılığı, zorunlu ya da seçimli olduğu, kaç kez tekrarlanabileceği ve örnek XML. Belge numarası da buradadır: üç haneli alfanümerik birim kodu ile on üç haneli müteselsil numaranın birleşimidir; müteselsil numaranın ilk dört hanesi düzenleme yılını gösterir ve aynı numara aynı düzenleyici bünyesinde birden fazla kullanılamaz.
Kod listeleri ayrı ele alınmalıdır. Kılavuz bunların sürekli değişebilen değerler olduğunu söyler ve kullanıcıların listeleri belirli aralıklarla güncellemesini ister. Birim kodlarında da bu geçerlidir: miktar elemanının birim kodu önce GİB listesinden alınır, orada yoksa UN/ECE birim kodları ile EDI/XML Ölçü Birimleri Kodları Listesine bakılır. Kilogramın kodu listede KGM olarak yer alır.
Kantar verisi belgede nereye düşer?
Aşağıdaki eşleme, UBL-TR Sevk İrsaliyesi kılavuzundaki örnek XML'den okunmuş genel bir haritadır. Alanları programınız ya da entegratörünüz doldurur; amaç, kantardaki bir bilginin belgenin neresinde karşılık bulduğunu görmektir.
| Kantarda | Belgede (UBL-TR elemanı) | Not |
|---|---|---|
| Araç plakası | Shipment, ShipmentStage, TransportMeans, RoadTransport, LicensePlateID | Örnekte tür etiketi PLAKA |
| Dorse plakası | Shipment, TransportHandlingUnit, TransportEquipment, ID | Örnekte tür etiketi DORSEPLAKA |
| Şoför | ShipmentStage, DriverPerson: ad, soyad, kimlik numarası | Uygulama Kılavuzu ad-soyad ve kimlik numarasının doğru yazılmasını zorunlu tutar |
| Mal cinsi | DespatchLine, Item, Name | Kalem başına bir satır |
| Miktar ve birim | DespatchLine, DeliveredQuantity ve unitCode | Kilogram için KGM |
| Yola çıkış tarihi ve saati | Shipment, Delivery, Despatch: ActualDespatchDate ve ActualDespatchTime | Fiili sevk zamanı zorunludur |
| Firma | DespatchSupplierParty ve DeliveryCustomerParty | Gönderen ve teslim alan taraf |
Bir noktaya dikkat edin: kantar fişinde brüt, dara ve net olmak üzere üç ağırlık bulunur; irsaliye kaleminin örneğinde ise tek bir teslim edilen miktar alanı vardır ve tebliğ mal için taşınan malın cinsini ve miktarını sayar; brüt, dara ve net ayrımı zorunlu bilgiler arasında anılmaz. Belgeye hangi değerin miktar olarak yazılacağını programınızın ayarı belirler; emin değilseniz entegratörünüze ve mali müşavirinize sorun.
Kantarcı için ne anlama gelir?
- Kılavuza uyan taraf yazılımdır. STEQAR belgeyi GİB onaylı UBL-TR biçiminde üretir ve entegratör üzerinden gönderir. Çalıştığı altı entegratör EDM Bilişim, Turkcell e-Şirket, Orkestra e-Faturacım, Veriban, e-Logo ve QNB eSolutions'tır.
- Veri kalitesi sizdedir. Plakanın yanlış yazılması ya da şoför bilgisinin eksik kalması, doğru üretilmiş bir XML'i de hatalı belgeye çevirir. Plaka, şoför ve ağırlık kantar kaydından belgeye taşındığı için aynı bilgiyi ikinci kez elle yazmanız gerekmez; yine de kayıtların güncel olması gerekir.
- Eksik zorunlu alan belgeyi geçersiz kılar. Gönderimden dönen bir ret nedenini okurken zorunlu alan listesi ilk bakılacak yerdir. Sonuçların anlamı için e-İrsaliye durumları ve hata çözümleri yazısına bakabilirsiniz.
- Sürüm takibi. Kod listeleri ve kılavuzlar güncellenir; programınızı sağlayan tarafa bu güncellemeleri nasıl izlediğini sorun. Akışın tamamı için kantardan otomatik e-İrsaliye yazısı ve e-İrsaliye sayfası var.
Kılavuzlar nereden bulunur?
Kaynak, GİB'in e-Belge sitesindeki e-İrsaliye bölümüdür. Bölümde mevzuat ve teknik mimari sayfası vardır; tebliğler ile kılavuzlar orada listelenir ve UBL-TR kılavuz paketleri sıkıştırılmış dosyalar olarak sunulur. Aynı sayfada zarf şema yapısı ile sistem yanıtı şema yapısına ait ekler de bulunur; bu eklerin başlıkları e-Fatura uygulaması adını taşıdığı için e-İrsaliyedeki geçerliliğini GİB'e ya da entegratörünüze sorun. Dosya adlarında sürüm numarası yer aldığı için aynı dosyanın eski kopyalarına değil, sayfadaki güncel bağlantıya güvenin.
