Muhasebe sürecinde kantar fişi, malın ağırlığını gösteren kontrol ve eşleştirme belgesidir: irsaliyedeki miktar ve faturadaki miktar fişteki net ağırlıkla karşılaştırılır. Plaka, tarih, firma ve net uyuşuyorsa kayıt temizdir. Kaydın muhasebede hangi biçimde işleneceği hesap planınıza ve mali müşavirinizin yorumuna bağlıdır; bu yazı onu tarif etmez.
Fişin muhasebe sürecindeki yeri
Fiş, tartımın kâğıttaki izidir; irsaliye malın sevkini, fatura ise bedelini anlatır. Üçü farklı zamanlarda ve farklı kişilerce düzenlense de ortak bir sorusu vardır: bu mal hareketinde ne kadar mal geçti? Fiş bu sorunun kantardan gelen cevabıdır, bu yüzden muhasebe tarafında karşılaştırma noktası olarak kullanılır. Hangi sevkte hangi belgenin düzenleneceği mevzuata bağlıdır; bunu ilgili kuruma ve mali müşavirinize danışın. Üç belgenin kavramsal farkını e-irsaliye mi e-fatura mı yazısında bulabilirsiniz.
Fiş, irsaliye ve faturayı karşılaştırma
Eşleştirme, aynı satırı üç belgede aramaktır. Hangi alanın nerede aranacağı aşağıdaki tabloda toplandı.
| Karşılaştırılan | Fişte | İrsaliyede | Faturada |
|---|---|---|---|
| Tarih | Tartım tarihi ve saati | Sevk tarihi | Fatura tarihi; çoğu zaman sonradandır |
| Firma | Firma adı | Alıcı ya da gönderici | Cari unvanı |
| Plaka | Plaka ve dorse | Taşıyıcı araç | Belgeye göre değişir |
| Mal | Mal cinsi | Kalem adı | Kalem adı |
| Miktar | Net ağırlık (kg ve ton) | Miktar ve birim | Miktar ve birim |
Tarih ve plaka gibi alanlar birebir uyuşmak zorunda olmayabilir; asıl denetlenen şey miktardır. Fişteki net ile irsaliye ve fatura miktarı aynı birimle, aynı yuvarlamayla yazıldığında eşleşme gözle bile görülür.
Ay sonu uyuşmazlıklarının sebepleri
- Birim karışıklığı. Fişte 26.500 kg yazarken irsaliyede 26,5 yerine 265 ya da 26 yazılması.
- Yuvarlama. Net ağırlığın tona yuvarlanıp farkın kayda geçmemesi.
- Plaka hatası. Yükün başka araçla eşleşmesi.
- Aynı firmanın iki unvanı. Bakiye ikiye bölünür, mutabakat tutmaz.
- İptal edilmiş tartımın fişi. Geçersiz fiş toplamlara girer.
- Çift kayıt. Aynı sefer iki kez yazılır.
- Nem düşümü. Nem farkı uygulanan malda brüt ile dara farkı, düşüm sonrası net ile karışır; fişte hangi değerin hangisi olduğu açık olmalıdır.
Eşleştirme adımları
- Fişleri sıralayın. Tarih ve fiş numarasına göre dizin.
- İrsaliye listesiyle eşleyin. Plaka, tarih ve net miktar üçlüsünü karşılaştırın.
- Farkları işaretleyin. Uyuşmayan satırları ayrı listeye alın.
- Sebebi kayıttan arayın. İlk ve ikinci tartım zamanı, operatör ve plaka çoğu farkın kaynağını gösterir.
- Faturadan önce düzeltin. Hata kayıtta ise iptal ya da düzeltme izi bırakarak, belgede ise ilgili belgeyi düzenleyen tarafla birlikte giderin.
- Carilerle mutabık kalın. Kalan farkları firmayla birlikte kontrol edin.
