İrsaliye programı belgeyi düzenler; kantar programı ise belgenin ham maddesini, yani plakayı, firmayı, malzemeyi ve net ağırlığı tartım sırasında üretir. Bu verileri irsaliyeye elle taşımak hata kaynağıdır. Tartım kaydından irsaliyeyi çıkaran bir kantar programı bilgiyi bir kez girer, kâğıt ya da e-İrsaliyeyi o kayıttan hazırlar. Hangi belgeyi kullanmanız gerektiği için mali müşavirinize danışın.
Elle irsaliye yazmanın hata kaynakları
Kantarda tartım biter, kantarcı ağırlığı bir kâğıda not eder, sonra aynı bilgi irsaliyeye yeniden yazılır. Her aktarım ayrı bir hata fırsatıdır.
| Hata | Nasıl oluşur? | Sonucu |
|---|---|---|
| Net ağırlık yanlış | Brüt ve dara farkı elle çıkarılır | Fiş ile irsaliye tutmaz |
| Plaka yanlış | Plaka iki yerde ayrı ayrı yazılır | Sevk kaydı yanlış araca bağlanır |
| Firma ya da unvan farklı | Aynı firma her seferinde farklı yazılır | Raporlarda aynı firma bölünür |
| Malzeme adı tutarsız | Serbest metinle her seferinde farklı ad | Toplamlar kırılır |
| Belgenin geç hazırlanması | Gün sonuna bırakılan irsaliye yoğunlukta unutulur | Eksik ya da yinelenen belge |
Ön muhasebe irsaliye modülü ile kantar programı
Ön muhasebe programlarının çoğunda bir irsaliye modülü bulunur. Bu modül belgeyi düzenler, ama veriyi ölçmez. Fark şuradadır:
| Konu | Ön muhasebe irsaliye modülü | Kantar programı |
|---|---|---|
| Ağırlığın kaynağı | Elle girilir | Göstergeden okunur |
| Net hesabı | Kullanıcı yapar | Program hesaplar |
| Plaka ve firma | Belgede yeniden seçilir | Tartımda seçilen veri taşınır |
| Tartım kaydı | Yoktur | Tüm tartım geçmişi tutulur |
| Odak | Cari, stok, belge düzeni | Ölçüm, fiş, sevk verisi |
İkisi rakip değil, ardışık halkadır. Hangi muhasebe programını kullandığınızdan bağımsız olarak veriyi tartımda doğru üretmek, sonraki halkayı da doğru besler. Muhasebe tarafıyla ilişki için kantar muhasebe entegrasyonu yazısına bakın.
Tartımdan irsaliyeye veri akışı
- Plaka: kamerayla okunur ya da yazılır, kayda geçer.
- Firma: kayıtlı listeden seçilir; unvan her seferinde aynıdır.
- Malzeme: kayıtlı listeden seçilir, birimiyle birlikte gelir.
- İlk ve ikinci tartım: brüt ve dara göstergeden alınır.
- Net: program brüt ile dara farkını kendisi hesaplar.
- Belge: bu dört veri irsaliye alanlarına hazır akar; kantarcı yeniden yazmaz.
Bu akışın işleyişini adım adım görmek isterseniz kantardan otomatik e-irsaliye rehberine geçebilirsiniz.
Kâğıt irsaliye ile e-İrsaliye farkı
İki belge aynı işi, yani sevkin kaydını, farklı ortamda yapar. Kâğıt irsaliye basılı formda elle doldurulur ve araçla taşınır. e-İrsaliye ise elektronik belge olarak hazırlanır ve bir entegratör aracılığıyla iletilir; durumu, numarası ve görüntüsü sistemden izlenir. Hangisinin sizin için uygun ya da gerekli olduğu, işletmenizin durumuna bağlıdır; bu konuda yasal çerçeveyi biz yorumlamıyoruz. Güncel şartlar için GİB'e ve mali müşavirinize danışın.
Belge türlerini birbirinden ayırmak için e-irsaliye mi e-fatura mı yazısına, entegrasyonun saha tarafı için e-irsaliye kantar entegrasyonu rehberine bakabilirsiniz.
STEQAR'da bu akış nasıl işler?
STEQAR'da tartım biter bitmez e-İrsaliye GİB onaylı UBL-TR biçiminde hazırlanır ve seçilen entegratöre gönderilir. Entegratör seçenekleri EDM Bilişim, Turkcell e-Şirket, Orkestra e-Faturacım, Veriban, e-Logo ve QNB eSolutions'tır. Aynı tartım kaydından tartım fişi (tike) de basıldığı için fiş ile irsaliye rakamları birbirini tutar. İnternet kesilirse e-İrsaliye bekleyen kayıt olarak saklanır; bağlantı dönünce operatör yeniden gönderir. Alıcı e-irsaliye mükellefi değilse GİB sanal posta kutusu kullanılır.
Ayrıntı için e-İrsaliye sayfasına bakın. Kendi tartım akışınızda denemek için demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
İrsaliye hazırlama programı ile kantar programı aynı şey mi?
Hayır. İrsaliye programı belgeyi düzenler; kantar programı ağırlığı göstergeden okur, kaydı tutar ve irsaliye için gereken veriyi o kayıttan üretir. Kantarda iş yapıyorsanız veriyi bir kez girip belgeyi ondan çıkaran yapı hata payını düşürür.
Ön muhasebe programım irsaliye kesiyor, kantar programına gerek var mı?
Muhasebe programı belgeyi keser ama ağırlığı kendisi ölçmez; net ağırlık, plaka ve malzeme çoğunlukla elle girilir. Kantar programı bu bilgileri tartımdan hazır getirir. İkisi birbirinin yerine değil, birbirini tamamlayan işler görür.
STEQAR hangi e-İrsaliye entegratörleriyle çalışır?
EDM Bilişim, Turkcell e-Şirket, Orkestra e-Faturacım, Veriban, e-Logo ve QNB eSolutions. Belge GİB onaylı UBL-TR biçiminde hazırlanır ve seçilen entegratöre gönderilir.
Tek tartımdan hem fiş hem irsaliye çıkar mı?
Evet. STEQAR'da aynı tartım kaydından tartım fişi (tike) ve e-İrsaliye üretilir; iki belgedeki rakamlar aynı kayıttan geldiği için birbirini tutar.
Kâğıt irsaliye mi e-İrsaliye mi kullanmalıyım?
Bu, işletmenizin durumuna bağlıdır ve yasal çerçeveyi biz belirleyemeyiz. Hangisini kullanmanız gerektiği konusunda GİB'e ve mali müşavirinize danışın. Yazılım tarafında ise STEQAR e-İrsaliye gönderimini destekler.
İnternet kesilirse irsaliye gider mi?
Tartım ve fiş kesme çalışmaya devam eder. e-İrsaliye bekleyen kayıt olarak saklanır; bağlantı dönünce operatör yeniden gönderir.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.