Makbuz muhasebeye girmeden önce şu noktalarda kontrol edilir: belge numarasının biçimi, tarih ve saat, taraf bilgileri, mal ve tutarlar, elektronik imza ya da mühür, karekod ve 5 Kasım 2026'dan itibaren düzenlenenlerde SMS alanları. Alıcıda kalan nüsha fatura yerine geçtiği için makbuz kaydın dayanağıdır; hesap kodları ve kayıt şekli mali müşavirinizin işidir.
Makbuz muhasebede neyin yerine geçer?
Vergi Usul Kanunu'nun 235. maddesine göre müstahsil makbuzunun alıcıda, yani tüccar ya da alıcı çiftçide kalan nüshası fatura yerine geçer. Dolayısıyla çiftçiden yapılan alımın belgesi makbuzdur ve kontrolü de bir alış faturası kadar özenle yapılmalıdır. Kayıt şeklini, hesap planındaki yerini ve vergi beyannamelerindeki karşılığını bu yazıda anlatmıyoruz; mali müşavirinizin kararıdır.
Muhasebeye girmeden önce kontrol listesi
| Kontrol | Neye bakılır? | Dayanak |
|---|---|---|
| Belge numarası | Üç haneli birim kodu ve on üç haneli sıra numarası; baştaki dört hane düzenleme yılı | Tebliğ V.4, kılavuz 2.3.5 |
| ETTN | Belgeye özgü evrensel tekil tanımlama numarası var mı | Kılavuz 2.3.7 |
| Tarih ve saat | Düzenleme tarihi, saat ve dakika; ödemenin yapıldığı gün ile uyumu | Tebliğ IV.5.3 (b) |
| Alıcı | Unvan, vergi dairesi, VKN ya da TCKN, adres; makbuzu düzenleyen taraf olarak yazılmış mı | Tebliğ IV.5.3 (a), kılavuz 2.3.14 |
| Çiftçi | Ad, soyad, kimlik numarası, ikametgâh adresi | Tebliğ IV.5.3 (c), VUK 235 |
| Mal ve tutar | Cins, miktar, bedel; vergi ve diğer kesintiler; ödenecek tutar | Tebliğ IV.5.3 (ç) |
| İmza ya da mühür | Belge elektronik sertifikayla imzalı mı | Tebliğ V.5.5, V.9 |
| Karekod | Belgenin sağ üst köşesinde var mı, tutarlar belgeyle tutuyor mu | Karekod Standardı Kılavuzu |
| SMS alanları | 5 Kasım 2026'dan itibaren düzenlenenlerde SMS kodu, çiftçinin telefonu ve SMS operatör bilgisi | GİB duyurusu 22/5/2026, kılavuz 2.4 |
Karekod ne taşır?
GİB, karekodun 1/9/2023'ten itibaren düzenlenecek elektronik belgelerde zorunlu olarak bulunmasını uygun görmüş ve içeriğini Karekod Standardı Kılavuzunda belirlemiştir. Kılavuza göre karekod belgenin sağ üst köşesinde yer alır. e-Müstahsil makbuzunun karekodunda şu bilgiler bulunur:
- düzenleyenin ve çiftçinin VKN ya da TCKN'si,
- senaryo ve belge tipi (müstahsil makbuzu),
- belge tarihi, belge numarası ve ETTN,
- para birimi ve mal ve hizmet toplam tutarı,
- gelir vergisi stopaj tutarı, mera fonu, borsa tescil ücreti ve SGK prim kesintisi tutarları,
- ödenecek tutar.
Kılavuzdaki örneğe göre karekod okutulduğunda bu alanlar metin olarak görünür. Karekodu okutup ekrana gelen tutarları belgedeki tutarlarla karşılaştırmak, hızlı bir tutarlılık kontrolüdür. Tebliğin IV.5.3 bölümü karekodun amacını, belgenin Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek olarak tanımlar.
İmza, mühür ve görüntüleme
Tebliğin VI bölümüne göre elektronik imzanın ve mali mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolü ancak elektronik ortamda yapılabilir; bu yüzden düzenleyenin belgeyi kâğıda basıp saklaması söz konusu değildir. Başka bir deyişle imzanın geçerliliği elektronik dosya üzerinden kontrol edilir.
- Biçim. GİB'in e-Arşiv Kılavuzu, e-müstahsil makbuzunda UBL-TR CreditNote biçiminin kullanılmasını ve belgenin mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifikayla imzalanmasını ister. Belge alıcıya elektronik iletiliyorsa görüntüleme, imza doğrulama ve gerektiğinde kâğıt çıktı konusunda bilgi verilmeli ve GİB'in e-Belge sitesindeki e-fatura görüntüleme aracı hakkında bilgilendirme yapılmalıdır.