STEQAR'ın bu süreçteki payı
STEQAR'da fiş ve e-irsaliye aynı tartım kaydından çıkar; entegratör kuruluysa e-irsaliye tartım biter bitmez gönderilir. İki belgenin rakamı kaynakta ayrışmaz. Kayıt sessizce değiştirilmez; iptal sebebi zorunludur ve iptali kimin yaptığı loglanır. İptal edilen tartımın fişi de basılmaz, yani yukarıdaki listedeki geçersiz fiş sorunu baştan önlenir.
Muhasebeye giden iş için raporlar kullanılır: raporlar Excel'e aktarılabilir, filtreli rapor tablosunda firma, plaka ve tarihle arama yapılır. Günlük ve haftalık özet raporlar e-postayla, Excel ve PDF ekli gelir. Patron tarafındaki görünüm için yönetici raporları, belge tarafı için e-irsaliye sayfasına bakabilirsiniz. Cari ve ürün eşleşmesi gibi muhasebe bağlantısı konuları kantar muhasebe entegrasyonu yazısında ayrıca ele alınır. Fişin kendisinin ne işe yaradığı için kantar fişi nedir sayfası uygundur.
Mali müşavire sorulacaklar
Bu sayfa muhasebe kaydı biçimi, hesap planı ya da saklama gibi konularda hüküm vermez; bunlar işletmenize özgüdür. Mali müşavirinizle şu başlıkları görüşün:
- Kantar fişinin kayıtta hangi belgeye dayanak sayılacağı
- Fişlerin hangi biçimde ve ne kadar süreyle saklanacağı
- Fiş ile irsaliye arasında miktar farkı çıktığında hangi belgenin esas alınacağı
- Excel raporlarının hangi sütunlarla alınacağı
Cevapları öğrendikten sonra fiş tasarımınızı ve rapor sütunlarınızı buna göre düzenlemek, ay sonundaki işi belirgin biçimde hafifletir.
Sık sorulan sorular
Kantar fişi muhasebe kaydı olarak nasıl işlenir?
Bu sayfa kayıt biçimi tarif etmez. Fiş, tartımın dayanağıdır ve muhasebe tarafında kontrol ile eşleştirme belgesi olarak kullanılır. Kaydın hangi belgeye dayanacağı hesap planınıza ve mali müşavirinizin yorumuna bağlıdır; ona danışın.
Fiş, irsaliye ve fatura neden eşleştirilir?
Üçü de aynı mal hareketini farklı açıdan anlatır: fiş ağırlığı, irsaliye sevki, fatura bedeli gösterir. Plaka, tarih, firma ve miktar uyuşuyorsa kayıt temizdir; uyuşmuyorsa hata ay sonunu beklemeden yakalanır.
Fişteki ağırlık ile irsaliyedeki miktar farklıysa ne yapılır?
Önce birim ve yuvarlama farkına bakılır: kilogram ile ton karışmış olabilir. Sonra plaka, tarih ve ilk ile ikinci tartım zamanıyla doğru fiş bulunur. Hata kayıtta ise iptal ya da düzeltme izi bırakılarak giderilir; sessizce silinmez.
Ay sonu uyuşmazlıkları nasıl azaltılır?
Fişleri haftalık eşleştirmek, aynı firmayı tek unvanla kaydetmek, iptal edilmiş tartımların fişini ayıklamak ve ağırlığı elle yazmamak uyuşmazlığı azaltan dört alışkanlıktır.
STEQAR raporları Excel'e aktarılabilir mi?
Evet. Raporlar Excel'e aktarılabilir; günlük ve haftalık özet raporlar e-postayla Excel ve PDF ekli gider. Web panelinde her müşteri yalnızca kendi kayıtlarını görür.
Fiş kaybolursa kaydı nasıl bulurum?
Kayıt kantarın bilgisayarında şifreli veritabanında durur. Filtreli rapor tablosundan plaka, tarih ve firmayla tartım bulunur; fiş numarası da eşleşmeyi kolaylaştırır.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.