Bu sayfa genel bilgi içindir ve kılavuzların yerine geçmez. Güncel şartlar için GİB'e ve mali müşavirinize danışın.
Kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu, Versiyon 1.2, 07 Eylül 2022 (erişim: 07/10/2026). Kullanılan bölümler: Giriş, 6, 9, 12, 13, 15.31, 15.32, 15.34 ve 15.35. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Irsaliye_Uygulama_Kilavuz_1.2.pdf
- Gelir İdaresi Başkanlığı, UBL-TR1.2.1 Kılavuzları paketi; içindeki UBL-TR Sevk İrsaliyesi V1.2 (Aralık 2018), UBL-TR İrsaliye Yanıtı V1.0 (Aralık 2017), UBL-TR Genel Açıklamalar V0.4 (Aralık 2016), UBL-TR Temel e-İrsaliye Senaryosu V0.3 (Nisan 2017), UBL-TR Kod Listeleri V1.43 (Temmuz 2026) ve Değişim Tablosu (erişim: 07/10/2026). https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/UBLTR_1.2.1_Kilavuzlar.zip
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-İrsaliye mevzuat ve teknik mimari sayfası (kılavuz listesi), erişim: 07/10/2026. https://ebelge.gib.gov.tr/eirsaliyemevzuat.html
- Hazine ve Maliye Bakanlığı (Gelir İdaresi Başkanlığı), Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509), Resmî Gazete 19/10/2019 - 30923; 31/12/2025 tarihli (33124, 5. mükerrer) değişikliğe kadar işlenmiş birleştirilmiş metin (erişim: 07/10/2026). Kullanılan bölümler: IV.3.1 ve IV.3.3. https://mevzuat.gov.tr/File/GeneratePdf?mevzuatNo=33905&mevzuatTur=Teblig&mevzuatTertip=5
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye uygulama kılavuzu nedir?
GİB'in e-İrsaliye uygulamasına ilişkin usul ve esasları anlattığı belgedir. Kimlerin dahil olacağı, başvuru, yararlanma yöntemleri, belgede bulunması gereken bilgiler, irsaliye yanıtı, iptal ve özel durumlar bu kılavuzda yer alır. Kılavuz, aksi belirtilmedikçe uyulması zorunlu hususlar içerdiğini söyler.
UBL-TR nedir?
UBL 2.1 standardının Türkiye özelleştirmesidir ve GİB tarafından yayımlanır. e-İrsaliyenin XML belgesinin hangi elemanlardan oluştuğunu, hangilerinin zorunlu olduğunu ve hangi kodları aldığını tarif eden kılavuzlar ile şema paketinden oluşur.
Teknik kılavuzu kantarcının okuması gerekir mi?
Hayır. Teknik kılavuz belgeyi üreten yazılımı geliştirenler ve entegratörler içindir. Kılavuz, özel entegratör yönteminde şema, şematron ve imza kontrollerinin entegratörce eksiksiz yapılmasını ister. Kantarcının işi doğru plaka, şoför ve miktar bilgisini girmektir.
Kod listeleri sık değişir mi?
Evet. UBL-TR Genel Açıklamalar kılavuzu kod listelerinin sürekli değişebilen değerler olduğunu, kullanıcıların listeleri belirli aralıklarla güncellemesi gerektiğini yazar. Değişim tablosuna göre liste 2025 ve 2026 içinde defalarca yeni sürüm aldı; bu yazıda incelenen sürüm Temmuz 2026 tarihli 1.43'tür.
Zorunlu bir alan boş kalırsa ne olur?
Uygulama Kılavuzuna göre tebliğde ve UBL-TR İrsaliye kılavuzunda zorunlu sayılan alanlar belgede yoksa belge GİB'in şema ve şematron kontrollerinden geçemez, bu alanları taşımayan belgeler geçersizdir. Bilgiler henüz tam değilse belge önce taslak olarak kaydedilir.
Kılavuzların güncel sürümünü nasıl anlarım?
Her kılavuzun ilk sayfasında sürüm numarası ve yayım tarihi yazar. GİB'in e-İrsaliye mevzuat ve teknik mimari sayfası güncel dosyaları listeler. Kılavuzda belirli tarih aralıklarına bağlı geçici hükümler de bulunduğundan yalnız son sürümü esas alın; şüphede GİB'e ve mali müşavirinize danışın.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.