- Belge bağlantısı. GİB, 7 Şubat 2023 tarihli duyurusuyla, özel entegratör ve entegrasyon yetkisi alan kurumların e-Arşiv raporlarına e-müstahsil makbuzunun XML dosyasına ulaşılabilecek bir bağlantı eklemesini zorunlu hale getirmiştir; amaç, adlarına düzenlenen belgelerin görüntülenebilmesidir.
- Özel entegratör mührü. Özel entegratör kullananlar için belgenin entegratörün mali mührüyle onaylanmasına, teknik kılavuzlardaki usulle izin verilebilir. STEQAR'da imzayı bağlı entegratör ekler.
Saklama ve raporlama
Tebliğ, düzenleyenin makbuzu üzerindeki mali mühür ya da elektronik imzayı da içerecek biçimde, kanuni süreler içinde kendi elektronik, manyetik veya optik ortamında saklamasını ve istendiğinde ibraz etmesini ister. Saklama üçüncü kişilerde de yapılabilir, ancak başka mükelleften saklama hizmeti almak muhafaza ve ibraza ilişkin asıl sorumluluğu ortadan kaldırmaz; saklamanın Türkiye sınırları içinde yapılması zorunludur. Tebliğdeki usulde çiftçi de kendisine verilen kâğıt çıktıyı kâğıt ortamda muhafaza eder.
Makbuza ilişkin e-Arşiv raporu da elektronik sertifikayla ve zaman damgasıyla imzalanarak Başkanlığa iletilir. GİB'in kılavuzu, raporların Başkanlık sistemine aktarılmasının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmadığını açıkça belirtir. Raporlama biçimi ve süresi teknik kılavuzlarda yazılıdır.
STEQAR'da kontrol noktaları
- Önizleme. Makbuz yetkisi olan kullanıcı, kesmeden önce hesaplanmış tutarları görür.
- Arşiv. Entegratörden onaylı yanıt gelince makbuz arşive yazılır. Aynı tartım için ikinci bir makbuz kaydı açılmaz.
- Belge zamanı. Düzenlenme zamanı ağ saatinden alınır; ağ yoksa bilgisayar saati kullanılır ve belge local diye işaretlenir.
- Borsa tescil mutabakatı. Ayda bir, e-Müstahsil ekranının Borsa Tescili sekmesinde dönem seçilir ve her makbuzun tescil durumuna bakılır. Tescil numarası ve tarihi elle girilir; dönem ibrazının işaretlenmesi bir operatör beyanıdır, yazılım ödemeyi doğrulayamaz.
- Tescil son tarihi. STEQAR son tarihi izleyen ayın 26'sı olarak hesaplar ve resmî tatil ya da hafta sonu kaydırması uygulamaz; tarih erken tarafta kalır. Bu takvimi mali müşavirinizle teyit edin.
- Gecikme farkı. Hesaplanan fark ayrı bir düzeltme kaydıdır; kesilmiş makbuz değiştirilmez.
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Planlandı | Tescil yükümlülüğü var, henüz yapılmamış |
| Süresi Geçti | Son tarih kaçmış; sistem fark tutarını hesaplamış ve Fark sütununda göstermiştir |
| Tescil Edildi | Tescil yapılmış, tescil numarası ve tarihi girilmiş |
| Düzeltildi | Gecikme farkı muhasebeye iletilmiş |
| Geçersiz | Makbuz iptal ya da düzeltilmiş; yükümlülük düşmüş |
Belge akışının tamamı için makbuz nasıl kesilir, hatalı makbuz için iptal ve düzeltme rehberine bakın. Kantar kayıtlarının muhasebeyle buluşması için kantar ve muhasebe entegrasyonu yazısı, modüllerin tamamı için özellikler sayfası var. Kendi kontrol akışınızı birlikte kurmak için demo talep edebilirsiniz.
Kaynaklar
Bu sayfadaki mevzuat cümleleri aşağıdaki resmî kaynaklardan alınmıştır. Metin bilgilendirme amaçlıdır; kayıt ve beyan işlemleri için mali müşavirinize danışın.
