Eski kantar programından ya da Excel'den yenisine geçerken aktarılması gereken ana veri firma, şoför, araç ve malzeme listeleridir; geçmiş tartım kayıtları ayrı bir karardır ve arşiv olarak da saklanabilir. İşi kolaylaştıran sıra şudur: önce listeleri temizlemek, sonra aktarmak, kısa bir paralel çalışma yapmak, güven oluşunca eskisini kullanımdan çekmek.
Neyin aktarılması gerekir?
Yeni programa geçişte iki tür veri vardır: her gün lazım olan ve yalnızca gerektiğinde bakılan.
| Veri | Öncelik | Neden |
|---|---|---|
| Firma (müşteri/tedarikçi) | Zorunlu | Her tartımda seçilir; belge ve rapor buna bağlıdır |
| Malzeme (ürün) | Zorunlu | Tartım, fiş ve rapor kalemidir |
| Araç (plaka) ve dorse | Zorunlu | Plakadan firma ve şoförün gelmesini sağlar |
| Şoför | Zorunlu | Fiş ve belgede adı geçer |
| Geçmiş tartım kayıtları | İsteğe bağlı | Karşılaştırma ve itiraz için; arşivde de durabilir |
| Fiş şablonu | Yeniden çizilir | Eski şablon taşınmaz; yeni tasarım yapılır |
STEQAR tarafında eski müşteri ve ürün verisi içe aktarılır. Gösterge bağlantısı, firma, şoför, araç ve malzeme aktarımı ile temel eğitim genellikle tek günde tamamlanır. Kurulumun genel akışı kantar programı kurulumu yazısında.
Geçmiş kayıtlar ne olacak?
Geçmiş tartımların yeni programa taşınıp taşınmayacağı çoğu işletmeyi gereğinden fazla meşgul eder. Pratik bir ayrım işe yarar:
- Sık bakılan dönem. Son birkaç ayın kayıtları ve açık hesaplar yeniden bakılacak kayıtlardır. Bunlar için taşıma düşünülebilir.
- Arşiv dönemi. Daha eski kayıtlar için çoğu zaman eski programı ya da dışa aktarılmış dosyayı salt okunur saklamak yeter.
- Resmî saklama. Hangi kaydın ne kadar saklanacağı mevzuata bağlıdır; bunu mali müşavirinize ve ilgili kuruma danışın.
Geçmiş kayıtların taşınıp taşınmayacağı eski programın dışa aktarma biçimine bağlıdır. Kurulum görüşmesinde bu soruyu ayrıca sorun; cevaba göre hangisinin arşivde kalacağını netleştirirsiniz. Yeni programın verisi ise müşterinin kendi bilgisayarında, şifreli veritabanında tutulur ve kayıt sessizce değiştirilmez; ayrıntı için kantar verisi nerede tutulur.
Geçiş planı
- Liste temizliği. Eski programdan ya da Excel'den çıkan firma, malzeme, araç ve şoför listelerini tek dosyada toplayın; yinelenenleri ve eski-kapalı kayıtları ayıklayın.
- Plaka ve unvan standardı. Plakalar boşluksuz ve büyük harfle, firma unvanları tam ve tek yazımla olsun.
- Gösterge bilgisi. Göstergenin marka ve modelini önceden bildirin; bağlantı kurulum günü yapılır.
- Kurulum ve aktarım. Kurulum önce uzaktan yapılır. Listeler programa alınır, gösterge bağlanır, temel eğitim verilir.
- Deneme tartımı. Gerçek bir araçla, eski düzende bildiğiniz bir sonucu yeniden üretin; net ağırlık ve fiş çıktısını karşılaştırın.
- Geçiş günü. Yeni programı ana düzen yapın; eskisini kullanımdan çekin, silmeyin.
Paralel çalışma
Paralel çalışma, eski ve yeni düzenin kısa bir süre birlikte yürütülmesidir. Her tartımı iki yere yazmak işi ikiye katladığı için bunu uzun tutmayın; şu iki amaç için yeterlidir:
- Doğrulama. Birkaç tartımın net ağırlık, firma ve malzeme bilgisinin iki düzende aynı çıktığını görmek.
- Güven. Kantarcının yeni ekrana alışması ve takıldığı yeri eski düzene dönmeden çözebilmesi.
Excel'den geçiyorsanız bu kararın temeli kantar takibi Excel mi, program mı yazısındadır.
Geçişte sık yapılan hatalar
- Kirli listeyi olduğu gibi aktarmak. Aynı firmanın üç farklı yazımı, yeni programda da üç ayrı firma olur.
- Her şeyi taşımaya çalışmak. Geçmiş kayıtların hepsini taşıma çabası geçişi aylarca geciktirir; arşiv ayrımı yapın.
- Eski programı hemen silmek. İlk raporlar tutana kadar elinizde kalsın.
- Göstergeyi son güne bırakmak. Marka ve modeli önceden iletin; listede olmayan model uyarlama gerektirir.
- Eğitimi atlamak. En sık takılma nedeni teknik değil, alışkanlıktır; kantarcı kısa bir eğitimle rahatlar.
- Yoğun dönemde geçmek. Hasat günü ya da sevkiyatın en kalabalık haftası geçiş için uygun değildir.
Programın neler sunduğunu özellikler sayfasında görebilir, kendi listelerinizle bir deneme yaptırmak için demo talep edebilirsiniz; demo ücretsizdir.
Sık sorulan sorular
Eski programdan hangi veriyi aktarmak şart?
Firma, şoför, araç ve malzeme listeleri. Bunlar olmadan kantarcı ilk gün her tartımda yeniden yazmak zorunda kalır. Geçmiş tartım kayıtları ise ayrı bir karardır; arşiv olarak saklamak çoğu işletmeye yeter.
Excel'den geçiş yapılabilir mi?
Evet. Excel'de tuttuğunuz firma ve ürün listeleri temizlendikten sonra içe aktarılır. Aktarımdan önce yinelenen, yazım farklı ve boş satırları ayıklamak sonucu belirler.
STEQAR eski programdan neyi içe aktarır?
Eski müşteri ve ürün verisini içe aktarır. Gösterge bağlantısı, firma, şoför, araç ve malzeme aktarımı ile temel eğitim genellikle tek günde tamamlanır.
Geçmiş tartım kayıtları yeni programa taşınır mı?
Bu, eski programın dışa aktarma biçimine bağlıdır ve kurulum görüşmesinde ayrıca konuşulması gerekir. Taşınmasa bile eski kayıtları salt okunur arşiv olarak saklayabilirsiniz.
Geçişte kantar kaç gün durur?
Durması gerekmez. Kurulum önce uzaktan yapılır; eski ve yeni düzen kısa bir süre birlikte yürütülebilir. Kesin takvimi kurulum görüşmesinde birlikte belirlersiniz.
Eski programı hemen silmeli miyim?
Hayır. Yeni programa tam güven oluşana ve ilk raporlar tutana kadar eskisini silmeyin, sadece kullanımdan çekin.
STEQAR, SCP Bilişim ve Otomasyon Sistemleri'nin geliştirdiği kantar programıdır; Türkiye genelinde uzaktan kurulum ve destek verir.