- Gelir İdaresi Başkanlığı (Hazine ve Maliye Bakanlığı), Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509). Resmî Gazete 19/10/2019, sayı 30923; güncel metin (son değişiklik Resmî Gazete 31/12/2025, sayı 33124, 5. Mükerrer). Atıf yapılan bölümler: IV.5.3, V.4, V.5.5, V.8, V.9, VI. https://mevzuat.gov.tr/File/GeneratePdf?mevzuatNo=33905&mevzuatTur=Teblig&mevzuatTertip=5
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, madde 235 (Müstahsil makbuzu). Kabul 4/1/1961, Resmî Gazete 10/1/1961, sayı 10703; güncel metin. https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf
- GİB, UBL-TR Müstahsil Makbuzu Kılavuzu, Versiyon 1.1, Mayıs 2026 (yayım tarihi 22/5/2026). https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Mustahsil_Makbuzu_Teknik_Kilavuzu_V1.1.pdf
- GİB, Karekod Standardı Kılavuzu, Versiyon 1.2, Kasım 2023 (6/11/2023); e-MM bölümü 2.5, gösterim bölümü 3. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/Karekod_Standardi_Kilavuzu_V.1.2.pdf
- GİB, e-Arşiv Kılavuzu (teknik kılavuz), Versiyon 1.16, Ocak 2024 (bölüm 4 ve 8). https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Arsiv_Teknik_Kilavuzu_V.1.16.pdf
- GİB, e-Belge duyurular sayfası: 17/2/2023 tarihli karekod duyurusu ve 7/2/2023 tarihli e-Arşiv raporlarında belge bağlantısı duyurusu (erişim tarihi 6/10/2026). https://ebelge.gib.gov.tr/duyurular.html
- GİB, e-Müstahsil Makbuzunun Islak İmza ile İmzalanarak Düzenlenmesi Yerine Bilgi Teknolojileri ve/veya İletişim Araç ve Ortamları Üzerinden Doğrulanarak Düzenlenmesine Yönelik Zorunluluk Getirilmesi Hakkında Duyuru, 22/5/2026. https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/e-Mustahsil_Makbuzu_Duyurusu.pdf
Sık sorulan sorular
e-Müstahsil makbuzu nasıl doğrulanır?
Belge numarasının biçimine, tarih ve saatine, taraf bilgilerine, tutarlara ve belge üzerindeki elektronik imza ya da mühüre bakılır. Karekod, belgenin sağ üst köşesinde yer alan ve Başkanlıkça belirlenen bilgileri taşıyan koddur; okutulduğunda gösterdiği tutarlar belgedekilerle karşılaştırılabilir. İmzanın geçerliliği ancak elektronik ortamda kontrol edilebilir.
Makbuzdaki karekodda neler bulunur?
GİB'in karekod kılavuzuna göre düzenleyenin ve çiftçinin kimlik numarası, senaryo, belge tipi, tarih, belge numarası, ETTN, para birimi, mal ve hizmet toplam tutarı, gelir vergisi stopaj tutarı, mera fonu, borsa tescil ücreti, SGK prim kesintisi ve ödenecek tutar yer alır.
Muhasebeye hangi belge dayanak olur?
Vergi Usul Kanunu'nun 235. maddesine göre makbuzun alıcıda kalan nüshası fatura yerine geçer. Elektronik makbuzda düzenleyen belgeyi imzasıyla birlikte elektronik ortamda saklar. Kaydın şekli ve hesap kodları mali müşavirinizin işidir; bu sayfada vermiyoruz.
Makbuzu kim, nasıl saklar?
Düzenleyen, makbuzu mali mührü ya da imzasıyla birlikte kendi elektronik, manyetik veya optik ortamında kanuni süreler içinde saklar ve istendiğinde ibraz eder; kâğıda basılıp saklanması söz konusu değildir. Saklama hizmeti alsanız bile muhafaza ve ibraz sorumluluğu sizde kalır. Tebliğdeki usulde çiftçi de kâğıt çıktıyı muhafaza eder.
Makbuz numarası nasıl olmalı?
Üç haneli birim kodu ile on üç haneli sıra numarasından oluşur. Sıra numarasının baştaki dört hanesi belgenin düzenlendiği yılı, kalan dokuz hanesi müteselsil sayıyı gösterir. Aynı numara aynı işletmede ikinci kez kullanılamaz.
STEQAR'da kesilen makbuzlar nerede görünür?
Onaylanan makbuz arşive yazılır; eksik şart yüzünden gönderilemeyenler bekleyenlerde sebebiyle birlikte durur. Borsa Tescili sekmesi her makbuz için tescil yükümlülüğünü ayrıca izler. STEQAR çiftçiye yapılan ödemeyi takip etmez.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.